Automatisierte Phasenverschiebungen nach Aufgabenerledigung

1. Allgemeines

Mit dem neuen SELLSATION Feature ist es möglich, dass User keine aktiven Phasenverschiebungen mehr vornehmen müssen, sondern dass Phasenverschiebungen automatisch und umittelbar nach einer Aufgabenerledigung erfolgen. Die Benutzer werden dann durch in Aufgaben enthaltene Abfragen durch den Vertriebsprozess geführt.

Die Erledigung von Aufgaben kann optional auch Bedingung für den Phasenwechsel sein, daher ohne die Aufgabenerledigung kann das Projekt gar nicht in eine der nächsfolgenden Phasen verschoben werden.

Ob dieses Featute für Sie sinnvoll ist, hängt von Ihrer Vertriebsphilosophie bzw. der gewünschten Gestaltung Ihrer Prozesse ab.

Die Erledigung von Aufgaben konnten schon mit den in SELLSATION enthaltenen Automatismen Phasenverschiebungen auslösen.

Nun haben wir diese Funktion erweitert:

1. Die Erledigung von definierten Aufgaben können Phasenverschiebungen sofort auslösen.

2. Die Konfiguration dieses Automatismus wurde vereinfacht.

3. Wenn die Aufgaben benutzerdefinierte Felder enthalten, können je nach Abfrage (z.B. Ein- und Mehrfachauwahl) Verschiebungen in definierte Prozesse und Phasen vorgenommen werden.

So kann zum Beispiel abgefragt werden, ob der potentielle Kunde unmittelbares Kaufinteresse hat. Wenn ja, wird automatisch und sofort eine Phasenverschiebung in die nächste Phase vorgenommen (wo neue Aufgaben ausgelöst werden können). Wenn nein, wird er in eine andere Phase (zum Beispiel Wiedervorlage verschoben). Das erleichtert die Arbeit für Ihr Team und Ihre Prozesse können noch besser standardisiert werden.

4. Es können in der selben Phase auch nachgereihte Aufgaben hinzugefügt werden, die erst dann ausgelöst werden, wenn sich das Projekt noch immer in der selben Phase befindet und nicht durch eine (automatisierte) Phasenverschiebung nicht schon die Phase gewechselt hat.

Automatisierte Aufgaben können für User mit Administratorenrechten unter "Aktionen" bei  "Automatisierte Aktionen" mit dem zentralem Plus erstellt werden.

In letzten und dritten Punkt bei der Konfiguration der automatisierten Aufgabe, können Sie nun Inhalte der Aufgabe bestimmen. 

Es können optional auch das Befüllen von benutzerdefinierten Felder als Aufgabenunterpunkte hinzugefügt werden (siehe unterer markierter Bereich). Diese können je nach Wunsch auch Pflichtfelder sein.

Nun kann bestimmt werden, ob das Erfüllen der Aufgabe als ganzes einen Phasenwechsel auslöst (siehe Kapitel 2), oder ob die in benutzerdefinierten Felder und enthaltene Antwortoptionen einen Phasenwechsel auslösen soll (siehe Kapitel 3).

2. Die Erfüllung der gesamten Aufgabe, soll einen Phasenwechsel auslösen

Wenn die Erfüllung der gesamten Aufgabe (alle Aufgaben mit Antwortoptionen: Erledigen, Ja/Nein, Antwort, Dateien und benutzerdefinierte Felder, die als Pflichtfeld markiert werden) einen Phasenwechsel auslösen soll, wird einfach im unteren markierten Bereich, der Prozess und die Phase festgelegt, in welchen das Projekt nach Erfüllung der Aufgabe verschoben werden soll.

3. Die in benutzerdefinierten enthaltenen Antwortoptionen sollen einen Phasenwechsel auslösen

Im folgendem Fall, wird bei Projektstart abgefragt, ob Kaufinteresse besteht oder ob es sich um eine allgemeine Anfrage handelt.

Je nach Antwortoption, in diesem Fall: "Es besteht Kaufinteresse" oder "Es handelt sich um eine allgemeine Anfrage", werden Phasenwechsel ausgelöst.

Bei "Es besteht Kaufinteresse" wird das Projekt im "Sales Porcess 1" in Phase "Terminvereibarung geschoben.

Wenn kein Kaufinteresse besteht, kann das Projekt (1) beispielsweise entweder in der bestehenden Phase bleiben und es kann eine "Follow-Up" Aufgabe zu einem definierten Zeitpunkt erstellt werden (siehe Kapitel 4) oder (2) es kann automatisiert in die Phase Wiedervorlage verschoben werden.

Wenn es in zum Beispiel in Phase Wiedervorlage verschoben werden soll, lässt sich das folgendermaßen konfigurieren.

4. Folgeaufgaben in der selben Phase, falls es zu keiner Phasenverschiebung bei einer erstgereihten Aufgabe kommt

Wenn es zu keiner Phasenverschiebung kommt, weil keine dementsprechende Bedingung durch den User gesetzt wurde, können nachgereihte Aufgaben erstellt werden.

Fügen wir der oben erstellten automatisierten Aufgabe also eine Follow-Up Aufgabe hinzu.

Diese soll 7 Tage nach Projekterstellung erfolgen (mit einem Erledigungszeitraum von ebenfalls 7 Tagen), aber nur wenn das Projekt sich nicht mehr in der Phase befindet, also wenn es nicht schon zum Beispiel durch die vorherige automatisierte Phasenverschiebung in eine andere Phase verschoben wurde.

Die eben genannten Punkte lassen sich mit dem markierten Button, auf den der Pfeil gerichtet ist, konfigurieren.

Und nun lässt sich im dritten und letzten Punkt der Konfiguration die gewünschten Aufgaben mitsamt den Phasenverschiebungen konjugieren.

5. Folgeaufgaben und andere Aktionen abhängig von Filtereinstellungen

Jeder in SELLSATION enthaltener Automatismus kann abhängig von Filterkriterien ausgelöst werden. Auch Aufgaben und in eine Phase nachgereihte Aufgaben. Falls also die erste Aufgabe erfüllt ist und eine nachgereihte Aufgabe ausgelöst wird, kann diese nachgereihte Aufgabe abhängig von gewählten Filterkriterien gestartet werden.

Die Filterkriterien wählt man in Punkt 2 der Konfiguration eines Automatismus aus.

Folgende Automatismen stehen zur Auswahl.