Anlegen von Aufgaben

1. Allgemeines

2. Aufgabe aus der Übersicht über das globale "+" anlegen

3. Aufgabe aus der Detailansicht über das globale "+" anlegen

4. Aufgaben in der Detailansicht mit dem Button "Aufgabe" erstellen

1. Allgemeines

Um sich selbst oder anderen SELLSATION Benutzern eine künftige Aufgabe zu erteilen, können in SELLSATION Aufgaben angelegt werden.

Aufgaben bestehen aus folgenden Elementen / Informationen:

• Aufgabentitel: Dieser Titel soll in der Übersicht bereits einen möglichst guten Eindruck von der zu erledigenden Aufgabe vermittelt. Der Aufgabentitel muss nicht eingegeben werden, da SELLSATION bei Fehlen eines Titels den ersten Aufgabenpunkt an diese Stelle übernimmt.
• Erledigungsdatum: jede Aufgabe muss mit einem Fälligkeitsdatum versehen werden. Verantwortliche Benutzer werden am Tag der Fälligkeit per e-Mail verständigt. Zusätzlich erkennt man in der Aufgabenübersicht die überfälligen Aufgaben an einer roten Kennzeichnung.
• Kommentar: das Kommentarfeld ist beim Anlegen einer Aufgabe minimiert, d.h. wenn Sie einen Kommentar eingeben wollen müssen Sie zuerst den Pfeilbutton neben der Feldbezeichnung nach unten klappen. Die Eingabe ist optional.
• Kern der Aufgabe sind ein oder mehrere Aufgaben(unter)punkte. Diese Unterpunkte müssen alle erledigt sein, um die gesamte Aufgabe als erledigt markieren zu können. Für jeden Aufgabenpunkt können Sie bestimmen, in welcher Form die Erledigung eingetragen werden muss. Zur Auswahl stehen:
  • Erledigen: das einfache Anhaken der Checkbox
  • Ja/Nein: die Beantwortung einer geschlossenen Frage
  • Antwort: mit dem Bearbeitensymbol (Bleistift) öffnen Sie ein Texteingabefenster in das eine Antwort auf eine offene Frage gegeben werden muss.
  • Information: ein Hinweis für den Benutzer.
• Zusätzlich hat der Benutzer unter bestimmten Umständen die Möglichkeit Datenfelder aus den Hauptentitäten (Kunden / Projekte) in die Aufgabe zu übernehmen, um bei Fälligkeit die aktuellen Werte für einen Kunden oder ein Projekt einzutragen, ohne den übergeordneten Datensatz extra öffnen zu müssen. Folgende Umstände lassen diese Funktion zu:
  
  • Aufgaben die Projekten und damit auch dem Hauptkunden zugeordnet sind können sowohl Projekt- als auch Kundenfelder enthalten.
  • Aufgaben die nur Kunden zugeordnet sind, können auch nur Kundenfelder enthalten.
  • Für Aufgaben die weder Kunden, noch Projekten zugeordnet sind besteht diese Aufgabe nicht.
• Verantwortliche Person: Für jede Aufgabe muss eine Person ausgewählt werden, die für die Erledigung verantwortlich ist. Auch hier hängt die mögliche Auswahl davon ab, ob die Aufgabe Kunden oder Projekten zugeordnet ist, oder ob es sich um eine nicht zugeordnete Aufgabe handelt. 

Im Bild oben sehen Sie ein Beispiel einer Aufgabe, die mit einem Projekt verknüpft ist und aus drei Aufgabenunterpunkten besteht. Zusätzlich kann die Person, die diese Aufgabe anlegt Felder aus den Informationsbereichen hinzufügen. In unserem Beispiel wurden die Felder Projektvolumen und Chance in diese Aufgabe eingefügt, somit kann die verantwortliche Person diese Werte direkt im Aufgabenfenster eintragen und das zusätzliche Öffnen des jeweiligen Projektes kann daher entfallen.

SELLSATION bietet unterschiedliche Möglichkeiten an Aufgaben zu erstellen. Im Folgenden sehen wir uns jede dieser Möglichkeiten genau an.

2. Aufgabe aus der Übersicht über das globale "+" anlegen

Über das globale + im Hauptmenü kann zu jeder Zeit eine neue Aufgabe angelegt werden:

In diesem Fall erscheint ein zweistufiger Wizard, der Sie durch die Anlage führt. Zunächst müssen Sie in Schritt 1 entscheiden, ob die Aufgabe mit einem Projekt, Kunden oder Ansprechpartner verknüpft werden soll, oder ohne Verknüpfung angelegt werden soll:

Oben rechts sehen Sie die Auswahl für die Arten der Verknüpfungen:

• Ohne Bezug: Nicht verknüpfte Aufgabe. Aufgaben dieser Art werden naturgemäß in keiner Timeline dargestellt.
• Direktauswahl: wenn dieser Schalter auf Direktauswahl steht können Sie im unteren Teil des Dialogs entscheiden, welche Daten bzw. Verknüpfungen Sie hinzufügen können:
  • Projekte
  • Kunden 
  • Kontakte oder Ansprechpartner
• Filter: als dafür berechtigter User können Sie die Aufgabe mit allen durch den Filter selektierten Daten verknüpfen. Die Aufgabe wird damit aber vervielfacht, d.h. für jedes Projekt, jeden Kunden oder jeden Ansprechpartner der hier ausgewählt wird, wird eine eigene Aufgabe angelegt.
• Zielgruppen: als berechtigter Benutzer können Sie die Aufgabe auch vorgefertigten Zielgruppen Mitgliedern zuordnen.

3. Aufgabe aus der Detailansicht über das globale "+" anlegen

Wenn Sie sich gerade in der Detailansicht zu einem Kunden, Projekt oder Ansprechpartner befinden und eine neue Aufgabe anlegen, wird diese mit diesem Datensatz automatisch verknüpft und Sie sehen diese Verknüpfung im Wizard Stufe 1:

Im Hintergrund sehen Sie die Timeline des geöffneten Projekts (Projektdetailansicht). Der Auswahlselektor steht in diesem Fall standardmäßig auf "Direktauswahl" und weil wir ein spezifisches Projekt in der Detailansicht geöffnet haben, wird dieses gleich in die Direktauswahl übernommen. Würden wir die Kunden- oder Kontaktdetailansicht für einen jeweiligen Datensatz geöffnet haben, wären analog diese Datensätze selektiert. 

Klicken Sie auf die Zwei im runden Kreis oben, um zum zweiten Schritt bei der Anlage der Aufgabe zu gelangen und geben Sie die Aufgabendetails, wie oben beschrieben ein.

Danach speichern Sie die Aufgabe.

Wichtig: Aufgaben mit Hilfe des globalen "+" anzulegen ermöglicht es Ihnen, je eine Aufgabe für eine Auswahl mehrerer Kunden, Projekte oder Ansprechpartner anzulegen.

4. Aufgaben in der Detailansicht mit dem Button "Aufgabe" erstellen

Sie befinden sich wieder in der Detailansicht (Kunde, Projekt oder Ansprechpartner). Hier sehen Sie oberhalb der Aktivitäten Timeline ein weiteres + mit dem Sie Aktivitäten für den ausgewählten, in der Detailansicht dargestellten Datensatz, anlegen können. 

Ein Klick auf dieses + öffnet ein Kontextmenü. Hier können Sie aus der gesamten Palette von Aktivitätstypen wählen. Unter anderem auch eine Aufgabe. Der Unterschied zur oben beschriebenen Methode ist, dass hier nur die Möglichkeit besteht eine Aufgabe für den jeweiligen Datensatz (Kunde, Projekt oder Ansprechpartner) der in der Detailansicht geöffnet ist anzulegen. D.h. Sie gelangen hier direkt zur Eingabe der Aufgabeneigenschaften (wie ganz oben beschrieben).