Möglichkeiten zur Bestimmung der Abschlusswahrscheinlichkeit und der Chancenermittlung

Das Herzstück eines verkaufsorientierten CRM Systems ist die Bewertung von Verkaufsprojekten nach Ihrer Abschlusswahrscheinlichkeit oder Chance auf Abschluss. Davon abgeleitet läßt sich zusammen mit dem voraussichtlichen Abschlussdatum eine Umsatzprognose für die jeweilige Betrachtungsperiode berechnen. Etwa nach folgender Formel:

Projektvolumen = 100.000€
Chance = 50%
Forecast Wert = 100.000 * 50 / 100 = 50.000€

SELLSATION bietet gleich drei Möglichkeiten, wie die Chance ermittelt werden kann.

 

Einschätzung der Chance durch den Projektberater

Dies ist die einfachste Methode, da die Einschätzung von der Erfahrung und dem "Bauchgefühl" des direkt in das Chancen Feld eingetragen wird. Sehr erfahrene Vertriebsleute, die zudem Ihre Kunden sehr gut kennen, werden mit dieser Methode wahrscheinlich recht gute Resultate erzielen. Dennoch ist die Gefahr der subjektiven Falscheinschätzung relativ groß.

 

Verknüpfung der ermittelten Chancen mit den Phasen des Verkaufsprozesses

Dieser Methode liegt die Überlegung zu Grunde, dass ein Projekt mit einer höheren Chance zu gewinnen ist, je weiter der Fortschritt des Projekts im Verkaufsprozess erfolgt ist. Zum Beispiel könnte eine Phase im Verkaufsprozess "Angebotsverhandlung" heißen. Diese Phase wird relativ knapp vor der Phase Gewonnen angesiedelt sein und wenn man jetzt davon ausgeht, dass die Verhandlungsbereitschaft eines Kunden zum gegenständlichen Angebot als Kaufsignal zu deuten ist, wird die Chance für diese Prozessphase relativ hoch sein (z.B.: 75%) 

 

Ermittlung der Chance aufgrund eines Fragebogens

SELLSATION bietet darüberhinaus eine Methode zur Chancenermittlung, die die subjektive Einschätzung aufgrund von gezielten Fragen und deren bewerteten Antworten weitgehend ausschliessen soll. Diese Fragen könnten zum Beispiel die Person des identifizierten Entscheidungsträgers für das Projekt betreffen und etwa so könnten dazu die Antworten aussehen:

 

Antwort	Bewertung der Antwort
Der Entscheidungsträger ist unser Gegner	-100%
Keine Information	0%
Der Entscheidungsträger ist identifiziert	20%
Persönlicher Kontakt zu Entscheidungsträger	40%
Angebot wurde dem  Entscheidungsträger präsentiert	60%
Für den Entscheidungsträger sind wir Favorit	80%
Der Entscheidungsträger sendet Kaufsignale	100%

 

Überlegen Sie sich noch weitere Fragen, die für Sie einen Hinweis auf den Abschlusserfolg zu lassen. Mit 4 bis 5 Fragen sollte das Auslangen zu finden sein, ohne Gefahr zu laufen, dass Ihre Kollegen die Beantwortung als Mühsal wahrnehmen.

Diese Fragen müssen ihrerseits wiederum eine Gewichtung untereinander aufweisen. So zum Beispiel könnte die Antwort zu obiger Frage mit 100% (Der Entscheidungsträger sendet Kaufsignale) bewertet sein. Da aber noch andere Faktoren entscheidend sein werden, wäre es sinnvoll diese Frage im Kontext zu den anderen mit einer Gewichtung zu bewerten. Etwa mit 17%. Das bedeutet, dass die erste Frage maximal 17% zur Errechneten Wahrscheinlichkeit beitragen wird können. Der Rest steht quasi den restlichen Fragen zur Verfügung.

Antworten die mit -100% bewertet sind

Im obigen Beispiel sehen wir eine Antwort deren Bewertung mit -100% angegeben ist so überproportional negativ zu bewerten, dass diese Antwort die gesamte berechnete Chance um -17% (Gewichtung der Frage im Kontext mit den anderen Fragen) reduziert.

Wäre die Frage mit 25% gewichtet, wäre der überproportional negative Wert für diese Frage -25%.

 

Administration der Chancenermittlung

Um die Berechnungsmethode der Chancenermittlung zu bearbeiten bzw. zu konfigurieren navigieren Sie bitte als privilegierter Benutzer zur Administration und da zum Bereich Chancenermittlung:

 

 

Nun können Sie die Einstellungen vornehmen:

 

 

Im Bild oben sehen Sie die drei Konfigurationsmöglichkeiten. 

Chancenermittlung durch manuelle Eingabe:

Diese Option bedarf keiner weiteren Erklärung.

 

Chancenermittlung aufgrund Phase vorgeben:

Die zweite Option bedingt, dass die Zuordnung des Prozentwertes für eine bestimmte Phase im Administrationsbereich für die Verkaufsprozesse vorgenommen werden muss. D.h. Sie wählen diese Option und wechseln zu dieser Administratonsfunktion.

Beim Bearbeiten eines Verkaufsprozesses ist nun für jede Phase ein weiteres Feld verfügbar:

Geben Sie für jede Phase des Prozesses die jeweilige Chance ein und SELLSATION wir alle Projekte, die sich in dieser Phase befinden mit dieser Chance bewerten. Vergessen Sie nicht den Verkaufsprozess zu speichern.

 

SELLSATION Chancenmanagement Modul

Wie oben bereits erwähnt können Sie mit diesem Modul die Bewertung von der Beantwortung einiger weniger Fragen abhängig machen und damit objektivieren.

Um einen neuen Fragebogen für das Chancenmanagement anzulegen navigieren Sie bitte zum globalen "+" und klicken Sie hier "+ Chancenermittlung":

 

 

Der Chancenermittlungseditor, der Sie stufenweise durch den Prozess zum Anlegen des Fragebogens durchführt wird geöffnet:

 

Schritt 1 - Filtereinstellungen

Die übliche Praxis zum Einrichten eines Fragebogens ist, dass es nicht für alle Projekte gleichermaßen wichtig ist, die Chance möglichst präzise und objektiv zu ermitteln, da z.B.: das Projektvolumen nicht für alle Projekte so hoch ist, dass eine Fehleinschätzung der Bewertung ein kritisches Maß übersteigt. In diesem Fall wäre eine minimale Untergrenze des Projektvolumens ein mögliches Filterkriterium, um den Fragebogen bei der Chancenermittlung nur dann dem Berater zu präsentieren, wenn das Projektvolumen diesen Wert übersteigt.

Ein anderes Beispiel könnten die Produktkategorien sein, um die Bewertung von Projekten, die sich um Handelswaren drehen, von der komplexeren Chancenbewertung ausnimmt.

In diesen Fällen würden alle Projekte, deren Eigenschaften nicht den Filterkriterien entsprechen, nur über die bloße Eingabe der Chance (wie im ersten Fall) durch den Berater zu bewerten sein.

 

 

Im obigen Bild sehen Sie den typischen SELLSATION Filterdialog, der untereinander eine Vielzahl an Kriterien zum Filter bietet. Scrollen Sie an dieser Stelle hinunter um alle Kriterien zu sehen. Der Filter ist nach folgenden groben Kategorien zu unterscheiden:

• Kundenkriterien - also Attribute, die zu den Stammdaten des Kunden gehören
• Projektkriterien - Attribute, die zum gegenständlichen Projekt gehören (etwa Projektvolumen, Produktkategorie etc.).

Wenn Sie die Filterkriterien eingegeben haben klicken Sie oben auf die 2.

 

Schritt 2 - Definition der Standardantworten

Dieser Schritt dient dazu, Standardantworten und deren Gewichtung für die im 3. Schritt einzugebenden Fragen zu definieren. Die Standardantworten können bei den konkreten Fragen verwendet und abgeändert werden.

 

 

Im obigen Beispiel wurden die Standardantworten schon eingetragen. Um dies zu tun klicken Sie auf das "+". Sie werden sehen, dass die Bewertung der Antwort (Prozentzahl über dem Eingabefeld) automatisch Berechnet wird. Das erste Eingabefeld steht für die überproportional negative Antwort zur Verfügung - hier wurde "das Gegenteil ist der Fall" formuliert.

Die Prozentzahl mit der die Antworten automatisch bewertet werden, hängt von der Anzahl der Antworten ab. Die erste Antwort (eigentlich die zweite gesamt betrachtet), wird mit 0% bewertet. Die letzte mit 100%. 

0% bedeutet neutral, d.h. es gibt keine Aussage zu der Frage und damit fließt der Wert der Antwort nicht in die Berechnung ein.

100% bedeutet volle Zustimmung, der Wert der Antwort fließt zur Gänze in die Bewertung ein.

Die restlichen Fragen liegen dazwischen und deren Prozentzahl wird arithmetisch aufgeteilt.

Klicken Sie auf die 3, um die Fragen und deren Antworten zu formulieren:

 

Schritt 3 - Fragen und Antworten definieren

Im dritten Schritt können Sie nun die Fragen und die jeweiligen Antworten formulieren. Dabei werden die im vorigen Schritt eingetragenen Standardantworten für jede neue Frage angezeigt:

 

In diesen Dialog sind folgende Eingaben zu machen:

• Titel - das ist der Name des Chancenermittlungsfragebogen. Sollten Sie im ersten Schritt einen Filter angewendet haben, ist es für spätere Bearbeitungen hilfreich einen Hinweis auf das Filterkriterium zu machen.
• Darunter geben Sie bitte eine Bezeichnung für den Themenbereich an.
• Frage 1 - hier formulieren Sie die Frage, die im Zusammenhang mit dem Themenbereich steht.
• Zusätzliche Informationen - zur Erklärung, wie die Frage oder die Antworten zu verstehen sind.
• Gewichtung - diese Zahl gewichtet die Antwort in Bezug auf die Gesamtbewertung
• Das + rechts dient dazu eine weitere Antwort hinzuzufügen. 
• Die Antworten darunter wurden von den Standardantworten übernommen. Mit dem X können Antworten gelöscht werden. Die Antwort selbst kann überschrieben werden und die Sortierung kann mittels der Pfeile in der Reihenfolge verschoben werden.
• Frage hinzufügen - fügt eine weitere Frage zu diesem Themenbereich hinzu.
• Themenbereich hinzufügen - dieser Button ist ganz unten links zu finden und fügt einen weiteren Themenbereich hinzu. 

 

Die Gewichtung (Prozentzahl) für den Themenbereich 

Der erste Themenbereich wird bei Anlage mit 100% bewertet. Die Zahl reduziert sich mit der steigenden Anzahl an Themenbereichen. Das Maß der Reduktion hängt von der Summe der Gewichtungen der im Themenbereich enthaltenen Fragen ab:

Frage 1 - Gewichtung 18
Frage 2 - Gewichtung 13
Frage 3 - Gewichtung 5  
Summe - Gewichtung 36

Das heißt der gesamte Themenbereich steht für eine Gewichtung von 36. Nun kommt der zweite Themenbereich hinzu:

 

 

Ein neuer Themenbereich wird standardmäßig immer mit einer Gewichtung von 10 angelegt. Also stehen Themenbereiche in unserem Beispiel in einem Verhältnis von 36:10, wobei das "Gesamtgewicht" = 46 ist. Das ergibt für die Themenbereiche eine Gewichtung von:

Themenbereich 1: 100 * 36/46 = 78 (gerundet)
Themenbereich 2: 100 * 10/46 = 22 (gerundet)

Nach Eingabe aller Fragen und Antworten klicken Sie oben rechts auf Speichern.

Damit kehren Sie wieder zur Administrationsseite für die Chancenermittlung zurück:

 

 

In der Liste steht nun unser erster Chancenermittlungsfragebogen. Sie können gleichzeitig mehrere definieren, was aber bedingt, dass mittels der Filterkriterien eindeutig klar unterschieden werden kann, welcher Fragebogen für welches Projekt oder welchen Kunden verwendet wird.

Für den Berater präsentiert sich der Fragebogen in diesem Dialog, sobald er/sie eine Eingabe in das Chance Feld des Projekts eintragen möchte:

 

 

Durch Klick auf das jeweilige Fragezeichen wird die Erklärung präsentiert und nach gewissenhafter Beantwortung der Fragen wird eine möglichst objektive Bewertung der Chance zum Abschluss des Projekts gewährleistet. Natürlich können Sie den Fragebogen, die Fragen und Antworten sowie die Gewichtung überarbeiten, sollte sich herausstellen, dass noch kleinere Unschärfen vorhanden sind.