1.1 Wechsel zwischen Kachel- und Listenansicht
1.2. Kanban Board (Kachelansicht)
1.2.1. Sortierung im Kanban Board (Kachelansicht)
1.3.1. Sortierung in der Listenansicht
2. Angezeigte Informationen in der Kachel- und Listenansicht
3. Funktionen in der Projekt Übersicht bzw. Pipeline Ansicht
4. Erstellen neuer Projekte, Kunden, Kontakten mit dem zentralen "+"
5.1. Globale Suche, mit der man direkt in die Detailansicht kommt
5.2. Beispiel: Nur nach Projekten suchen
5.3. Alternativ: Suche in der Ansicht
6. Auswahl der Projekte die einem bestimmten Benutzer oder Team zugeordnet sind
7. Anwenden von Aktionen auf mehrere Verkaufsprojekte
8.2. Änderung der Sprache, des Zahlen-, Datums- und Zeitformats
8.4. Auswahl Bildschirmskalierung bzw. der Größe der angezeigten Inhalte
1. Allgemeines
1.1 Wechsel zwischen Kachel- und Listenansicht
Bei der Verkaufsprojekte Ansicht haben Sie die Wahl zwischen dem Kanban Board (Kachelansicht) oder der Listenansicht. Mit dem markierten Button, können Sie zwischen dem Kanban Board (Kachelansicht) und der Listenansicht wechseln.
1.2. Kanban Board (Kachelansicht)
Das Kanban Board zeigt alle Verkaufsprojekte in einem Verkaufsprozess nach Status/Phase. Projekte können mit Drag & Drop verschoben werden.
Ein Beispiel sehen Sie in folgendem Video:
Alternativ zu Drag & Drop können Projekte auch mit diesem Button verschoben werden.
Wenn Sie auf den Doppelfeil klicken, erscheint eine Auswahl aller Phasen, in die verschoben werden kann. Gleichzeitig können sie den Verkaufsprozess und den Berater ändern.
Mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel: Phasenänderungsbox
1.2.1. Sortierung im Kanban Board (Kachelansicht)
Mit dem Button rechts können Sie die Sortierung im Kanban Board festlegen. Zur Sortierung: Wenn man auf einmal auf eine Auswahl klickt (z.B. Volumen) wird von unten nach oben sortiert, wenn man zweimal klickt ändert sich die Sortierung von oben nach unten.
1.3. Listenansicht
Bei der Listenansicht werden die Verkaufsprojekte in der markierten Phase angezeigt.
Durch Auswählen einer bestimmten Prozess Phase (in diesem Fall die Phase 3) bzw. Klicken auf diese Phase, wird die Liste der Projekte auf jene Projekte eingeschränkt, die sich gerade in Phase 3 befinden.
Sie können aber auch durch halten der Umstelltaste (Shift Taste) mehr als eine Phase auswählen um so beispielsweise alle Projekte, die sich in der ersten und zweiten Phase befinden, zu filtern.
Auch hier können die Projekte mit Drag & Drop verschoben werden.
Alternativ zu Drag & Drop können Projekte auch mit diesen Buttons verschoben werden. Wenn Sie auf den ersten Pfeil klicken, werden Projekte in die nächste Phase verschoben. Wenn Sie auf den Doppelfeil klicken, erscheint eine Auswahl aller Phasen, in die verschoben werden kann. Gleichzeitig können sie den Verkaufsprozess und den Berater ändern. Mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel: Phasenänderungsbox
1.3.1. Sortierung in der Listenansicht
In dem Sie auf die Spaltentitel klicken, können sie die Sortierung in der Listenansicht festlegen. Zur Sortierung: Wenn man auf einmal auf eine Auswahl klickt (z.B. Volumen) wird von unten nach oben sortiert, wenn man zweimal klickt ändert sich die Sortierung von oben nach unten.
2. Angezeigte Informationen in der Kachel- und Listenansicht
Die im Kanban Board in den Kacheln und die in der Listenansicht angezeigten Informationen kann ein User mit Administratorrechten in der Administration unter Kundendaten/Übersicht festlegen.
3. Funktionen in der Projekt Übersicht bzw. Pipeline Ansicht
Ein Verkaufsprozess besteht aus mehren Verkaufsphasen. Verkaufsprojekte werden entweder zu „Gewonnenen Projekten“ oder „Verlorenen Projekten“.
SELLSATION kennt 4 unterschiedliche Phasentypen:
- Phasen für offene Projekte, also jene, deren Abschluss noch bevorsteht.
SELLSATION hat immer eine 3-fach unterteilte "spezielle" Phase, die sowohl die Terminvorlagen, die gewonnenen und die verlorenen Projekte beinhaltet. Diese Phase kann vom Administrator frei positioniert werden. Wichtig zu wissen ist allerdings, dass alle Phasen links von dieser speziellen Phase für offene Projekte reserviert ist. Demnach sind alle Phasen rechts davon für gewonnene Projekte reserviert.
- Phase(n) für gewonnene Projekte, also jene, die erfolgreich abgeschlossen werden konnten.
- Eine Phase für verlorene Projekte.
- Eine Phase als Wiedervorlage für Projekte, die zwar offen sind, aber aufgrund zb. einer Verschiebung im Zeitplan auf Termin gelegt bzw. aus dem Verkaufsprozess entfernt werden. Diese Phase ist in unserem Besipiel mit "On-Hold" benannt und kann so wie jede andere Phase unbenannt werden. Diese Funktion kann dann genutzt werden, wenn ein Kunde beispielsweise erst zu einem gewissen Zeitpunkt kontaktiert werden will. Das Projekt befindet sich bis zum eingegebenen Zeitpunkt in der Phase „On-Hold“ und wechselt dann automatisch wieder in die ursprüngliche oder die erste Verkaufsphase, je nach Bedarf. Zusätzlich werden Sie auch im Kalender an den Termin erinnert.
Im Beispiel im unteren Bild sehen Sie fogende Phase:
- Gelb umrandet: Offene Projekte
- Grün umrandet: Gewonnene Projekte
- Grau umrandet: Terminvorlage, On-Hold oder Wiedervorlage
- Rot umrandet: Verlorene Projekte
Ein weiterer wichtiger Punkt für's Verständnis ist, dass alle Projekte in der gelben Zone mit einer sogenannten Abschlusswahrscheinlichkeit < / = 100% versehen sind. Für die Bestimmung dieser Wahrscheinlichkeiten bietet SELLSATION zahlreiche Möglichkeiten, daher haben wir diesem Punkt einen eigenen Artikel gewidmet.
Alle Projekte in der grünen Zone werden mit einer Abschlusswahrscheinlichkeit = 100% berechnet, da sie bereits als abgeschlossen gelten.
Projekte in der roten Zone gelten als verloren, d.h. die Abschlusswahrscheinlichkeit wird mit 0% berechnet.
Die nummerierten, markierten Elemente haben folgende Bedeutung/Funktion:
A: Auswahl der Verkaufsprozesse: Wenn Ihr Sellsation mehr als einen Verkaufsprozess, beispielsweise für unterschiedliche Kunden- oder Produktkategorien, aufweist, können Sie mit diesem Dropdown den gewünschten Verkaufsprozess auswählen.
B: Mit diesem Dropdown können Sie die Liste erweitern bzw. einschränken. Die Möglichkeiten sind:
- Alle
- Offene Projekte
- Gewonnene Projekte
- Verlorene Projekte
Damit haben Sie die Möglichkeit Phasenübergreifende Listen auf einfache Weise zu filtern.
C: In diesem Feld werden die Anzahl der in der Liste angezeigten Projekte und deren Volumenssumme angezeigt.
D: Die Suchfunktion - im Gegensatz zur globalen Suche (im Hauptmenü) - suchen Sie hier nur nach Projekten im ausgewählten Verkaufsprozess.
E: Die Filterfunktion, mit deren Hilfe Sie nach unterschiedlichsten weiteren Kriterien filtern können, um die Menge der Projekte in der Liste einzuschränken.
F: Hier können Sie zwischen Kachel- und Listenansicht wechseln
G: Hier können Sie die angezeigten Daten in der Listenansicht in ein CSV-File exportieren
4. Erstellen neuer Projekte, Kunden, Kontakten mit dem zentralen "+"
Das zentrale "+", dass Sie auf jeder Seite links oben neben dem Hauptmenü finden, ist zweigeteilt. Wenn Sie auf das blaue "+" klicken öffnet sich direkt die kontextabhängige Aktion auf der geöffneten Seite.
Wenn Sie sich beispielsweise auf der Projektübersicht befinden, öffnet sich mit einem Mausklick direkt das Fenster zum Erstellen eines Projektes.
Wenn Sie auf den Pfeil nach unten klicken, öffnen sich mehrere Optionen. Hier können - egal auf welcher Seite Sie sich befinden - immer Projekte, Kunden, Kontaktpersonen, Aufgaben und Aktivitäten (Termine, Anrufe, Notizen und sonstige Aktivitäten) erstellt werden.
Die kontextabhängige Aktion ist mit einem blauen "+" gekennzeichnet. Bei der Projektübersicht ist diese das Erstellen eines Projektes.
4.1. Neue Projekte erstellen
Wenn man mit dem zentralem "+" Projekte anlegt, kann man Projekte und Kunden in einem Schritt anlegen oder Projekte auf bestehende Kunden erstellen. In unserem Beispiel zeigen wir eine SELLSATION Version bei der man sowohl Firmenkunden, als auch Privatkunden anlegen kann.
Der Administrator kann festlegen ob es Firmen und/oder Privatkunden in Ihrem System gibt bzw. die Reihung der Auswahl bei der Projekterfassung ändern. Mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel: Wie Sie Ihre Daten in SELLSATION abbilden - erstellen von Informationsfeldern für Kunden, Projekte und Kontaktpersonen
Oben rechts (siehe Markierung beim Bild darunter) haben Sie nun die Wahl, ob Sie ein Projekt für einen neuen Firmenkunden oder einen neuen Privatunden anlegen wollen, sofern sowohl Firmen- als auch Privatkunden in Ihrem System konfiguriert sind. Außerdem können Sie ein Projekt für einen bestehenden Kunden anlegen. Die Auswahl wird nach Benutzer gespeichert.
Bei der Eingabe von neuen Kunden erfolgt auch eine Dublettenprüfung.
Sie haben, wenn es mehrere Kundenbeziehungen gibt oder es benutzerdefinierte Kunden- bzw. Projektinformationen auf der ersten Seite der Detailansicht befinden, auch jeweils die Auswahl "Mehr anzeigen", dann werden diese Felder auch im ersten Tab der Erfassungsmaske angezeigt. Diese Auswahl wird nach Benutzer gespeichert.
Wenn Sie in unserem Beispiel oben auf "Mehr anzeigen" klicken, werden auch andere Kundenbeziehungen angezeigt - sofern Sie welche konfiguriert haben.
Sowohl die Projekt-, die Kunden- und die Kontatkpersonen-Erstellungsmaske können mehrere Tabs haben (siehe Markierung). Tabs die Pflichtfelder beinhalten sind mit einem roten Stern gekennzeichnet. Admnistratoren können Felder und Pflichtfelder festlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel: Wie Sie Ihre Daten in SELLSATION abbilden - erstellen von Informationsfeldern für Kunden, Projekte und Kontaktpersonen
Hier können in der Erstellungsmaske schon alle Felder ausgewählt werden, alternativ können Sie das auch in der Detailansicht machen. Pflichtfelder müssen allerdings schon beim Projekterstellen ausgefüllt werden.
Wenn man beim Projekterstellen auf den Button Speichern klickt, wird das Projekt in der ersten Phase des sichtbaren und ausgewählten Verkaufsprozesses erstellt, sie können den Verkaufsprozess auch ändern (siehe Bild unten, obere Markierung).
Alternativ können Sie auch auf das ">>" Symbol klicken und das Projekt gleich in die gewünschte Phase verschieben und auch den Verkaufsprozess bzw. den Projektberater ändern (siehe Bild unten, untere Markierung).Mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel: Phasenänderungsbox
Wenn Sie ein Projekt- und/oder einen Kunden erstellen, können Sie mit der Funktion "Anschließend Detailansicht öffnen" (siehe Markierung im Bild unten), direkt nach Erstellen in die Detailansicht wechseln. Diese Auswahl wird für den User gespeichert, das heißt sie brauchen diese nicht jedes mal neu treffen.
Wenn Sie Projekte für bestehende Kunden anlegen wollen, wählen Sie den bestehenden Kunden aus. Mit dem mit dem Pfeil markierten "+" können Sie auch in dieser Ansicht aber auch neue Kunden für ein Projekt erstellen. In diesem Fall öffnet sich die Maske für die Kundenerstellung. Mehr dazu im Kapitel 4.2. Neue Kunden erstellen in diesem Artikel.
4.2. Neue Kunden erstellen
Wenn es in Ihrem Unternehmen sowohl Firmen- als auch Privatkunden gibt, können Sie in der Kundenerstellungsmaske im Bild unten im markierten Bereich auswählen, welche Art von Kunden Sie erstellen wollen. Diese Auswahl wird nach Benutzer gespeichert.
Die Einstellungen, ob Firmen- und/oder Privatkunden erstellt werden können, können User mit Administratorrechten treffen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Artikel: Wie Sie Ihre Daten in SELLSATION abbilden - erstellen von Informationsfeldern für Kunden, Projekte und Kontaktpersonen
Sowohl die Projekt-, die Kunden- und die Kontatkpersonen-Erstellungsmaske masken können mehrere Tabs haben (siehe Markierung). Tabs die Pflichtfelder beinhalten sind mit einem roten Stern gekennzeichnet.
Auch bei der Kundenerstellungsmaske haben Sie die Auswahl "Mehr anzeigen", wenn es benutzerdefinierte Kundeninformationen auf der ersten Seite der Detailansicht gibt. Dann werden diese Felder auch im ersten Tab der Erfassungsmaske angezeigt. Diese Auswahl wird nach Benutzer gespeichert.
Nachdem wir in unserem Beispiel auf "Mehr anzeigen" geklickt haben, erscheinen die zusätzlichen Felder:
Wenn Sie einen Kunden erstellen, können Sie mit der Funktion "Anschließend Detailansicht öffnen" (siehe Markierung im Bild unten) direkt nach Erstellen in die Detailansicht wechseln. Diese Auswahl wird für den User gespeichert, das heißt sie brauchen diese nicht jedes mal neu treffen.
5. Suche
5.1. Globale Suche, mit der man direkt in die Detailansicht kommt
Sie können mit der globalen Suche nach Projekten, Kunden und anderen Elementen suchen.
Mit dem Zahnrad können Sie einstellen nach welchen Entitäten Sie suchen.
5.2. Beispiel: Nur nach Projekten suchen
Wenn Sie nur nach "Projekten" suchen wollen, klicken Sie bitte auf das Zahnrad und markieren Sie nur "Projekte" bzw. "Kommissionen". Die Auswahl wird gespeichert.
5.3. Alternativ: Suche in der Projekt Übersicht
Mit dem unteren Suchfeld sehen Sie in der Verkaufsprojektübersicht und anderen Übersichten (Kunden, Kontaktpersonen) die angezeigten Suchergebnisse und können danach in die Detailansicht gehen.
6. Auswahl der Projekte die einem bestimmten Benutzer oder Team zugeordnet sind
Je nach Berechtigung haben Sie die Auswahl zwischen der Teamansicht, den Ansichten ihrer Mitarbeiter oder ihrer eigenen Ansicht.
7. Anwenden von Aktionen auf mehrere Verkaufsprojekte
Wenn Sie Aktionen für mehrere Verkaufsprojekte auf einmal durchführen wollen, markieren Sie die gewünschten Verkaufsprojekte links neben dem Kundennamen oder markieren Sie „Alle auswählen“ - die Checkbox finden Sie unten links. Danach erscheinen Symbole die es ermöglichen Phasenänderungen für mehrere Verkaufsprojekte auf einmal durchzuführen:
- Löschen
- Projektberater zuordnen
- Phasenverschiebungen
- Kampagnen
- Projektgruppen erstellen
Kartenansicht:
Listenansicht:
8. Persönliche Einstellungen
Neben Ihrem Namen, im schwarzen Balken links unten, kommen Sie mit dem blauen Zahnrad (siehe Markierung) zu den persönlichen Einstellungen.
Bitte beachten Sie, dass Sie den schwarzen Balken mit dem markierten Symbbol oben zu- und aufklappen können.
8.1. Änderung des Passworts
Hier können Sie das Passwort ändern.
8.2. Änderung der Sprache, des Zahlen-, Datums- und Zeitformats
Hier können Sie die Sprache, das Zahlen-, Datums- und Zeitformat ändern.
8.3. Auswahl Startseite
Unter den persönlichen Einstellungen unten links beim Zahnrad neben Ihrem Namen, können Sie die Startseite bestimmen. So könnte es in manchen Fällen sinnvoll sein, die Kundenübersicht als Startseite zu definieren.
Zur Startseite kommen Sie beim Einstieg in SELLSATION und wenn Sie auf den Home Button klicken.
8.4. Auswahl Bildschirmskalierung bzw. der Größe der angezeigten Inhalte
Unter den persönlichen Einstellungen unten links beim Zahnrad neben Ihrem Namen, können Sie die Bildschirmskalierung ändern und so die Größe der angezeigten Inhalte einstellen.
Mehr Informationen zu grundlegenden Funktionen finden Sie im Artikel: Erste Schritte in SELLSATION
Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne unter support@sellsation.com zur Verfügung - wir freuen uns auf Ihr Feedback!
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