SELLSATION KI Sales Assistent in der Übersicht

1. Allgemeines

1.1. Was die Übersicht leistet

Die Übersicht des KI Sales Assistenten zeigt Ihnen auf einer Seite, welche Verkaufsprojekte gerade Ihre Aufmerksamkeit brauchen und was dort als Nächstes zu tun ist – über alle Projekte hinweg, nicht nur in einem. Sie ist das Gegenstück zum Assistenten in der Detailansicht: Dort beantwortet er drei Fragen zu einem Projekt, hier beantwortet er eine Frage zu allen: Womit fange ich heute an?

Dazu sucht der Assistent zunächst die auffälligen Projekte heraus, reiht sie nach dem Maßstab, den Sie vorgeben – etwa nach Volumen –, und analysiert die vordersten davon. Für jedes dieser Projekte sehen Sie dann:

• die Kennzahlen des Projekts – Volumen, Abschlusschance, Deal Score und Priorität,

• das Buying Center – wer beim Kunden an der Entscheidung beteiligt ist,

• die KI Deal Summary – Kurzüberblick, Key Fakten und Risiken,

• die Next Best Actions – die empfohlenen nächsten Schritte, jeder sofort per Mausklick ausführbar.

Das sind dieselben Inhalte wie im Assistenten der Detailansicht und sie werden von derselben Auswertung erzeugt – nur eben für viele Projekte untereinander statt für eines. Wo dieser Artikel kürzer wird, finden Sie die ausführliche Erklärung im Artikel SELLSATION KI Sales Assistent in der Projektdetailansicht.

Auch hier gilt: Der Assistent nimmt Ihnen keine Entscheidung ab. Ohne Ihren Klick wird nichts versendet und nichts angelegt.

1.2. Die Übersicht öffnen

Sie öffnen die Übersicht über den Eintrag KI Sales Assistent rechts oben im Hauptmenü. Der Eintrag erscheint nur, wenn der KI Sales Assistent für Ihren Mandanten freigeschaltet ist. Fehlt er, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Bild 1 – Der Eintrag „KI Sales Assistent" im Hauptmenü

1.3. Der Aufbau der Seite

Die Seite ist von oben nach unten so aufgebaut:

Nr.	Bereich	Was dort steht
1	Infokarten	Warum diese Aktionen?, Größtes Potenzial, Zeitplanung, Umfang der Analyse
2	Kopfzeile	Titel, Filter, Zeitpunkt der letzten Auswertung, Schaltfläche zum Neuberechnen
3	Kennzahlenleiste	Sechs Kacheln mit den Summen über alle angezeigten Projekte
4	Sortierleiste	Anzahl der Empfehlungen und die Sortierung der Liste
5	Projektliste	Je Projekt ein Block mit Kennzahlen, Buying Center, Deal Summary und Next Best Actions

Beim ersten Aufruf rechnet der Assistent alle Projekte durch. Das dauert einige Minuten; solange steht auf der Seite „Die Next Best Actions werden berechnet". Das Ergebnis wird danach 15 Minuten lang aufbewahrt, sodass ein erneuter Aufruf sofort da ist.

Bild 2 – Der Aufbau der Seite: Infokarten, Kopfzeile, Kennzahlen, Sortierleiste, Projektliste

2. Die Kennzahlenleiste

Unter dem Titel stehen sechs Kacheln. Sie fassen zusammen, was in der Liste darunter steht – nicht den gesamten Datenbestand. Schränken Sie über die Filter ein, ändern sich die Kacheln mit.

Nr.	Kachel	Was sie zählt
1	Empfohlene Aktionen	Alle Empfehlungen in der Liste. Der Link Alle anzeigen setzt sämtliche Filter zurück.
2	Kritisch	Empfehlungen der höchsten Prioritätsstufe – die benötigen sofortige Aufmerksamkeit.
3	Hohe Priorität	Empfehlungen der zweithöchsten Stufe – empfohlen für heute.
4	Gesamtpotenzial	Das Volumen aller angezeigten Projekte, zusammengezählt.
5	Möglicher Umsatz	Dasselbe Volumen, aber jeweils mit der Abschlusschance des Projekts gewichtet.
6	Geschätzte Zeit	Wie lange der nächste Schritt je Projekt ungefähr dauert, zusammengezählt.

Zwei Punkte dazu, die leicht zu übersehen sind:

• Kritisch und Hohe Priorität beziehen sich auf die beiden obersten Stufen Ihrer eigenen Prioritätsskala. Wie diese Stufen heißen, welche Farbe sie tragen und ab welcher Punktzahl sie beginnen, wird in der Administration festgelegt – die Kachel nimmt die Farbe von dort.

• Geschätzte Zeit rechnet bewusst nur die erste Empfehlung je Projekt. Würde sie alle Empfehlungen zusammenzählen, stünde dort eine Arbeitsmenge von anderthalb Tagen – Schritte, die ohnehin größtenteils aufeinander warten. Die Minuten sind außerdem Richtwerte je Aktionsart, keine gemessenen Zeiten.

Bild 3 – Die sechs Kacheln der Kennzahlenleiste

3. Ein Projekt in der Liste

Jedes Projekt bekommt einen eigenen Block. Ganz oben steht, um wen es geht, daneben die vier Kennzahlen des Projekts.

3.1. Kunde und Projekt

Links stehen untereinander das Firmenlogo, der Kundenname, der Kundenberater, der Projektname und der Projektberater. Ein Klick auf einen der beiden Namen öffnet das Projekt. Über die drei Punkte daneben bearbeiten Sie den Kunden beziehungsweise das Projekt direkt von hier aus.

Hat ein Projekt keinen Namen, steht dort das Datum, an dem es angelegt wurde – genau wie in der Projektansicht.

3.2. Die vier Kennzahlen

Nr.	Kennzahl	Was sie zeigt
2	Volumen	Das Projektvolumen. Über das Stiftsymbol ändern Sie es direkt hier – eine falsche Zahl fällt beim Lesen dieser Liste auf und sonst nirgends.
3	Chance	Die von der KI geschätzte Abschlusschance als Ring mit Prozentwert, darunter die Vertrauensstufe (Niedrig, Mittel, Hoch, Sehr hoch).
4	Deal Score	Wie wichtig das Projekt gerade ist, als Punktzahl mit farbiger Stufe.
5	Priorität	Die Stufe der stärksten Next Best Action dieses Projekts.

Nummer 1 im Bild ist der Block mit Firma, Projekt und den beiden Beratern aus dem vorigen Abschnitt.

Unter jeder Kennzahl steht Faktoren ansehen. Der Link öffnet dieselbe Aufstellung wie in der Detailansicht: die einzelnen Plus- und Minuspunkte mit Begründung und Beleg. Das kleine i neben Chance und Priorität öffnet dagegen die allgemeine Liste aller möglichen Faktoren – unabhängig von diesem Projekt.

Neben der Chance steht außerdem der Schalter Von der KI berechnete Abschlusschance in das Projekt übertragen. Er wirkt genauso wie in der Detailansicht: eingeschaltet übernimmt das Feld „Chance" des Projekts dauerhaft den errechneten Wert.

Bild 5 – Der Kopf eines Projekts mit seinen vier Kennzahlen

3.3. Warum diese Priorität?

Klicken Sie bei Priorität auf Faktoren ansehen, öffnet sich ein Fenster mit drei Zahlen – Priorität, Einfluss auf Chance und Punktzahl – und darunter der Rechnung dazu:

• ein Grundwert, der an der Art der Empfehlung hängt („Angebot erstellen und versenden" trägt den höchsten, „Referenzen senden" einen niedrigen),

• ein Zuschlag für dieses Projekt, der sich nach dem Volumen und den Zuschlagsregeln Ihres Unternehmens richtet,

• die Punktzahl als Summe der beiden.

Wichtig ist, was die Punktzahl nicht sagt. Sie ordnet nur, was zuerst zu tun ist. Sie sagt nichts darüber, wie wahrscheinlich der Abschluss ist – das ist die Chance – und nichts darüber, wie viel das Projekt wert ist – das ist der Deal Score. Eine hohe Punktzahl auf einem aussichtslosen Projekt heißt nur: Wenn Sie es angehen, dann hiermit.

Grundwerte, Zuschläge und die Prioritätsstufen samt Namen, Farbe und Punktegrenze werden in der Administration festgelegt.

4. Buying Center und KI Deal Summary

Unter den Kennzahlen stehen zwei Karten nebeneinander – links die beteiligten Personen, rechts die Lagebeurteilung.

4.1. Buying Center

Die Karte zeigt die wichtigsten Personen des Projekts, gereiht nach Relevanz. Die Zahl neben der Überschrift sagt, wie viele davon gerade zu sehen sind. Zu jeder Person stehen Name, Rollen als farbige Etiketten, Position und E-Mail-Adresse.

Dabei gilt:

• Ein Klick auf den Namen öffnet die Kontaktperson.

• Ein Klick auf die E-Mail-Adresse öffnet Ihr Mailprogramm. Die Nachricht trägt automatisch die SELLSATION-Adresse des Projekts als Blindkopie, damit die Antwort beim Projekt landet. Das Symbol daneben kopiert die Adresse.

• Die drei Punkte bieten Bearbeiten, Entfernen und Visitenkarte herunterladen.

• Das Sortiersymbol oben entspricht dem der Projektansicht: Sie wählen, nach welcher Rollengruppe gereiht wird. Die Einstellung gilt auf beiden Seiten.

• Kontakt hinzufügen und Rollen vergeben und Kontaktpersonen anlegen öffnen beide das Buying-Center-Fenster, in dem Sie Rollen vergeben und fehlende Personen anlegen.

Ist noch niemand hinterlegt, steht dort „Noch keine Kontaktperson hinterlegt". Bei einem Privatkunden entfällt die Karte ganz – dort gibt es kein Buying Center.

4.2. KI Deal Summary

Die zweite Karte hat drei Spalten, dieselben wie im Reiter Deal Summary der Detailansicht:

Nr.	Spalte	Inhalt
2	Kurzüberblick	Der Stand des Projekts in wenigen Sätzen
3	Key Fakten	Die erkannten Meilensteine mit Datum; jede Zeile führt zum Beleg
4	Offene Punkte / Risiken	Was dem Abschluss im Weg steht, oder „Keine offenen Risiken erkannt"

Nummer 1 im Bild ist das Buying Center aus dem vorigen Abschnitt.

Die Zeilen unter Key Fakten sind anklickbar und führen zu der Aktivität, aus der der Fakt stammt. Einige Zeilen bieten statt eines Belegs eine Handlung an – etwa Neue Aktivität erstellen, Projekt in andere Phase verschieben oder Aktivitäten ansehen.

Unterhalb der beiden Karten steht Deal Summary ansehen. Das öffnet die vollständige Deal Summary in einem Fenster – genau die Ansicht aus der Detailansicht, samt Abschlusschance, Deal Score, Learnings und Aktionen-Historie. Von dort gelangen Sie über Projekt öffnen ins Projekt.

Bild 6 – Buying Center und KI Deal Summary eines Projekts

5. Die Next Best Actions

Das ist der eigentliche Zweck der Seite: Unter jedem Projekt stehen die empfohlenen nächsten Schritte, jeder sofort ausführbar.

5.1. Der Block im Überblick

Über den Empfehlungen steht Next Best Actions mit ihrer Anzahl und daneben noch einmal Kunde und Projekt – denn bis Sie hier angekommen sind, ist der Kopf des Blocks längst aus dem Bild gescrollt. Ein Klick darauf öffnet das Projekt.

Darunter steht ein Hinweiskasten Empfohlene nächste Schritte, der sagt, woher die Empfehlungen stammen, und anschließend drei aufklappbare Listen:

• Erledigte Next Best Actions

• Verschobene Next Best Actions

• Gelöschte Next Best Actions

Dort steht jeweils, wer wann was gemacht hat, und jeder Eintrag lässt sich wieder zurücknehmen.

Sichtbar sind zunächst die obersten Empfehlungen. Gibt es mehr, klappt +n weitere den Rest auf.

Bild 7 – Der Block „Next Best Actions" eines Projekts, hier auf die ersten zwei Empfehlungen gekürzt

5.2. Aufbau einer Zeile

Nr.	Element	Bedeutung
1	Nummer und Titel	Die Reihenfolge ist die Reihenfolge der Arbeit – erst qualifizieren, dann die Personen finden, dann anbieten
2	Geschätzte Zeit	Richtwert in Minuten für diesen Schritt
3	Auswirkungen	Chance +x % (Prozentpunkte Abschlusschance) und Deal Score +y (Punkte)
4	Priorität	Die Stufe dieser einen Empfehlung
5	Warum diese Aktion?	Klappt die Herleitung auf
6	Begründung	Was an diesem Projekt den Vorschlag ausgelöst hat, dazu die Auslöser als kleine Etiketten
7	Vorgeschlagene Aktionen	Ein ausformulierter Rat, was konkret zu tun ist
8	Erledigt / Später erinnern / Löschen	Den Schritt abschließen, verschieben oder aus der Liste nehmen
9	Schaltflächen	Die Wege, den Schritt auszuführen – der erste ist hervorgehoben

Am Ende jeder Zeile stehen Erledigt, Später erinnern und Löschen. Gelöschte Empfehlungen sind nicht verloren – sie stehen in der Liste Gelöschte Next Best Actions und lassen sich jederzeit zurückholen.

Bei manchen Empfehlungen – etwa Erfolgsmerkmale erfassen – gibt es keine Schaltfläche, sondern Eingabefelder direkt in der Zeile. Das Ausfüllen ist dort die Aktion.

Bild 8 – Aufbau einer Empfehlungszeile, hier mit aufgeklapptem „Warum diese Aktion?"

5.3. Welche Vorschläge es gibt

Der Assistent kann beispielsweise folgende Vorschläge anzeigen. Grundwert ist die Punktzahl, aus der sich die Priorität ergibt; Chance und Deal Score sind die Auswirkungen.

Vorschlag	Erscheint, wenn …	Grundwert	Chance	Deal Score
Angebot erstellen und versenden	das Projekt offen ist und noch kein Angebot versendet wurde	85	+9 %	+14
Kontakt reaktivieren	seit mehr als 30 Tagen keine Kommunikation stattgefunden hat	82	+6 %	+10
Entscheider identifizieren	keine Person als Entscheider erkennbar ist	78	+8 %	+12
Verbindlichen Zeitrahmen herstellen	das Projekt offen ist und kein Zeitdruck erkennbar ist	76	+6 %	+12
Differenzierung zum Wettbewerb vorbereiten	ein Mitbewerber erkannt wurde, ein Konkurrenzangebot vorliegt oder ein Angebot versendet wurde	74	+6 %	+9
Entscheidungsebene einbinden	das Projekt offen ist und die Geschäftsführung nicht eingebunden ist	72	+6 %	+12
ROI Case per E-Mail senden	ein Angebot versendet wurde und Geschäftsführung oder Budget im Spiel sind	70	+5 %	+8
Persönliches Gespräch herbeiführen	das Projekt offen ist und noch kein persönlicher Termin stattfand	68	+4 %	+8
Bedarf qualifiziert bestätigen lassen	das Projekt offen ist und der Bedarf nicht bestätigt ist	66	+4 %	+8
Entscheidungsmeeting vereinbaren	ein Angebot versendet wurde und kein Termin in der Zukunft steht	66	+7 %	+11
Phase überprüfen und verschieben	das Projekt offen ist und zu lange in derselben Phase steht – wie lange, misst das System an Ihren eigenen gewonnenen Projekten	62	+4 %	+8
Produktvorteile per E-Mail senden	eine Präsentation oder ein persönlicher Termin stattfand, aber noch kein Angebot versendet wurde	62	+3 %	+5
Überfällige Aufgabe erledigen	überfällige Aufgaben offen sind	58	+4 %	+6
Firmenpräsentation per E-Mail senden	das Projekt offen ist und weder Präsentation noch persönlicher Termin stattfanden	54	+4 %	+7
Referenzen per E-Mail senden	das Projekt offen ist, ein Angebot versendet wurde, aber noch keine Referenzen	50	+4 %	+6
Erfolgsmerkmale erfassen	beim Projekt das Ausführungsdatum fehlt	46	+3 %	+5

Dazu drei Hinweise:

• Die Werte in dieser Tabelle sind Startwerte. Der Assistent misst an Ihren eigenen gewonnenen und verlorenen Projekten nach und schreibt eigene Zahlen darüber – bei Erfolgsmerkmale erfassen etwa können statt „+3 % / +5" dann „+10 % / +10" stehen.

• Zum Grundwert kommt noch ein Zuschlag für das jeweilige Projekt. Die angezeigte Priorität richtet sich nach der Summe: ab 80 Kritisch, ab 70 Hoch, ab 55 Mittel, darunter Niedrig.

• Die Liste ist nicht fest. In der Administration lassen sich einzelne Vorschläge abschalten, ihre Werte ändern und eigene anlegen – mit eigenem Titel, eigener Beschreibung und der Bedingung, wann sie erscheinen sollen. Darüber hinaus schlägt der Assistent von sich aus neue Vorschläge vor: Er durchsucht Ihre abgeschlossenen Projekte nach Mustern, unter denen seltener gewonnen wird, und legt die gefundenen einem Administrator zur Entscheidung vor.

5.4. Was beim Klick passiert

Wie in der Detailansicht: Der Assistent legt nichts selbst an, sondern öffnet den passenden, Ihnen bekannten Dialog – vorbefüllt. Je nach Vorschlag heißt die erste Schaltfläche etwa E-Mail erstellen, Terminvorschläge senden, Anruf-Aufgabe erstellen, Rollen vergeben und Kontaktpersonen anlegen oder Phasenverschiebung. Aufgabe erstellen und Notiz erstellen stehen bei jedem Vorschlag zur Verfügung. Die ausführliche Beschreibung dazu steht im Artikel SELLSATION KI Sales Assistent in der Projektdetailansicht.

5.5. Ein ganzes Projekt zurückstellen

Unter den Empfehlungen eines Projekts stehen zwei Schaltflächen:

• Erinnerung – das Projekt verschwindet aus der Liste und taucht danach wieder auf. Voreingestellt sind 7 Tage; daneben stehen 3, 14 und 30 Tage zur Wahl, oder Sie setzen ein Datum.

• Projekt nicht mehr anzeigen – das Projekt verschwindet dauerhaft aus dieser Liste, auch wenn sich daran etwas ändert. Sie werden vorher gefragt.

Beides merkt sich nur Ihr Browser. Melden Sie sich an einem anderen Gerät oder in einem anderen Browser an, ist das Projekt dort wieder zu sehen.

6. Die Infokarten über der Liste

Ganz oben auf der Seite – noch über dem Titel – stehen vier Karten, die sich auf die gesamte Liste beziehen.

6.1. Warum diese Aktionen?

Die erste Karte nennt, worauf sich die Empfehlungen stützen:

• erkannte Signale aus der Projekthistorie,

• letzte Aktivitäten und offene Aufgaben,

• aktuelle Phase und Verweildauer darin,

• Volumen und errechnete Abschlusschance.

Über Faktoren ansehen klappen Sie darunter alle positiven und negativen Faktoren als farbige Etiketten auf. Diese Liste kommt direkt aus Ihrer Konfiguration: Ein in der Administration abgeschalteter Faktor verschwindet hier mit.

6.2. Größtes Potenzial

Die drei Projekte mit dem höchsten Volumen, nummeriert von 1 bis 3, jeweils mit Kunde, Projekt, den zuständigen Beratern und dem Betrag. Die Namen öffnen das Projekt, die drei Punkte den Datensatz.

6.3. Zeitplanung

Ein Satz dazu, wie viel Zeit der nächste Schritt über alle angezeigten Projekte zusammen kostet – etwa „Für die 12 Projekte sind rund 95 Minuten für den nächsten Schritt je Projekt veranschlagt". Es sind Richtwerte je Aktionsart, keine gemessenen Zeiten, und weitere Empfehlungen desselben Projekts sind nicht mitgerechnet.

6.4. Umfang der Analyse

Diese Karte erscheint nur, wenn es mehr auffällige Projekte gibt, als analysiert werden konnten. Sie sagt dann, wie viele von wie vielen analysiert wurden – die größten zuerst. Fehlt die Karte, wurde alles analysiert, was in Frage kam.

Bild 9 – Die vier Infokarten über der Liste

7. Ein Beispiel von Anfang bis Ende

Alle Bilder in diesem Artikel zeigen dasselbe Projekt. Im Zusammenhang gelesen ergibt sich daraus, wofür die Seite gedacht ist.

7.1. Die Ausgangslage

Endeavor Enterprise aus Österreich, Projekt Anlagenerneuerung, 180.000 € Volumen. Das Projekt steht in der Phase Angebot: Ein Angebot ist versendet, eine Präsentation und ein persönlicher Termin haben stattgefunden, mehrere Entscheider sind beteiligt. Im Buying Center stehen zwei Personen – Huber Sabine (Geschäftsführung) und Berger Thomas (Einkaufsleitung).

So weit klingt das gut. Die Kennzahlen sagen etwas anderes:

Kennzahl	Wert
Chance	16 %, Vertrauensstufe Niedrig
Deal Score	25, Stufe Niedrig
Priorität	Hoch

7.2. Warum das Projekt überhaupt in der Liste steht

Drei Dinge stehen unter Offene Punkte / Risiken, und jedes davon ist belegt:

• Lange Inaktivität – die letzte Aktivität liegt 57 Tage zurück.

• Keine Phasenbewegung – der letzte Phasenwechsel war vor 75 Tagen.

• Entscheidungstermin fehlt – im Kalender steht kein Folgetermin.

Das Angebot liegt also beim Kunden, und seit zwei Monaten passiert nichts. Genau dafür ist die Seite da: Dieses Projekt fällt in einer gewöhnlichen Projektliste nicht auf, weil nichts daran „fällig" ist. Es passiert nur nichts mehr.

7.3. Was der Assistent vorschlägt

Vier Schritte, in der Reihenfolge, in der sie zu tun sind:

#	Next Best Action	Zeit	Chance	Deal Score	Priorität
1	Erfolgsmerkmale erfassen	5 Min.	+10 %	+10	Niedrig
2	Entscheider identifizieren	15 Min.	+8 %	+12	Hoch
3	Entscheidungsebene einbinden	15 Min.	+6 %	+12	Hoch
4	Entscheidungsmeeting vereinbaren	10 Min.	+7 %	+11	Mittel
5	Produktvorteile per E-Mail senden	10 Min.	+3 %	+5	Mittel

Daran lässt sich gut sehen, wie die Reihenfolge zustande kommt:

• Die Priorität ist nicht die Reihenfolge. Schritt 1 hat die niedrigste Priorität und steht trotzdem vorn, weil er am meisten bewegt – und weil er fünf Minuten dauert.

• Erst wissen, dann reden. „Entscheider identifizieren" kommt vor „Entscheidungsebene einbinden": Solange niemand als Entscheider hinterlegt ist, weiß man nicht, wen man einbinden soll.

• Der Termin kommt zuletzt. Ein Entscheidungsmeeting zu vereinbaren ergibt erst Sinn, wenn klar ist, wer darin sitzen soll.

7.4. Was Sie konkret tun

Sie arbeiten die vier Zeilen von oben nach unten ab, ohne die Seite zu verlassen:

1. Bei Erfolgsmerkmale erfassen stehen die fehlenden Angaben als Eingabefelder direkt in der Zeile. Sie füllen aus, was Sie wissen, und speichern.

2. Bei Entscheider identifizieren öffnet Rollen vergeben und Kontaktpersonen anlegen das Buying Center. Sie geben Huber Sabine die Rolle Entscheider.

3. Entscheidungsebene einbinden öffnet dasselbe Fenster – hier tragen Sie fehlende Personen der Geschäftsführungsebene nach.

4. Bei Entscheidungsmeeting vereinbaren verschickt Terminvorschläge senden eine E-Mail mit freien Zeiten aus Ihrem Kalender.

5. Bei Produktvorteile per E-Mail senden öffnet E-Mail erstellen den Entwurf, den die KI bereits formuliert hat – Sie lesen ihn durch und schicken ihn ab.

Jeder erledigte Schritt wandert über Erledigt in die Liste Erledigte Next Best Actions. Beim nächsten Durchlauf rechnet der Assistent neu – mit einem hinterlegten Entscheider fällt das Risiko Kein Entscheider erkannt weg, und Chance wie Deal Score steigen entsprechend.

Zusammen sind das rund 55 Minuten für ein Projekt über 180.000 €, das sonst weiter liegen geblieben wäre.

8. Welche Projekte angezeigt werden

8.1. Wann ein Projekt überhaupt erscheint

In der Liste stehen nicht alle Projekte, sondern nur die auffälligen. Ein Projekt kommt in Frage, wenn es offen ist und mindestens eines davon zutrifft:

• Es gibt eine überfällige Aufgabe.

• Es wurde überhaupt noch nichts erfasst.

• Die letzte Aktivität liegt länger als 30 Tage zurück.

• Das Projekt steht seit mehr als 30 Tagen in derselben Phase.

Ein Projekt, an dem gestern gearbeitet wurde, braucht keinen Hinweis und taucht deshalb nicht auf.

Von diesen in Frage kommenden Projekten werden höchstens 20 tatsächlich von der KI analysiert. Jede Analyse ist ein eigener Rechenvorgang, und zwanzig sind das, was man an einem Vormittag abarbeitet. Gibt es mehr Kandidaten als Plätze, erscheint oben die Karte Umfang der Analyse mit dem Hinweis, wie viele von wie vielen analysiert wurden.

8.2. Auswahl der Projekte – welche 20 es sind

Welche zwanzig das sind, bestimmen Sie. Im Filter steht ganz oben Auswahl der Projekte mit sechs Möglichkeiten:

Auswahl	Gereiht nach
Nach Volumen	dem Projektvolumen
Nach Forecast (Volumen × Chance)	Volumen mal der am Projekt gepflegten Chance
Nach Forecast (Volumen × Chance KI)	Volumen mal der von der KI errechneten Chance
Nach Chance	der am Projekt gepflegten Chance
Nach Chance (KI)	der von der KI errechneten Chance
Nach Deal Score	dem Deal Score

Diese Auswahl wirkt sofort – sie ist eine neue Frage an das System, keine Einschränkung der bereits geladenen Liste. Die drei KI-Maßstäbe greifen dabei auf die wöchentlich errechneten Werte zurück; solange für kein Projekt ein solcher Wert vorliegt, wird nach Volumen gereiht.

8.3. Die übrigen Filter

Darunter schränken fünf weitere Gruppen die bereits geladene Liste ein. Neben jedem Eintrag steht, wie viele Empfehlungen darauf entfallen.

Gruppe	Auswahl
Umfang	Alle Aktionen oder Meine Aktionen; darunter zusätzlich Filter nach Projektberater und Filter nach Kundenberater
Zeitraum	Heute (letzter Kontakt höchstens 7 Tage her), Diese Woche (8 bis 30 Tage), Überfällig (länger als 30 Tage oder noch nie)
Priorität	Ihre Prioritätsstufen, jede einzeln an- und abwählbar
Aktionsart	E-Mail, Anruf, Termin, Aufgabe, Aktivität
Verkaufsprozess(e) und Phasen	Mehrfachauswahl; die Phasenliste zeigt nur Phasen der gewählten Prozesse

Diese Filter werden erst mit Filter anwenden wirksam. Filter zurücksetzen stellt alles auf den Ausgangszustand zurück. Ihre Einstellung bleibt gespeichert – auch nach dem nächsten Anmelden. Ist etwas eingeschränkt, zeigt das Filtersymbol ein kleines Plus.

Bild 4 – Das Filterfenster mit allen Gruppen

8.4. Sortieren

Über der Liste steht links die Anzahl der Empfehlungen, rechts daneben Sortierung. Zur Wahl stehen dieselben sechs Maßstäbe wie bei der Auswahl der Projekte, dazu Priorität und Einfluss auf Chance. Anders als die Auswahl der Projekte ordnet die Sortierung nur um, was bereits da ist.

8.5. Neu berechnen

Rechts oben steht Letzte Aktualisierung mit Datum und Uhrzeit. Das Ergebnis wird 15 Minuten aufbewahrt. Über das Pfeilsymbol daneben stößen Sie eine neue Berechnung an; die bisherige Liste bleibt dabei stehen, bis die neue fertig ist.

9. Voraussetzungen und Hinweise

• Freischaltung. Der KI Sales Assistent muss für Ihren Mandanten freigeschaltet sein. Fehlt der Eintrag im Hauptmenü, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

• Die erste Berechnung dauert. Über alle Projekte hinweg sind das einige Minuten. Danach wird das Ergebnis 15 Minuten aufbewahrt; über das Pfeilsymbol erzwingen Sie eine neue Berechnung.

• Nur offene und nur auffällige Projekte. Abgeschlossene Projekte erscheinen nicht, und ein Projekt, an dem gerade gearbeitet wird, ebenfalls nicht.

• Höchstens 20 Projekte je Durchgang. Welche, bestimmen Sie über Auswahl der Projekte.

• Filter bleiben gespeichert, auch nach dem Abmelden. Zurückgestellte und ausgeblendete Projekte merkt sich dagegen nur der Browser, an dem Sie gerade sitzen.

• Sprache. Beschriftungen und erzeugte Texte erscheinen in Ihrer Anmeldesprache. Verfügbar sind Deutsch, Englisch, Polnisch und Tschechisch.

• Wenn der KI-Dienst nicht erreichbar ist, erscheint der Hinweis „Der KI Sales Assistent ist derzeit nicht verfügbar. Bitte versuchen Sie es in Kürze erneut." Ihre Daten sind davon nicht betroffen.

• Je besser gepflegt, desto brauchbarer. Rollen, Positionen, Teilnehmer an Terminen und aussagekräftige Betreffzeilen verbessern das Ergebnis unmittelbar – sie sind genau das, woraus der Assistent seine Schlüsse zieht.

• Vorschläge bleiben Vorschläge. Nichts wird ohne Ihren Klick versendet oder angelegt, und jeder erzeugte Text lässt sich vor dem Senden ändern.

Ein eigener Artikel zur Administration des KI Sales Assistenten ist in Vorbereitung. Dort geht es um die Faktoren, die Next Best Actions Konfiguration, die Prioritätsstufen und die Zuschlagsregeln.