SELLSATION KI Chat

Film – Kunde und Projekt anlegen, dann Telefonnummer und Volumen ändern

1. Allgemeines

1.1. Tippen oder sprechen

Der KI Chat lässt sich auf zwei Arten bedienen, und beide können dasselbe.

Bild 1 – Die Eingabezeile: links das Mikrofon zum Diktieren, rechts der Sprachmodus

Tippen. Sie schreiben Ihre Frage ins Eingabefeld und lesen die Antwort im Fenster. Wenn Sie nicht tippen möchten, diktieren Sie: Das Mikrofon (Nr. 1) wandelt Gesprochenes in Text um und setzt ihn ins Feld. Abgeschickt wird er wie jede getippte Zeile – Sie können ihn vorher noch ändern.

Sprechen. Der Sprachmodus (Nr. 2) ist ein richtiges Gespräch: Sie sprechen, der Assistent antwortet hörbar, Sie können ihn unterbrechen und weiterreden. Nichts wird getippt und nichts gelesen. Wie er sich bedienen lässt, steht in Abschnitt 7.

1.2. Was der KI Chat leistet

Der KI Chat ist ein Fenster neben Ihrer Arbeitsseite, in dem Sie in normalen Sätzen fragen und anweisen können. Er sucht in Ihren Daten, legt Kunden, Projekte, Kontaktpersonen, Aktivitäten und Aufgaben an, ändert Felder, verschiebt Projektphasen, entwirft E-Mails, öffnet Seiten und erklärt die Bedienung von SELLSATION anhand der Hilfeartikel.

Alles, was er über Ihre Daten sagt, liest er aus dem System – nichts davon erfindet er. Findet eine Suche nichts, sagt er das.

Seine Antworten kommen in der Sprache, die in Ihrem Profil eingestellt ist, auch wenn Sie ihm auf einer anderen schreiben.

1.3. Den Chat öffnen

Bild 2 – Der Eintrag KI Chat im Hauptmenü

Sie öffnen den Chat über den Eintrag KI Chat rechts oben im Hauptmenü. Er bleibt offen, während Sie weiterarbeiten, und bezieht sich immer auf die Seite, die gerade davor liegt.

1.4. Der Aufbau des Fensters

Bild 3 – Der Chat direkt nach dem Öffnen

1.5. Was er darf und was nicht

Anlegen kann er Kunden, Kontaktpersonen, Projekte, Aktivitäten und Aufgaben. Ändern kann er Felder von Kunden, Projekten und Kontaktpersonen, die Volumenwerte eines Projekts, dessen Phase sowie Aufgaben.

Löschen kann er nichts, und eine bereits festgehaltene Aktivität lässt sich nicht mehr ändern. Ein Feld leeren kann er ebenfalls nicht – er kann nur einen neuen Wert hineinschreiben.

In den Dialogen von SELLSATION bleiben: ob ein Kunde eine Firma oder eine Privatperson ist, der Verkaufsprozess und der Kunde eines Projekts, die Zuordnung einer Kontaktperson zu ihrem Kunden und deren Rollen in einem Projekt.

Fragen, die nichts mit dem CRM oder Ihrer Vertriebsarbeit zu tun haben, lehnt er ab.

2. Suchen und nachschlagen

Nach Namen findet er Kunden, Kontaktpersonen und Projekte: „Zeig mir den Kunden Fonio", „Was war der letzte Kontakt bei Halle 3?"

Projekte findet er zusätzlich nach Kriterien – zuständiger Mitarbeiter, Kunde, Phase, Status, Volumen: „Welche Projekte betreut Huber?", „Projekte über 50.000".

Kunden und Kontaktpersonen lassen sich nur über den Namen finden. Eine Frage wie „Welche Kunden haben wir in Wien?" kann er deshalb nicht beantworten – er sagt das, statt etwas anderes zu suchen und als Antwort auszugeben.

Fragen zur Bedienung von SELLSATION beantwortet er aus den Hilfeartikeln, fasst die Schritte zusammen und verlinkt den Artikel.

3. Kunde und Projekt anlegen

3.1. Der Ablauf

Sagen Sie in einem Satz, was entstehen soll. Der Chat sucht zuerst, ob es den Kunden schon gibt, und schlägt einen Firmenkunden zusätzlich auf Google Maps nach, um Adresse, Telefon und Website zu übernehmen.

Bild 4 – Der Chat hat nichts gefunden und fragt, wie er weitermachen soll

Was er noch braucht, fragt er nach. Antwortmöglichkeiten erscheinen als Schaltflächen; über Eigene Antwort eingeben können Sie stattdessen etwas tippen, über Überspringen die Frage offen lassen.

3.2. Die Vorschau

Bild 5 – Die Vorschau mit der Rückfrage darunter

Vor dem Anlegen zeigt er immer eine Vorschau mit allen Werten und fragt mit Ja und Nein nach. Bis Sie Ja wählen, entsteht nichts. Nennen Sie in der Antwort einen geänderten Wert, baut er die Vorschau neu auf und fragt erneut.

3.3. Das Ergebnis

Bild 6 – Bestätigung mit Verweis auf den neuen Datensatz

Nach dem Anlegen nennt er, was entstanden ist, verlinkt den Datensatz und öffnet dessen Seite.

Bild 7 – Der neue Kunde mit seinem Projekt, daneben das Gespräch, aus dem er entstanden ist

4. Eine Kontaktperson anlegen

Bild 8 – Kontaktperson mit Mobilnummer und E-Mail-Adresse

Nennen Sie Name, Position und Erreichbarkeit in einem Satz. Steht ein Projekt offen, ordnet er die Person diesem Projekt zu, ohne zu fragen, wohin sie gehört. Auch hier kommt erst die Vorschau, dann die Rückfrage, dann der Datensatz.

5. Daten ändern

5.1. Felder

Bild 9 – Zwei Felder in einer Anweisung geändert

Nennen Sie Feld und Wert, schreibt er sofort und meldet danach alt → neu. So bleibt sichtbar, was überschrieben wurde.

5.2. Volumen

Bild 10 – Das Volumen eines Monats erhöht

Das Volumen ist kein Feld des Projekts, sondern die Summe datierter Werte. Jede Angabe braucht deshalb einen Monat. Er nennt danach den neuen Monatswert und das neue Gesamtvolumen.

5.3. Wann er zurückfragt

Bild 11 – Bei einer unklaren Anweisung fragt er nach, bevor er schreibt

Je klarer die Anweisung, desto weniger fragt er. Haben Sie Feld und Wert genannt, schreibt er ohne Rückfrage. Musste er etwas erschließen, fragt er vorher – bei einer Auswahl mit Schaltflächen, bei einer Zahl oder einem Datum im Text.

6. Statistiken und Dashboards auswerten

Bild 12 – Eine Dashboard-Auswertung

Auf einer Statistik- oder Dashboardseite liest er, was dort gerade steht: Diagrammart, Gruppierung, Zeitraum, Währung, ausgewählter Mitarbeiter, die übrigen Filter und die Tabelle in der angezeigten Form. Auf einem Dashboard wertet er eine einzelne Kachel oder alle aus.

Jede Zahl, die er nennt, stammt aus dieser Tabelle. Gelesen wird der Stand in dem Moment, in dem Sie die Frage abschicken – ändern Sie einen Filter, fragen Sie noch einmal.

Dieselbe Auswertung starten die Schaltfläche Mit KI interpretieren an jeder Kachel und der Vorschlag Daten interpretieren.

7. Der Sprachmodus im Einzelnen

Beim ersten Start fragt der Browser nach Zugriff auf das Mikrofon. Während des Gesprächs zeigt der Kopf des Fensters, ob der Assistent zuhört, nachdenkt oder spricht.

Sie können ihn mitten im Satz unterbrechen, das Mikrofon stummschalten und das Gespräch beenden. Nach zehn Minuten endet es von selbst.

Beim Anlegen liest er die Vorschau vor und legt danach direkt an – die getippte Bestätigung entfällt, weil das Vorlesen an ihre Stelle tritt.

8. Verlauf und Einstellungen

Bild 13 – Die Liste der früheren Gespräche

Unter Verlauf stehen Ihre früheren Gespräche, das zuletzt benutzte oben. Den Namen vergibt der Chat selbst aus dem Inhalt. Ein Klick öffnet das Gespräch mit allem, was darin steht.

Neue Unterhaltung beginnt ein leeres Gespräch. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie das Thema wechseln: Der Chat bezieht sich sonst auf alles, was im selben Gespräch schon besprochen wurde.

Unter Anzeigeoptionen stellen Sie ein, ob der Chat neben dem Inhalt liegt oder darüber. Die Modellauswahl im Eingabefeld bestimmt, welches Sprachmodell antwortet.

9. Was Sie noch wissen sollten

E-Mails werden nicht versendet. Der Chat schreibt einen Entwurf und zeigt ihn im Gespräch; eine Schaltfläche öffnet ihn im Sendefenster von SELLSATION. Wie er formuliert, richtet sich nach dem bisherigen Schriftverkehr mit diesem Kunden – Sprache, Anrede und Ton übernimmt er daraus.

Er öffnet nur Seiten, die er kennt: Verkaufsprojekte, einen Kunden oder eines seiner Projekte, eine Kontaktperson, die Aufgaben, die Statistiken und die Dashboards.

Texte aus Datensätzen sind für ihn Inhalt, keine Anweisung. Steht in einer Notiz oder einer E-Mail etwas, das wie ein Auftrag an ihn klingt, führt er es nicht aus, sondern berichtet davon.

Er handelt nicht von selbst. Ohne Ihre Eingabe geschieht nichts, und vor jedem Anlegen steht die Vorschau.