KI Sales Assistent in der Detailansicht
1. Allgemeines
1.1. Was der KI Sales Assistent leistet
Der SELLSATION KI Sales Assistent wertet Ihre Verkaufsprojekte aus und schlägt Maßnahmen vor (Next Best Actions), die sich per Mausklick ausführen lassen. Grundlage ist die vollständige Projekthistorie in SELLSATION – Aktivitäten, Angebote, Termine, E-Mails, Notizen und die beteiligten Personen. Drei Fragen stehen dabei im Mittelpunkt:
- Deal Summary – Wie ist die Lage in diesem Projekt? Eine verdichtete Lagebeurteilung: geschätzte Abschlusschance, Deal Score sowie die Fakten und Risiken, auf denen beide beruhen.
- Next Best Actions – Welche Aktionen bringen den Abschluss näher? Priorisierte Handlungsempfehlungen, jede mit nachvollziehbarer Begründung und einer Einschätzung ihrer Wirkung auf Abschlusschance und Deal Score.
- Buying Center – Wer entscheidet auf Kundenseite? Alle beteiligten Personen, bewertet nach Relevanz und Kaufinteresse und danach gereiht.
Der Assistent nimmt Ihnen keine Entscheidung ab: Ohne Ihren Klick wird nichts versendet und nichts angelegt.
1.2. Den KI Sales Assistenten öffnen
Öffnen Sie ein Verkaufsprojekt in der Detailansicht. Über den markierten Button „KI Sales Assistent" öffnen Sie den Assistenten. Er erscheint rechts neben der Detailansicht.
Bild 1 – Button „KI Sales Assistent" in der Detailansicht
Der Button erscheint nur, wenn drei Dinge zutreffen:
- Der KI Sales Assistent ist für Ihren Mandanten freigeschaltet.
- Sie befinden sich in einem Verkaufsprojekt, nicht bei einem Kunden ohne Projekt.
- Sie sind nicht im Bearbeiten-Modus. Sind Sie es, speichern oder brechen Sie zuerst ab.
Mit dem × rechts oben schließen Sie den Assistenten wieder.
Beim Öffnen rechnet der Assistent neu. Das kann einige Sekunden dauern, weil die gesamte Historie ausgewertet wird. Solange Sie im selben Projekt bleiben, bleibt das Ergebnis erhalten; wechseln Sie das Projekt, wird neu gerechnet.
1.3. Die drei Bereiche
Die folgenden Bilder zeigen vergrößerte Ausschnitte des rechten Bereichs, damit die Beschriftungen lesbar bleiben.
Der Assistent hat drei Reiter:
Bild 2 – Der Assistent rechts neben der Detailansicht, mit seinen drei Reitern
- Deal Summary – der Überblick über das Projekt
- Next Best Actions – empfohlene nächste Schritte; die Zahl daneben zeigt, wie viele Vorschläge es gibt
- Buying Center – die Entscheidungsträger beim Kunden; die Zahl daneben zeigt, wie viele Personen bewertet wurden
2. Deal Summary
2.1. Die Karten im Überblick
Bild 3 – Deal Summary, oberer Bereich
- Kurzüberblick – Der Stand des Projekts in wenigen Sätzen.
- Key Fakten – Die wichtigsten Meilensteine mit Datum.
- Geschätzte Abschlusschance – Die errechnete Wahrscheinlichkeit in Prozent.
- Deal Score – Die Priorität des Projekts: wie wichtig es gerade ist.
Bild 4 – Deal Summary, unterer Bereich
- Offene Punkte / Risiken – Was dem Abschluss im Weg steht.
- Aktionen Historie – Wer wann was gemacht hat.
2.2. Kurzüberblick
Bild 5 – Die Karte Kurzüberblick
Zwei bis vier Sätze zum Stand des Projekts: in welcher Phase es ist, was bereits versendet oder durchgeführt wurde, wer eingebunden war und was als Nächstes ansteht.
Bei einem abgeschlossenen Projekt steht hier stattdessen ein Rückblick in der Vergangenheit: wie der Abschluss zustande kam.
2.3. Key Fakten
Bild 6 – Die Karte Key Fakten – jede Zeile führt zu dem Eintrag, aus dem der Fakt stammt
Die erkannten Meilensteine, jeweils mit dem Datum des Belegs. Möglich sind beispielsweise:
| Eintrag | Woher er kommt |
|---|---|
| Angebot versendet | aus Aktivitäten und E-Mails erkannt |
| Persönlicher Termin durchgeführt | aus Terminen erkannt |
| Präsentation durchgeführt | aus Aktivitäten erkannt |
| Referenzen versendet | aus E-Mails und Notizen erkannt |
| Mehrere Entscheider beteiligt | aus den beteiligten Personen |
| Geschäftsführung eingebunden | aus Positionen und Rollen |
| Budget erwähnt | aus Texten erkannt |
| Unterstützer vorhanden | aus Rollen und Texten |
| Häufige Kommunikation | aus der Zahl der Kontakte |
| Erstkontakt, Letzte Aktivität, Derzeitige Phase, Letzter Phasenwechsel | aus dem Projektdatensatz |
| „150 Aktivitäten erfasst" | Zählung |
| „6 Ansprechpartner eingebunden" | Zählung |
Welche Meilensteine überhaupt erkannt werden, hängt an den Faktoren, die in der Administration eingestellt sind.
Jede Zeile ist anklickbar. Ein Klick springt in die Aktivitätenliste des Projekts genau zu dem Eintrag, aus dem der Fakt stammt. So können Sie jede Aussage nachprüfen.
Gibt es nichts abzuleiten, steht dort: „Keine Key Fakten aus der Historie ableitbar."
2.4. Geschätzte Abschlusschance
Die Karte zeigt drei Dinge:
- den Prozentwert groß in der Mitte,
- rechts oben die Vertrauensstufe – Niedrig (unter 30 %), Mittel (unter 60 %), Hoch (unter 85 %), Sehr hoch (darüber),
- darunter die Zeile „Basierend auf x positiven und y negativen Faktoren aus der Aktivitätenhistorie."
Bei einem abgeschlossenen Projekt heißt die Karte Ergebnis Abschlusschance. Statt der Vertrauensstufe steht dann der Phasenname, der Wert ist 100 % bzw. 0 %, und bei einem gewonnenen Projekt erscheint ein Pokal.
Unter der Karte steht der Schalter Von der KI berechnete Abschlusschance in das Projekt übertragen. Schalten Sie ihn ein, übernimmt das Feld „Chance" des Projekts den errechneten Wert – und zwar dauerhaft: Bei jedem Öffnen des Assistenten wird der Wert nachgezogen, solange sich die Einschätzung ändert. Das wirkt sich auf alles aus, was mit der Chance rechnet, etwa Prognosen und Auswertungen.
Schalten Sie ihn wieder aus, bleibt der zuletzt übertragene Wert stehen und lässt sich wie gewohnt von Hand ändern. Der Schalter gilt je Projekt und erscheint nur bei laufenden Projekten – bei einem abgeschlossenen Projekt gibt ohnehin die Phase den Wert vor.
Bild 7 – Der Schalter „Von der KI berechnete Abschlusschance in das Projekt übertragen"
2.5. Die Faktoren dahinter
Bild 8 – Die Aufstellung hinter Faktoren ansehen: positive und negative Faktoren, Basiswert und Ergebnis
Über den Link Faktoren ansehen öffnet sich eine Aufstellung, wie der Prozentwert zustande kommt. Sie enthält:
- Positive Faktoren und Negative Faktoren, jeweils mit dem Beitrag in Prozentpunkten („+6", „−10"), einem Begründungssatz und der Quelle – also dem Beleg aus der Historie, aus dem der Faktor stammt.
- Den Basiswert: das am Projekt gepflegte Feld „Chance". Ist dort nichts hinterlegt, startet die Rechnung bei 50 %. Wie dieser Wert zustande kommt, stellen Sie in der Administration ein.
- Das Ergebnis.
Eine Beispielliste – welche Faktoren es gibt und wie stark sie zählen, stellen Sie in der Administration ein:
| Positiver Faktor | Beitrag | Negativer Faktor | Abzug |
|---|---|---|---|
| Angebot versendet | +12 | Konkurrenzangebot offen | −12 |
| Persönlicher Termin | +10 | Lange Inaktivität | −10 |
| Präsentation durchgeführt | +8 | Kein Entscheider erkannt | −8 |
| Mehrere Entscheider | +8 | Entscheidung mehrfach verschoben | −8 |
| Geschäftsführung eingebunden | +8 | Überfällige Aufgaben offen | −6 |
| Referenzen versendet | +6 | Entscheidungstermin fehlt | −5 |
| Budget erwähnt | +6 | Keine Phasenbewegung | −8 |
| Unterstützer vorhanden | +6 | ||
| Häufige Kommunikation | +6 |
- Positive Faktoren zählen nur halb, negative voll. Ein versendetes Angebot bringt also +6 Punkte, ein Konkurrenzangebot kostet −12.
- Nach oben ist bei 85 % Schluss. 100 % gibt es nur, wenn das Projekt tatsächlich gewonnen ist.
2.6. Deal Score
Bild 9 – Dieselbe Aufstellung für den Deal Score, mit Grundwert und Ergebnis
Unter der Abschlusschance steht der Deal Score: eine Stufe und eine Punktzahl, etwa „Hoch" und 72. Die Abschlusschance sagt, wie wahrscheinlich der Abschluss ist. Der Deal Score sagt, welche Priorität dieses Projekt hat – wie wichtig es gerade ist – und bestimmt damit die Reihenfolge der Karten im Reiter Next Best Actions.
Darunter steht, worauf der Wert beruht: „Basierend auf x positiven und y negativen Faktoren aus Ihrer Deal-Score-Konfiguration." Über Faktoren ansehen sehen Sie die einzelnen Faktoren mit ihrem Beitrag, genau wie bei der Abschlusschance.
Der Wert startet bei der Abschlusschance des Projekts, bei Projekten ohne eigene Chance bei 50. Welche Faktoren mit wie vielen Punkten eingehen, steht im Artikel SELLSATION KI Sales Assistent – Administration.
Bei den positiven Faktoren ist die Halbierung in den dort genannten Punkten bereits enthalten, negative Faktoren zählen voll. Zwei Faktoren der Abschlusschance kommen im Deal Score bewusst nicht vor: Häufige Kommunikation und Entscheidung mehrfach verschoben.
2.7. Offene Punkte und Risiken
Bild 10 – Die Karte Offene Punkte / Risiken
Dieselbe Darstellung wie bei den Key Fakten, nur mit Warnsymbol: jede Zeile führt zum Beleg. Möglich sind beispielsweise „Konkurrenzangebot offen", „Lange Inaktivität", „Kein Entscheider erkannt", „Entscheidung mehrfach verschoben", „Überfällige Aufgaben offen" und „Entscheidungstermin fehlt".
Auch diese Liste kommt aus den Faktoren in der Administration.
Ist nichts zu beanstanden, steht dort „Keine offenen Risiken erkannt."
Bei einem abgeschlossenen Projekt heißt die Karte Analyse und enthält zusätzlich als ersten Eintrag die Phase, in die das Projekt verschoben wurde – bei einem Gewinn mit Pokal statt Warnsymbol.
2.8. Learnings
Diese Karte sehen Sie nur bei gewonnenen oder verlorenen Projekten – in einem laufenden Projekt gibt es sie nicht. Sie enthält bis zu drei Erkenntnisse, etwa „Der persönliche Termin stärkte das Vertrauen des Kunden, nächstes Mal wieder einplanen." Gibt es nichts Brauchbares, entfällt die Karte.
Bild 11 – Learnings, hier bei einem gewonnenen Projekt
2.9. Aktionen Historie
Bild 12 – Die Karte Aktionen Historie
Die letzten fünf Meilensteine mit Datum und Benutzer – versendete Angebote, Präsentationen, persönliche Termine, Referenzen, erwähntes Budget.
Der Button Alle Aktivitäten anzeigen wechselt in die vollständige Aktivitätenliste des Projekts. Dieselbe Karte finden Sie auch unten im Reiter Next Best Actions.
3. Next Best Actions
Im Reiter Next Best Actions schlägt der Assistent die nächsten Schritte vor. Grundlage sind ähnliche erfolgreiche Projekte und der aktuelle Stand dieses Projekts.
Sichtbar sind zunächst drei Vorschläge. Weitere Aktionen anzeigen klappt den Rest auf – wie viele es insgesamt sind, hängt davon ab, wie viele Vorschläge auf das Projekt zutreffen.
3.1. Aufbau einer Aktionskarte
Bild 13 – Aufbau einer Aktionskarte, hier mit aufgeklapptem „Warum diese Aktion?"
- Geschätzte Zeit – wie lange der Schritt ungefähr dauert, etwa „10 Minuten".
- Priorität – Kritisch, Hoch, Mittel oder Niedrig.
- Auswirkungen – zwei Werte: Chance sagt, um wie viele Prozentpunkte die Abschlusschance steigt; Deal Score sagt, um wie viele Punkte der Deal Score steigt. Der Deal Score bestimmt, an welcher Stelle die Karte in der Liste steht.
- Teilnehmer (bei E-Mails: Empfänger) – die vorgeschlagenen Personen, mit Andere Kontaktpersonen auswählen zum Ändern.
- Warum diese Aktion? – klappt die Begründung auf: wodurch der Vorschlag ausgelöst wurde, welche Fakten zutreffen, wie viele Punkte das ergibt, woher die Regel stammt, dazu ein ausformulierter Rat unter Vorgeschlagene Aktionen.
- Aktionen – die Schaltflächen, mit denen Sie den Schritt ausführen. Darüber stehen Erledigt, Später erinnern und Löschen.
3.2. Welche Vorschläge es gibt
Die folgende Tabelle ist eine Beispielliste mit Vorschlägen, die SELLSATION mitliefert. Welche Vorschläge es bei Ihnen gibt, ist in der Administration konfigurierbar; dort lassen sich vorhandene abschalten und eigene anlegen:
| Vorschlag | Erscheint, wenn … | Priorität | Wirkung |
|---|---|---|---|
| Angebot erstellen und versenden | das Projekt offen ist und noch kein Angebot versendet wurde | Kritisch | Chance +9 %, Deal Score +14 |
| Kontakt reaktivieren | seit mehr als 30 Tagen keine Kommunikation stattgefunden hat | Kritisch | Chance +6 %, Deal Score +10 |
| Entscheider identifizieren | keine Person als Entscheider erkennbar ist | Hoch | Chance +8 %, Deal Score +12 |
| Verbindlichen Zeitrahmen herstellen | das Projekt offen ist und kein Zeitdruck erkennbar ist | Hoch | Chance +6 %, Deal Score +12 |
| Differenzierung zum Wettbewerb vorbereiten | ein Mitbewerber erkannt wurde, ein Konkurrenzangebot vorliegt oder ein Angebot versendet wurde | Hoch | Chance +6 %, Deal Score +9 |
| Entscheidungsebene einbinden | das Projekt offen ist und die Geschäftsführung nicht eingebunden ist | Hoch | Chance +6 %, Deal Score +12 |
| ROI Case per E-Mail senden | ein Angebot versendet wurde und Geschäftsführung oder Budget im Spiel sind | Hoch | Chance +5 %, Deal Score +8 |
| Persönliches Gespräch herbeiführen | das Projekt offen ist und noch kein persönlicher Termin stattgefunden hat | Mittel | Chance +4 %, Deal Score +8 |
| Bedarf qualifiziert bestätigen lassen | das Projekt offen ist und der Bedarf nicht bestätigt ist | Mittel | Chance +4 %, Deal Score +8 |
| Entscheidungsmeeting vereinbaren | ein Angebot versendet wurde und kein Termin in der Zukunft steht | Mittel | Chance +7 %, Deal Score +11 |
| Phase überprüfen und verschieben | das Projekt offen ist und seit mindestens 30 Tagen in derselben Phase steht – diesen Wert misst das System anhand Ihrer eigenen Projekte | Mittel | Chance +4 %, Deal Score +8 |
| Produktvorteile per E-Mail senden | eine Präsentation oder ein persönlicher Termin stattfand, aber noch kein Angebot versendet wurde | Mittel | Chance +3 %, Deal Score +5 |
| Überfällige Aufgabe erledigen | überfällige Aufgaben offen sind | Mittel | Chance +4 %, Deal Score +6 |
| Firmenpräsentation per E-Mail senden | das Projekt offen ist und weder Präsentation noch persönlicher Termin stattfanden | Niedrig | Chance +4 %, Deal Score +7 |
| Referenzen per E-Mail senden | das Projekt offen ist, ein Angebot versendet wurde, aber noch keine Referenzen | Niedrig | Chance +4 %, Deal Score +6 |
| Erfolgsmerkmale erfassen | beim Projekt das Ausführungsdatum fehlt | Niedrig | Chance +3 %, Deal Score +5 |
Jeder Vorschlag bringt seine eigene Begründung mit, etwa „Kein Angebot", „Inaktiv", „Letzter Kontakt: 138 Tage", „Konkurrenzangebot" oder „Entscheidung noch offen".
Welche Vorschläge es gibt, bestimmen Sie in der Administration unter der Next Best Actions Konfiguration: Sie können einzelne abschalten, ihre Punktzahl ändern und eigene Vorschläge anlegen – mit eigenem Titel, eigener Beschreibung und der Bedingung, wann sie erscheinen sollen.
3.3. Empfänger und Teilnehmer
Bei E-Mail-, Termin- und Anruf-Vorschlägen steht unter der Begründung ein Feld mit den vorgeschlagenen Personen – bei E-Mails heißt es Empfänger, sonst Teilnehmer.
Vorausgewählt sind alle Personen mit nennenswerter Rolle im Projekt sowie die beiden Spitzenreiter für Relevanz und Kaufinteresse. Diese beiden tragen ein kleines Symbol.
Über Andere Kontaktpersonen auswählen klappen Sie die vollständige Liste auf. Dort können Sie:
- einzelne Personen an- und abhaken,
- die Liste nach Relevanz oder Kaufinteresse sortieren,
- über Faktoren ansehen nachsehen, warum eine Person so bewertet ist.
Ist niemand ausgewählt, steht dort „Keine Empfänger ausgewählt."
3.4. Was beim Klick passiert
Bild 14 – Die Schaltflächen einer Karte: oben der vorgeschlagene Schritt, darunter die Wege, die es bei jedem Vorschlag gibt
Der Assistent legt nichts selbst an. Er öffnet den passenden, Ihnen bekannten Dialog – vorbefüllt. Das Assistenzfenster bleibt dabei offen. Die einzige Ausnahme ist ein fehlendes Feld: Das füllen Sie direkt auf der Karte aus.
| Art des Vorschlags | Schaltflächen auf der Karte |
|---|---|
| E-Mail (auch mit KI-Entwurf oder als Kampagne) | E-Mail erstellen |
| Termin | Terminvorschläge senden · Terminvorschlag anfragen |
| Anruf | Anruf-Aufgabe erstellen |
| Aufgabe | Aufgabe erstellen |
| Aktivität | Aktivität erstellen |
| Rollen im Buying Center | Rollen vergeben und Kontaktpersonen anlegen |
| Feld ausfüllen | keine Schaltfläche – das Feld steht direkt auf der Karte |
| Phase verschieben | Phasenverschiebung |
| Notiz | Notiz erstellen |
Die oberste Schaltfläche ist hervorgehoben – sie ist der eigentlich vorgeschlagene Schritt. Darunter stehen die allgemeinen Wege, die es bei jedem Vorschlag gibt. Im Einzelnen:
- E-Mail erstellen – öffnet den E-Mail-Dialog mit eingetragenen Empfängern; der Text wird automatisch von der KI entworfen.
- Terminvorschläge senden – verschickt eine E-Mail mit konkreten freien Zeiten aus Ihrem Kalender, siehe nächster Abschnitt.
- Terminvorschlag anfragen – öffnet den Termindialog mit automatisch erzeugter Agenda, Einladung an die Teilnehmer und Online-Meeting-Link.
- Anruf-Aufgabe erstellen – legt eine Aufgabe vom Typ Anruf an, Betreff und Kommentar vorbefüllt.
- Phasenverschiebung – öffnet dasselbe Fenster wie die Pipeline, um das Projekt in eine andere Phase zu verschieben.
- Aufgabe erstellen und Notiz erstellen – gibt es bei jedem Vorschlag; beide übernehmen Titel und Text des Vorschlags.
Was Sie ausführen, erscheint anschließend in der Aktionen Historie. Welche Vorlagen Ihnen in den Dialogen für Notiz, Termin, Anruf und Aktivität angeboten werden, stellen Sie in der Administration bei den Aktivitätsvorlagen ein.
3.5. Terminvorschläge senden
Dieser Button verschickt eine E-Mail mit konkreten Terminvorschlägen. Der Assistent sucht dafür in Ihrem Kalender:
- die nächsten 21 Tage,
- nur Werktage,
- nur zwischen 9 und 17 Uhr,
- in Ein-Stunden-Blöcken,
- maximal drei Vorschläge.
Als belegt gelten dabei die Termine, die in SELLSATION erfasst sind. Damit auch Outlook-Termine mitzählen, muss die Kalender-Synchronisierung eingerichtet sein – das stellen Sie in der Administration unter Microsoft 365 beziehungsweise Synchronisierung ein.
Die gefundenen Zeiten stehen bereits im E-Mail-Entwurf. Ist in den 21 Tagen nichts frei, wird eine allgemein gehaltene Terminanfrage entworfen.
3.6. Woher Priorität und Wirkung kommen
Bild 15 – Der Kopf einer Karte mit geschätzter Zeit, Wirkung und Priorität
Die Priorität ergibt sich aus der Punktzahl eines Vorschlags. Grundpunktzahl und Prioritätsstufen stellen Sie in der Administration unter der Next Best Actions Konfiguration ein.
Die Wirkung richtet sich danach, was der Schritt ausräumt. Beseitigt er ein Risiko, entspricht die Wirkung dem vollen Gewicht dieses Risikos. Soll er ein Positivsignal herbeiführen, zählt sie nur halb – dieselbe vorsichtige Rechnung wie bei der Abschlusschance.
Gereiht sind die Karten nach Wirkung, nicht nach Priorität. Ein Vorschlag mit Priorität „Mittel" und +12 % steht also über einem mit „Hoch" und +3 %.
3.7. Einen Vorschlag ausblenden
Bild 16 – Das Menü hinter dem Pfeil neben der obersten Schaltfläche
Über den Pfeil neben der obersten Schaltfläche erreichen Sie Nicht relevant, Später erinnern, Andere Aktion wählen und Ausblenden. Alle entfernen die Karte aus der Liste.
Das Ausblenden gilt nur für den Moment: Sobald Sie den Reiter wechseln oder die Seite neu laden, ist der Vorschlag wieder da.
4. Buying Center
Der Reiter Buying Center zeigt alle Personen, die beim Kunden an der Entscheidung beteiligt sind, mit zwei Bewertungen: Relevanz (Gewicht bei der Entscheidung) und Kaufinteresse (wie aktiv die Person ist). Beide Werte reichen von 0 bis 100.
4.1. Aufbau der Liste
Bild 17 – Buying Center
- Sortieren nach – nach welchem Kriterium die Liste gereiht ist.
- Wichtigster Entscheidungsträger – die Person mit der höchsten Relevanz.
- Höchstes Kaufinteresse – die Person mit dem stärksten Interesse. Interesse und Entscheidungsgewicht sind zwei verschiedene Dinge: hier trägt dieselbe Person beide Kennzeichen, oft sind es zwei.
- Rollen – farbige Etiketten mit der Rolle im Kaufprozess.
- Faktoren ansehen – zeigt, wie die Bewertung dieser Person zustande kommt.
- Bearbeiten – Rollen ändern, Kontaktperson bearbeiten, Position als Organisationsrolle übernehmen.
Hat eine Person keine Rolle hinterlegt, steht dort „Keine Rolle". Die angezeigten Rollen sind Projektrollen und Organisationsrollen zusammen, Projektrollen zuerst.
4.2. Sortieren
Bild 18 – Die Sortierung und der Link Faktoren ansehen darüber
Drei Möglichkeiten: Name, Relevanz und Kaufinteresse. Bei den beiden Punktwerten erscheinen zusätzlich die Rangnummer und der Wert je Person, außerdem neben der Auswahl ein Link Faktoren ansehen, der die Bewertung aller Personen für diese eine Dimension nebeneinander zeigt.
4.3. Wie die Relevanz entsteht
Die Relevanz setzt sich aus drei Teilen zusammen. Zuerst die Rolle oder Position – der höchste zutreffende Wert zählt:
| Erkannt an | Punkte |
|---|---|
| Entscheider | 40 |
| Budgetverantwortung | 30 |
| Geschäftsführung, Vorstand, CEO, CFO, Inhaber, Management | 30 |
| Prokura | 20 |
| Leitung, Leiter, Head | 15 |
| Unterstützer, Supporter, Fan | 10 |
| alles übrige | 5 |
Welche Rolle wie viel zählt, hängt am Namen der Rolle – die Erkennung sucht nach Stichwörtern wie „Entscheider", „Budget" oder „Geschäftsführung". Die Rollen selbst legen Sie in der Administration an, unter Organisationsrollen und Projektrollen. Wer eine Rolle „Entscheidungsträger" nennt, bekommt dafür also die volle Gewichtung; eine Rolle „Ansprechpartner" zählt als „alles übrige".
Dazu kommen die Aktivitäten: 6 Punkte je zugeordneter Aktivität, höchstens 30. Zugeordnet heißt: Die Person ist Hauptkontakt oder Teilnehmer.
Und die Aktualität: letzter Kontakt vor höchstens 14 Tagen bringt +15, vor höchstens 30 Tagen +8, zwischen 31 und 60 Tagen nichts, länger als 60 Tage −5.
4.4. Wie das Kaufinteresse entsteht
Beispielsweise so:
| Bestandteil | Punkte |
|---|---|
| Termine und Anrufe | 12 je Stück, höchstens 40 |
| E-Mails und Notizen | 4 je Stück, höchstens 20 |
| Letzter Kontakt bis 14 Tage | +20 |
| Letzter Kontakt bis 30 Tage | +10 |
| Letzter Kontakt 31 bis 60 Tage | 0 |
| Letzter Kontakt über 60 Tage | −10 |
| Positives Kaufsignal im Text einer Aktivität | +12 |
Als Kaufsignal gelten die Wörter Angebot, Interesse, Budget, Termin, Zusage, kaufen, bestellen, Auftrag, Demo, Präsentation – gesucht wird in Betreff, Kommentar, Ort, Teilnehmern und E-Mail-Inhalt.
4.5. Die Faktoren einer Person ansehen
Bild 19 – Relevanz und Kaufinteresse einer Person, jeweils mit den einzelnen Beiträgen
Der Link Faktoren ansehen bei einer Person öffnet beide Bewertungen nebeneinander. Zu jeder steht der Gesamtwert und darunter die einzelnen Bestandteile mit ihrem Beitrag, etwa „Rolle: Vertriebsleiter +15", „12 zugeordnete Aktivitäten +30", „Letzter Kontakt vor 9 Tagen +20" oder „Längere Inaktivität −10".
Zu jedem Bestandteil, der aus Aktivitäten stammt, können Sie über Aktivitäten anzeigen die einzelnen Einträge mit Datum, Titel und den dafür vergebenen Punkten aufklappen.
4.6. Rollen ändern
Bild 20 – Das Fenster Rolle auswählen – Organisationsrolle und Projektrolle, beide auch neu anlegbar
Hat eine Person noch keine Rolle, heißt der Button Rolle auswählen, sonst Rollen ändern. Im Dialog vergeben Sie Organisationsrollen (gelten beim Kunden allgemein) und Projektrollen (gelten nur in diesem Projekt). Beides sind Mehrfachauswahlen. Ihre Änderung gilt sofort und fließt in die nächste Auswertung ein. Welche Organisations- und Projektrollen es überhaupt gibt, verwalten Sie in der Administration – dort legen Sie auch fest, ob aus einer Rollengruppe nur eine Rolle oder mehrere gleichzeitig vergeben werden dürfen.
Der Button Kontaktperson bearbeiten wechselt in den Reiter Kontakte und öffnet dort den gewohnten Dialog.
Der Button Position als Organisationsrolle übernehmen erscheint nur, wenn bei der Person eine Position gepflegt ist, zu der es noch keine gleichnamige Rolle gibt. Existiert die Rolle bereits, wird sie der Person einfach zugewiesen; andernfalls öffnet sich der Dialog zum Anlegen, mit dem Namen bereits eingetragen.
4.7. Rollen für mehrere Personen auf einmal vergeben
Bild 21 – Das Fenster hinter Rollen vergeben und Kontaktpersonen anlegen: jede Kontaktperson mit Name, Position und den beiden Rollenauswahlen
Unterhalb der Liste steht Rollen vergeben und Kontaktpersonen anlegen. Das Fenster dahinter, Rollen für bestehende Kontaktpersonen vergeben, listet alle Kontaktpersonen des Kunden auf – auch solche, die noch gar nicht bewertet wurden – jeweils mit Name, Position und den beiden Rollenauswahlen. Bestehende Rollen sind vorbelegt, gespeichert werden nur die Personen, bei denen Sie wirklich etwas geändert haben.
4.8. Neue Rollen und neue Kontaktpersonen
In beiden Rollendialogen finden Sie + Neue Organisationsrolle hinzufügen und + Neue Projektrolle hinzufügen. Dort vergeben Sie einen Namen und eine Farbe; die Rolle steht danach allen zur Verfügung.
Der Button Neue Kontaktperson erstellen und Rollen vergeben unterhalb der Liste führt in den Reiter Kontakte und legt dort eine neue Person an.
5. Anzeige einstellen
Über das Zahnrad rechts oben stellen Sie ein, wie der Assistent erscheint.
Bild 22 – Einstellungen des Assistenten
- Neben Detailansicht anzeigen – Der Assistent legt sich nicht über die Detailansicht, sondern schiebt sie zur Seite. Beides ist dann vollständig sichtbar. Empfehlenswert bei großen Bildschirmen.
- Beim Öffnen automatisch anzeigen – Der Assistent geht bei jedem Verkaufsprojekt von selbst auf.
Beide Einstellungen gelten nur für Sie und bleiben gespeichert.
6. Voraussetzungen und Hinweise
- Freischaltung. Sie erfolgt beim Einrichten Ihres Mandanten, nicht über die Administration.
- Sprache. Beschriftungen und erzeugte Texte erscheinen in Ihrer Anmeldesprache. Verfügbar sind Deutsch, Englisch, Polnisch und Tschechisch.
- Wenn der KI-Dienst gerade nicht erreichbar ist, erscheint in allen drei Reitern der Hinweis „Der KI Sales Assistent ist derzeit nicht verfügbar. Bitte versuchen Sie es in Kürze erneut." zusammen mit einem Wiederholen-Button. Ihre Daten sind davon nicht betroffen.
- Sehr lange Historien werden nur teilweise ausgewertet. Der Assistent liest die jüngsten Aktivitäten bis zu einer festen Textmenge. Bei Projekten mit vielen hundert Einträgen stützt sich die Auswertung also auf das Aktuelle.
- Je besser gepflegt, desto brauchbarer. Rollen, Positionen, Teilnehmer an Terminen und aussagekräftige Betreffzeilen verbessern das Ergebnis unmittelbar – sie sind genau das, woraus der Assistent seine Schlüsse zieht.
Alle Artikel zu den SELLSATION KI Funktionen
→ KI Sales Assistent in der Übersicht
→ KI Sales Assistent – Administration
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