Eine neue Aktion wird durch Klick auf das globale "+" innerhalb der Aktionenfunktion angelegt. SELLSATION führt Sie bei der Anlage einer neuen Aktion durch einen mehrstufigen Wizard, der zunächst mit zwei Stufen beginnt, die für alle Aktionstypen gleich ist. Einziger Unterschied zwischen der zeitgesteuerten und der automatisierten Auslösung ist die erste Stufe.
Beachten Sie bitte, dass die Einstellung Zeitgesteuerte Aktionen / Automatisierte Aktionen in der Übersicht darüber entscheidet wie die neue Aktion ausgelöst werden soll:
In diesem Fall bietet das globale "+" alle verfügbaren Aktionstypen die zeitgesteuert ausgelöst werden können zur Anlage an. Wollten Sie eine automatisierte Aktion anlegen, müssen Sie zunächst diesen Schalter auf Automatisierte Aktionen stellen:
Schritt 1:
Zeitgesteuert:
Bleiben wir zunächst bei der ersten Option "Einen oder mehrere Zeitpunkte nach Datum festlegen":
Die obere Zeile zeigt an, in welcher Stufe des Wizard Sie sich gerade befinden. Wenn Sie zur nächsten Stufe springen können, weil sie alle geforderten Informationen eingegeben haben wird dies durch einen blinkenden Kreis, um die Stufensymbole herum signalisiert:
In diesem Bild wurde ein Zeitpunkt - Datum - festgelegt. Dadurch war die minimal geforderte Information übergeben. Der Ausführungszeitpunkt wird in diesem Fall auf den aktuellen Zeitpunkt (= Jetzt) fest gelegt, kann aber je nach Wunsch in die Zukunft verschoben werden. Sie können dabei auch mehrere Zeitpunkte eingeben, doch beachten Sie, dass es nur unter bestimmten Umständen sinnvoll ist, dieselbe Aktion mehrmals auszuführen.
Das Dropdown Feld Typ kann aber auch auf ein Datumsfeld Ihrer Kunden- oder Projektdaten gestellt werden. Auf diese Weise könnten Sie beispielsweise eine Kundenbefragung drei Monate nach Lieferung der Produkte automatisch auslösen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie im Informationsbereich ein Feld Lieferdatum als benutzerdefiniertes Feld (Customfield) anlegen und nach Abschluss des jeweiligen Projekts entsprechend versorgen:
Die zweite Option "Zeitpunkte mit Regeln festlegen" bietet Ihnen die Möglichkeit eine Reihe von Wiederholungen nach einem regelmäßigen Schema zu definieren. Dies kann beispielsweise dazu verwendet werden, um den Account Manager Ihrer wichtigsten Kunden (A Kunden), daran zu erinnern, dass er/sie den Kunden alle 3 Monate für die Vereinbarung eines Betreuungsgesprächs kontaktiert. In diesem Fall würde eine Aufgabe an den Kundenbetreuer nach folgender Regel definiert werden:
Nach Definition der Regel klicken Sie noch den Button unten "Übersicht/Zeitpunkte hinzufügen", damit werden die per Regel definierten Zeitpunkte in den oben beschriebenen Bereich übernommen, ohne, dass Sie all die Zeitpunkte extra erfassen müssen:
Automatisiert:
Die Auslösung der Aktionen nach Phasenverschiebung erfordert ein Projekt (Verkaufsprojekt oder Lead) als auslösendes Objekt. Das bedeutet, wenn Sie beispielsweise neue Kunden erfassen, denen kein Projekt zugeordnet ist, können Sie diesen Trigger nicht verwenden.
Um eine automatisierte Aktion anzulegen schalten Sie zunächst den Schalter in der Übersicht auf "automatisierte Aktionen". Navigieren Sie anschliessend zum globalen "+" und wählen den gewünschten Typ aus.
Anschliessend werden alle innerhalb Ihres SELLSATION Systems angelegten Verkaufs- und Leadprozesse symbolisch mit ihren Phasen angezeigt:
Klicken Sie auf die gewünschte Phase des jeweiligen Prozesses, für die das Eintreten eines Projektes eine Aktion ausgelöst werden soll.
Der Kreis mit den drei Punkten rechts unterhalb des jeweiligen Prozesses dient dabei weitere Optionen zur Auslösung zu definieren:
- Hier können Sie den Auslösezeitpunkt um Tage, Stunden sowie Minuten verzögern-
- Bestimmen Sie, ob die Aktion auch ausgelöst werden soll, wenn das Projekt diese Phase überspringt, oder ob sie nur bei Eintritt in genau diese Phase.
- Sollte das Projekt bei verzögertem Auslösen schon vorher die Phase verlassen haben, können Sie die Auslösung verhindern, denn unter Umständen macht die Auslösung dann keinen Sinn mehr.
- Sie können verhindern, dass die Aktion mehrmals für dasselbe Projekt ausgelöst wird, wenn dieses Projekt mehrmals in dieselbe Phase verschoben wird.
- Und Sie können bestimmte Phasen von der Auslösung exkludieren (Gewonnen, Verloren oder Wiedervorlage).
Besonderheit automatisierte Aufgaben:
Für die Anlage einer automatisiert ausgelösten Aufgabe gilt es weitere Besonderheiten zu beachten. Automatisierte Aufgaben können sowohl beim Ein- als auch beim Austritt in bzw. aus einer bestimmten Phase ausgelöst werden. Beispielsweise könnte eine Phase: Erstkontakt mit einer Eintrittsaktion "Termin vereinbaren" versehen werden. Nach Abschluss des Erstkontakts könnte als Austrittsaktion eine Aufgabe "Letter of Understanding an Kunden verschicken" also das Versenden einer Zusammenfassung des Gesprächs ausgelöst werden.
Wenn Sie eine automatisierte Aufgabe anlegen werden weitere Optionen unter den symbolisierten Verkaufsprozessen angezeigt:
Zwei Einstellungen sind hier zu beachten:
- Aufgabenhäufigkeit
- Freigabebedingung für Phasenwechsel
Währen die Aufgabenhäufigkeit selbsterklärend ist, stellt die Freigabebedingung eine Wichtige Funktion im Projektmanagement dar. Ist diese Funktion deaktiviert, also das Häkchen nicht gesetzt, wird zwar eine Aufgabe für einen oder mehrere Benutzer im Fall der Auslösung angelegt, aber das Projekt wird ungeachtet der Erledigung der Aufgabe verschoben.
Ist das Häkchen gesetzt wird die Aufgabe angelegt und erscheint bei Verschieben des Projekts als PopUp am Bildschirm des Benutzers. Das Verschieben des Projekts wird erst dann durchgeführt, wenn die Erledigung der Aufgabe bestätigt wird. Bricht der Benutzer an dieser Stelle die Erledigung der Aufgabe ab, findet keine Verschiebung statt.
Eine weitere Besonderheit stellt die Möglichkeit die Freigabebedingung für den Phasenwechsel als Phaseneintritt/-Übertritt oder als Phasenaustritt zu definieren.
Schritt 2:
In dieser Stufe werden die Empfänger bzw. mit der Aktion assoziierten Kunden, Projekte oder Ansprechpartner selektiert. Dies kann auf mehrere Arten geschehen.
Zeitgesteuert:
Betrachten wir zunächst die Auswahl der Assoziierten für Zeitgesteuerte Aktionen. Dazu gibt es die Möglichkeiten:
- SELLSATION Aktionenfilter
- Anwendung einer Zielgruppe
- Direktauswahl
Der SELLSATION Aktionenfilter:
Der Aktionenfilter bietet im wesentlichen alle Felder von Kunden, Projekten und Ansprechpartner, um aus der Gesamtmenge aller Daten, die im System gespeichert sind, die gewünschten herauszufiltern:
Die Standardeinstellung zeigt für alle Kriterien "Keine Einschränkung", d.h. es werden, wenn Sie an der Filtereinstellung nichts ändern alle Datensätze selektiert.
Um Einschränkungen vorzunehmen können Sie nun die Boxen der Kriterien öffnen und die Einschränkungen eintragen. Jede Box steht für ein eigenes Kriterium und wichtig zu wissen ist, dass die Boxen untereinander mit dem logischen UND verknüpft sind. Das bedeutet, dass bei Einschränkung auf einen bestimmten Kundentag "Kunde (Neu)" und der Einschränkung auf "Firmenkunden" nur jene Kunden selektiert werden, die beide Kriterien erfüllen = Neue Firmenkunden:
Innerhalb einiger Kriterien besteht jedoch die Möglichkeit die Verknüpfung auf ein logisches ODER, ein NICHT und in manchen Fällen auch auf ein UND zu ändern. Welche Verknüpfungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen hängt vom Feldtyp ab. UND macht nur bei Mehrfachauswahlfeldern Sinn, da ein Datensatz mehrere Eigenschaften haben kann und Sie damit die Möglichkeit haben nur jene zu selektieren, die allen Kriterien entsprechen, oder ob es ihnen genügt, dass nur eines der Kriterien zutrifft.
Je nach Aktionstyp werden unterschiedliche Aktionsziele und Selektionsarten angeboten. Auch hier hängt das Angebot vom Typ der Aktion ab, denn nicht jede Aktion läßt sich gleichermassen auf Kunden, Projekte oder Ansprechpartner anwenden.
So etwa lassen sich Kampagnen an Kunden oder die mit Projekten verbundenen Kunden schicken. Der Unterschied ist, dass im zweiten Fall ein Kunde mehr als ein E-Mail erhalten kann, wenn mehr als ein Projekt existiert, das zu den Filterkriterien paßt:
Ebenso lassen sich Kampagnen sowohl nur an die Hauptadresse eines Kunden, an dessen Ansprechpartner (nach Selektion) oder an beide schicken:
Im Gegensatz dazu können zeitgesteuerte Befragungen nur an Kunden und deren Ansprechpartner geschickt werden.
Wichtig: Bitte wählen Sie beim Anlegen einer Aktion das Aktionsziel und den Selektionstyp. Wenn nichts anderes angeboten wird, besteht für den gegenständlichen Aktionstyp keine Wahlmöglichkeit.
Zielgruppen:
Für zeitgesteuerte Aktionen können vordefinierte Zielgruppen verwendet werden. Wenn Sie diese Option gewählt haben wird die Auswahl der Zielgruppen angeboten:
Markieren Sie die gewünschte Zielgruppe durch Klick in die Auswahlbox links neben dem Namen der Zielgruppe.
Informationen zur Anlage von Zielgruppen finden Sie hier
Direkte Auswahl:
Die direkte Auswahl ermöglicht die explizite Zuordnung einzelner Datensätze aus Projekten, Kunden oder Ansprechpartnern zu wählen. Wenn Sie diese Option gewählt haben, können Sie im darunterliegenden Suchfeld nach Daten suchen und diese einzeln zur Aktion hinzufügen:
Automatisiert:
Für automatisiert ausgelöste Aktionen sind die Selektionsmöglichkeiten einfacher, da die Grundselektion ja gleichsam durch das verschieben eines bestimmten Projektes in eine bestimmte Phase erfolgt. Und deshalb dient der Filter in der Stufe 2 lediglich dazu die Auswahl durch weitere Kriterien einzuschränken. Beispielsweise wäre eine Einschränkung für die Anlage einer Aufgabe zur Vereinbarung einer Produktpräsentation auf bestimmte Produktkategorien denkbar, da andere Produktkategorien möglicherweise weniger Erklärungsbedarf erfordern und daher die Produktpräsentation entfallen kann.
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