Anlegen und Bearbeiten von Organisations- und Projektrollen

Dieser Artikel befasst sich mit beiden Kategorien von Rollen, eben Organisations- und Projektrollen, da die Anlage und Verwaltung dieser mit Hilfe der gleichen Funktionsweise gelöst ist. Auf den Unterschied zwischen den Kategorien gehen wir am Ende des Artikels kurz ein.

Die Funktionsweise wird anhand der Organisationsrolle erklärt, gilt demnach aber analog auch für die Projektrollen.

Beide Rollentypen werden in sogenannten ...rollengruppen zusammen gefaßt. Das heißt, dass Sie die Möglichkeit haben unterschiedliche Dimensionen sowohl für die Organisationszugehörigkeit, als auch die Aufgabe innerhalb von Verkaufsprojekten abzubilden. So zum Beispiel könnte eine Organisationsrollengruppe die Hierarchische Position innerhalb eines Kundenunternehmens bezeichnen, also etwa:

• Vorstand
• Vorstandsmitglied
• Mittleres Management
• Abteilungsleiter
• etc.

Und eine weitere Organisationsrollengruppe könnte den oder die Fachbereiche in denen die Kontaktperson innerhalb der Kundenorganisation abbilden. Etwa:

• Finanz
• IT
• Produktion
• Marketing
• Vertrieb
• Service

Während die hierarchische Zuordnung einer Kontaktperson zu einem Kundenunternehmen in der Regel eindeutig sein wird, können Fachbereiche sehr wohl innerhalb einer Position im Unternehmen kombiniert werden. D.h. unsere Kontaktperson könnte folgende Rollen innerhalb der Organisation ausfüllen:

• Hierarchie
  • Vorstandsmitglied
• Fachbereich
  • Finanz
  • IT

An diesem Beispiel sehen Sie, warum ...rollengruppen sowohl als Einfach- als auch als Mehrfachauswahl definiert sein können.

Anlegen von Organisationsrollen

Um Organisationsrollen anzulegen navigieren Sie innerhalb der SELLSATION Administration zum Punkt Kundendaten und da zum Menüpunkt Organisationsrollen (für Projektrollen eben zu diesem). Wie oben erwähnt müssen Sie zunächst eine Organisationsrollengruppe anlegen:

Klicken Sie auf Organisationsrollengruppe. Folgender Dialog wird angezeigt:

Vergeben Sie nun einen Namen für die Organisationsrollengruppe. Die Weltkugel am rechten Rand des Eingabefelds dient wie immer dafür den Namen bei Bedarf in eine andere verfügbare Sprache zu übersetzen.

Das Dropdown darunter entscheidet, ob diese neue Gruppe als Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl angelegt werden soll. Die Konsequenz daraus ist:

1. dass im Fall der Konfiguration als Einzelauswahl nur eine Rolle mit dem Ansprechpartner assoziiert werden kann. 
2. Wenn Sie eine Rollengruppe einmal als Mehrfachauswahl gespeichert haben, diese nicht mehr zu einer Einzelauswahl geändert werden kann.

Wir haben nun die beiden im obigen Beispiel vorgeschlagenen Rollengruppen angelegt:

Sie erkennen an den Häkchen links neben dem vergebenen Namen, ob es sich bei der jeweiligen Gruppe um eine Einzelauswahl- (nur 1 Häkchen) oder eine Mehrfachauswahl (2 Häkchen) handelt.

Erklärung der Symbole:

	Selbstverständlich können Sie die Reihenfolge der Rollengruppen in der Liste verändern. Verwenden Sie dazu entweder die Pfeile oder die Maus, um die Adressquelle per Drag & Drop zu verschieben.
	Klicken Sie auf das Plus, um innerhalb der aktuellen Rollengruppe, Rollen anzulegen.
	Klicken Sie auf das Bearbeitensymbol um z.B.: den Namen der Rollengruppe oder deren Übersetzung(en) zu ändern.
	Das "x" dient zum Löschen einer ganzen Rollengruppe inklusive der darin enthaltenen Rollen.

Um nun Rollen in der jeweiligen Gruppe anzulegen, klicken Sie auf das +:

Geben Sie den Namen der Rolle in das Eingabefeld ein. Die farbliche Ausprägung des Kreises links neben der Rolle kann durch Klick auf den Kreis verändert werden. Die Weltkugel am rechten Rand des Eingabefeldes dient wie immer bei Bedarf zur Eingabe einer Übersetzung für den Namen in die verfügbaren Sprachen.

Wenn Sie mehrere Rollen hintereinander eingeben wollen, klicken Sie auf Übernehmen / Neu. Damit wird die eben eingegebene Rolle übernommen und der Dialog steht für die Eingabe einer weiteren Rolle zur Verfügung. Am Ende, d.h. nach Eingabe der letzten Rolle klicken Sie auf Übernehmen. Damit wird die zuletzt eingegebene Rolle übernommen und der Dialog geschlossen.

Wichtig: Beachten Sie bitte, dass Sie, um die eingegebenen Rollengruppen und Rollen abschliessend den Speicherbutton auf der Rollenseite klicken müssen, um die getätigten Eingaben nicht zu verlieren.

Bearbeiten von Organisationsrollen

Nachdem die Rollen nun angelegt und gespeichert wurden, sehen Sie bei Ihrem nächsten Besuch auf dieser Seite obiges Bild. Nun können Sie die jeweilige Rolle durch Klick auf das Bearbeitensymbol (Bleistift) bearbeiten, oder durch Klick auf das Plus in der entsprechenden Rollengruppe eine weitere Rolle innerhalb dieser Gruppe anlegen.

Unterschied zwischen Organisations- und Projektrollen

Organisationsrollen werden für die Beschreibung der "Rolle" oder des Aufgabengebiets für einen Ansprechpartner innerhalb der Organisation verwendet. D.h. der Ansprechpartner wird diese Rolle solange behalten, solange er/sie das Unternehmen nicht verläßt, oder eine andere Rolle innerhalb des Unternehmens einnimmt.

Organisationsrollen stehen für Ansprechpartner zur Verfügung, die einem Kunden zugeordnet sind.

Projektrollen hingegen können für ein und denselben Ansprechpartner im Verlauf der Zeit, nämlich für jedes Projekt, das Sie mit dem Kunden abwickeln unterschiedlich sein. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter der IT Abteilung als fachlicher Berater für die Auswahl eines neuen ERP Systems hinzugezogen werden, in einem anderen Projekt - etwa die Neuanschaffung der Netzwerkinfrastruktur des Unternehmens - als Project Owner fungieren.

Projektrollen stehen nur für Ansprechpartner zur Verfügung, die einem Projekt zugeordnet sind.