Wie Sie Ihre Daten in SELLSATION abbilden - erstellen von Informationsfeldern für Kunden, Projekte und Kontaktpersonen

1. Allgemeines

2. Geschäftskunden (B2B) und Privatkunden (B2C)

3. Defintion von Informationsfeldern für Kunden, Projekten und Kontaktpersonen

4. Auswählen von Standardfeldern

5. Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern

6. Überblick über alle Möglichkeiten der Darstellung von Standard- und benutzerdefinierten Feldern bei Kunden, Projekten und Kontaktpersonen

7. Benutzerdefinierte Felder, Sektionen und Container

7.1. Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern, die auf der ersten Seite der Detailansicht erscheinen

7.2. Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern bei Kunden und Projekten in Containern

7.3. Typen von benutzerdefinierten Feldern

 

1. Allgemeines

In diesem Artikel befassen wir uns mit der Erstellung von Ansichten und Informationsfeldern für Kunden, Projekte und Kontaktpersonen

Benutzer mit Administratorenrechten finden diese Seite in der Administration bei "Kundendaten/ Datenstruktur".

 

 

Danach sehen Sie folgende Seite:

 

2. Geschäftskunden (B2B) und Privatkunden (B2C)

Eine der Stärken von SELLSATION ist es, dass gleichzeitig Geschäfts- bzw, Firmenkunden, als auch Privatkunden abgebldet werden können. 

 

• Mit Hilfe des oberen Dropdowns können Sie festlegen, ob SELLSATION nur für Firmen (B2B) oder nur für Privatkunden (B2C) oder für beide eingerichtet werden soll. Außerdem können Sie auswählen, ob Firmen- oder Privatkunden in Ihrem Unternehmen überwiegen. Dies hat darauf Auswirkung, wie die Eingabemaske für Kundendaten aussieht, entweder werden Firmenkunden (Firmenname etc.) oder Privatkunden (Vor- und Nachname (etc.) angezeigt oder sowohl Firmenkunden und Privatkunden abgebildet (und in diesem Fall können Sie die Reichenfolge definieren). Welche Kundenerfassungsmaske geöffnet wird, wird danach nach Benutzer gespeichert.
• Als nächstes wählen Sie aus, ob in Ihrem Unternehmen Projekte überwiegend für Neukunden oder Bestandskunden erstellt werden. Dies hat darauf Auswirkung, wie die Eingabemaske für die Projekterfassung aussieht, entweder ist zuerst die Neukunden- oder die Benstandskundeneingabe sichtbar. Welche Kundenerfassungsmaske geöffnet wird, wird danach nach Benutzer gespeichert.
• Die Option darunter ermöglicht - insbesondere für B2B Anwendungen - dass im Hauptmenü Kunden ein Menüpunkt Kontaktpersonen zu sehen sein wird. In diesem Fall gibt es also auch eine Übersicht, die nur Kontaktpersonen anzeigt. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall jede Kontaktperson auch als Kunde fungieren kann, daher Verkaufsprojekte können auch Kontaktpersonen zugeordnet werden. 

 

3. Definition von Informationsfeldern für Kunden, Projekten und Kontaktpersonen

Sie können im markierten Bereich auswählen, ob Sie Informationsfelder für Kunden, Projekte oder Kontaktpersonen definieren wollen.

 

SELLSATION bietet zahlreiche Standardfelder, um die wichtigsten Informationen abbilden zu können. Siehe dazu Kapitel 4: Auswählen von Standardfelder 

Darüber hinaus können Sie neue Informationsfelder (benutzerdefinierte Felder) hinzufügen. Siehe dazu Kapitel 5: Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern

 

4. Auswählen von Standardfeldern

Um Standardfelder zu aktivieren, können im darunter gewünschten Bereich bei Kunden, Projekten oder Kontaktpersonen bestimmte Felder markiert werden.

Links wählen Sie die gewünschten Felder aus. Wenn Sie auch eine Markierung bei Pflichtfeld setzen, bedeutet das dass diese Felder Pflichtfelder sein sollen.

Im Bild unten sehen sie einen kleinen Ausschnitt der Standardfelder von Kunden in der Sektion "Kontaktdaten und Adressen". Die erste Zeile "Adresse" ist immer markiert und kann nicht deaktiviert werden. 

 

In unserem Fall sind sowohl Firmen-, als auch Privatkunden aktiviert, daher sehen wir links die Standardfeldeinstellungen für Firmenkunden und rechts die für Privatkunden. Hätten wir nur Firmenkunden ausgewählt, würde der Rechte Bereich nicht angezeigt werden.

 

5. Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern

Um benutzerdefinierte Felder zu erstellen, klicken Sie auf das "+" Symbol im gewünschten Bereich bei Kunden, Projekten oder Kontaktpersonen. Dadurch wird ein neues benutzerdefiniertes Feld angezeigt.

Vergeben Sie danach einen Namen für dieses Feld und wählen Sie den Feldtyp aus (dazu ein eigener Abschnitt unten in diesem Artikel: Typen von benutzerdefinierten Feldern). Entscheiden Sie, ob dieses Feld ein Pflichtfeld sein soll und für den Fall, dass Sie mehrere Felder angelegt haben, können Sie die Reihenfolge der Felder verändern.

Mehr Informationen zu benutzerdefinierten Feldern finden Sie im Kapitel 7: Benutzerdefinierte Felder, Sektionen und Container

 

6. Überblick über alle Möglichkeiten der Darstellung von Standard- und benutzerdefinierten Feldern bei Kunden, Projekten und Kontaktpersonen

 

Informationsbereich	Sichtbarkeit in der Administration	Sichtbarkeit in der Detailansicht
Kunden	Kontaktdaten und Adressen Möglichkeit zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern, die auf der ersten Seite der Kunden und Projekte aufscheinen.	Hauptseite des Kunden und Projekts (1. Reiter) und bei Kontaktdaten. Siehe Bild oben: A und F Um Platz zu sparen, sind die  benutzerdefinierten Kundeninformationen auf der ersten Seite nur sichtbar, wenn diese befüllt sind.
	Kundeninformationen Möglichkeit zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern.	Kundeninformationen. Siehe Bild oben: E
	Zahlungs und Lieferinformationen Möglichkeit zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern.	Kundeninformationen. Siehe Bild oben: E
	Benutzerdefinierte Kundeninformationen Möglichkeit zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern in Containern und die Festlegung der Sichtbarkeit eiens Containers in Abhängigkeit von der Kundenkategorie, Kundenart und der Rolle des Benutzers.	Siehe Bild oben: E
Projekte	Projektdetails Möglichkeit zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Projektfeldern, die auf der ersten Seite der Projekte aufscheinen.	Hauptseite des Projekts (1. Reiter). Siehe Bild oben: B Um Platz zu sparen, sind die benutzerdefinierten Projektinformationen auf der ersten Seite nur sichtbar, wenn diese befüllt sind.
	Benutzerdefinierte Projektinformationen Möglichkeit zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern in Containern und die Festlegung der Sichtbarkeit eines Containers in Abhängigkeit von der Kundenkategorie, Kundenart, Rolle des Benutzers, Produktkategorie und der Verkaufsprozesse.	Siehe Bild oben: D
Kontaktpersonen	Kontaktpersonen Möglichkeit zum Hinzufügen von benutzerdefinierten Kontaktpersonenfeldern.	Kontaktpersoneninformationen. Siehe Bild oben: C und G

 

7. Benutzerdefinierte Felder, Sektionen und Container

Für all jene Fälle, in denen die Standardfelder nicht ausreichen, um Informationen zu Kunden, Ansprechpartner oder Projekten zu speichern bietet SELLSATION die Möglichkeit benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen. Wichtig ist dabei lediglich darauf zu achten, wo bzw. in welchem Bereich Sie die Felder hinzufügen. 

In der im Kapitel 6 dargestellten Tabelle sehen Sie, wo die benutzerdefinierten Kunden-, Projekt- oder Kontaktpersoneninformationen in den Detailansichten dargestellt werden können.

 

7.1. Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern, die auf der ersten Seite der Detailansicht erscheinen

Hinzufügen von benutzerdefinierten Felder, die auf der Hauptseite bzw. ersten Seite der Detailansichten sichtbar sind, ist in folgenden Sektionen möglich:

• Kontaktdaten und Adressen

• Projektdetails 

Diese Felder sind auch bei den Kunden- und Projekteingabemasken auf der ersten Seite sichtbar.

Klicken Sie auf das markierte "+" Symbol. Dadurch wird ein neues benutzerdefiniertes Feld angezeigt:

Vergeben Sie jetzt einen Namen für dieses Feld und wählen Sie den Feldtyp aus (dazu ein eigener Abschnitt unten in diesem Artikel: Typen von benutzerdefinierten Feldern). Entscheiden Sie, ob dieses Feld ein Pflichtfeld sein soll und für den Fall, dass Sie mehrere Felder angelegt haben, können Sie die Reihenfolge der Felder verändern.

 

7.2. Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern bei Kunden und Projekten in Containern

Wenn Sie in den jeweiligen Informationsbereichen Kunde oder Projekt hinunterscrollen, finden Sie den Bereich für die Anlage von sogenannten Containern.

Container sind benannte Gruppen von benutzerdefinierten Feldern, die wie oben erwähnt in jeweils eigenen Reiter dargestellt werden. Bei einer höheren Anzahl von benutzerdefinierten Feldern macht diese Variante Sinn.

Die Namen der Container dienen gleichsam als Inhaltsverzeichnis, das es dem Benutzer ermöglicht rasch zu dem jeweiligen Container zu springen. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn für Ihren SELLSATION Mandant sehr viele benutzerdefinierte Felder in unterschiedlichen Containern angelegt wurden.

Wenn Sie auf das "+" Klicken um eine neuen Container anzulegen wird je nachdem in welchem Bereich Sie sich befinden, ein Dialog geöffnet, in dem definiert werden kann, wer und wo man diese Feldinformationen sehen kann.

 

 

Vergeben Sie einen Namen, der die Gruppe der darin künftig enthaltenen Felder gut beschreibt.

Die Checkboxen darunter dienen zur Steuerung der Sichtbarkeit dieses Containers in Abhängigkeit von diversen Attributen. Diese sind für Kundendaten:

• Kundenkategorie
• Kundenart
• Rolle des Benutzers

Im Fall von Projektdaten sind diese:

• Kundenkategorie
• Produktkategorien
• Kundenart
• Rolle des Benutzers
• Verkaufsprozesse

Beispiel: Das sind die Einstellungen für einen Container mit Kundendaten:

 

 

Wenn Sie einen Container neu angelegt haben, sehen Sie rechts außen die üblichen Icons zum Verschieben (Pfeile), zum Bearbeiten (Bleistift) und zum Löschen (x) des Containers.

 

Innerhalb eines Containers können Sie mit dem "+" nun Felder anlegen, danach kann mit den Pfeilen die Reihenfolge der Felder geändert und mit dem "x" Felder gelöscht werden.

 

 

7.3. Typen von benutzerdefinierten Feldern

Wenn Sie neue Felder hinzufügen, ist es wichtig zu entscheiden von welchem Datentyp dieses Feld sein soll. Verwenden Sie Text und mehrzeiligen Text für Informationen, nach denen Sie keine Auswertungen erstellen wollen. 

Auswahl und Mehrfachauswahl stellen sicher, dass Eingabefehler zur Kategorisierung ausgeschlossen werden, darüber hinaus dienen Auswahlfelder als mögliches Kriterium für Auswertungen.

Mit dem Typ Überschrift können Sie Felder innerhalb eines Containers besonders hervorheben und die Lesbarkeit für Ihre Benutzer erhöhen.

Die zur Verfügung stehenden Feldtypen sind:

• Zahl, um numerische Inhalte zu speichern.
• Datum
• Text, um kurze Texte zu erfassen.
• Mehrzeiliger Text, um längere Kommentare oder Beschreibungen zu speichern.
• Auswahl, auch bekannt als "Dropdown Feld", bei dem Sie Ihrem SELLSATION Benutzer bei der Eingabe von Werten die Auswahl von festgelegten Antwortoptionen bieten. Bei der einfachen Auswahl kann der Benutzer nur einen Wert auswählen.
• Mehrfachauswahl bietet ähnliche Möglichkeiten, allerdings kann der Benutzer mehr als nur einen Wert auswählen.
• Währung
• Checkbox
• Kundenauswahl (dies ist ein besonderer Fall und wird in einem gesonderten Artikel beschrieben).
• Überschrift als gestalterisches Element, um Datenfelder zu Gruppen zusammenzufassen. Die Überschriften zusammen mit der Anordnung der Felder erhöhen die Übersichtlichkeit und die Orientierung bei der Eingabe aber auch beim Lesen er Daten.
• Hyperlink um einen klickbaren Link zu einer Webadresse speichern zu können.