Projektgruppen ermöglichen die Zusammenfassung von Verkaufsprojekten zu Gruppen, die gewisse Gemeinsamkeiten aufweisen.
Folgende Anwendungsszenarien werden dadurch abgedeckt:
- Ein Gesamtprojekt eines Kunden muss aufgrund organisatorischer Umstände in Ihrem Unternehmen (etwa unterschiedliche Projektteams bzw. Business Units) in Teilprojekte aufgeteilt werden. Die Teilprojekte wiederum können unabhängig voneinander zum Erfolg geführt werden und nicht alle müssen notwendiger Weise gewonnen werden, um erfolgreich zu sein.
- Ein Kunde bittet um Alternativangebote, bzw. könnte in größeren Unternehmen unterschiedliche Vertriebsabteilungen unabhängig von einander um Lösungen bitten. In diesem Fall ist es, sobald man diese Abhängigkeit erkennt, klar, dass nur eines der "Teilprojekte" erfolgreich abgeschlossen werden kann.
Welche Problematik ergibt sich durch diese Szenarien:
Im ersten Fall können Sie beispielsweise größere Ausschreibungen mit all ihren Teilprojekten zusammengefasst werden, sodass die Vertriebsorganisation den Fortschritt auf einen Blick erkennt. Dies kann sogar soweit gehen, dass die unterschiedlichen Teilprojekte in verschiedenen Verkaufsprozessen (zb. Verkaufsprozess für Serversyteme bzw. Verkaufsprozess für Beratungsdienstleistungen) und / oder in unterschiedlichen Phasen des (der) Prozesse(s) stehen. Weiters ist das Erfolgspotential dieser Ausschreibung die Summe der Teilvolumina aller Teilprojekte.
Im zweiten Fall ist von vornherein klar, dass es nur zu einem Teilprojekt einen erfolgreichen Abschluss geben kann. Würde man also das Erfolgspotential als Summe aller Teil- oder Alternativprojekte definieren, läge man bei der Berechnung des Forecasts deutlich falsch. Hier bedarf es einer Berechnungsmethode, die diesen Umstand berücksichtigt.
Zusätzlich ermöglicht SELLSATION in beiden Szenarien, dass die Teilprojekte einer Projektgruppe gemeinsam, also synchronisiert durch den Verkaufsprozess geführt werden kann. D.h. in der Projektübersicht wird die "synchronisierte" Projektgruppe, wie ein Projekt angezeigt. Diese Projektgruppe kann aber schon in der Projektübersicht "aufgeklappt" werden, sodass die Teilprojekte sichtbar werden.
Darüber hinaus kann auch das voraussichtliche Abschlussdatum der Teilprojekte mit einem gemeinsamen "überschrieben" werden, sodass die Projektgruppe selbst dieses Abschlussdatum führt.
Die Projektgruppenübersicht
Voraussetzung für die Verwendung von Projektgruppen ist, dass die Funktion Projektgruppen für Ihren Mandant freigeschaltet wurde.
Im Hauptmenü Kunden sowie im Navigationsbalken des Kundenmenüs finden Sie den Menüpunkt Projektgruppen:
Die Projektgruppenübersicht listet all die erfassten Projektgruppen auf. Wichtige Elemente sind:
- das Symbol links neben dem Namen der Projektgruppe: das Büroklammernsymbol kennzeichnet eine nichtsynchronisierte Gruppe, während der Stapel eine synchronisierte symbolisiert.
- der Gruppentyp:
- Ergänzend bedeutet, dass alle Teilprojekte der Gruppe potentielle Erfolgschancen haben (Szenario 1 oben)
- Konkurrierend bedeutet, dass es sich um Alternativprojekte handelt, also nur eines Gewinnen kann (Szenario 2 oben)
- Effektives Volumen: wird je nach Gruppentyp unterschiedlich berechnet und soll die Szenarien für den Forecast bestmöglich abbilden:
- Im Fall der ergänzenden Gruppe ergibt sich das Effektive Volumen als Summe aller Teilprojektvolumina
- Im Fall der konkurrierenden Gruppe wird nur ein Projektvolumen (unterschiedliche Berechnungsmethode wird später erklärt) ausgewiesen.
- Anzahl der enthaltenen Teilprojekte
- Erstellungsdatum der Projektgruppe
Anlegen einer Projektgruppe
Die Anlage einer Projektgruppe erfolgt über das globale + links neben dem Hauptmenü. Bitte beachten Sie, dass Sie die Projektgruppenübersicht geöffnet haben müssen, um eine neue Projektgruppe anlegen zu können:
Im folgenden Dialog können Sie die Attribute der Projektgruppe eintragen:
Ergänzende Projektgruppe
Geben Sie einen Projektgruppennamen ein. Wählen Sie den Gruppentyp ergänzend, wenn Sie Szenario 1 von oben abbilden wollen. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass alle Teilprojekte der Gruppe synchronisiert durch den Verkaufsprozess geführt werden sollen, schalten Sie den Schalter Synchronisiert auf ein. Sie können einen anderen Berater als verantwortlichen Benutzer eintragen.
Speichern Sie abschliessend die Eingaben ab.
Konkurrierende Projektgruppe
Geben Sie einen Namen in das dafür vorgesehene Feld ein. Der Gruppentyp wird mit dem darunterliegenden Gruppentyp ausgewählt. Wenn Sie wie im obigen Beispiel den Typ konkurrierend ausgewählt haben, können Sie die Berechnungsmethode des Effektiven Volumens auswählen:
- Durchschnitt - wählen Sie diese Methode, wenn Sie keine Einschätzung der Präferenz des Kunden treffen können.
- Max - hier würden Sie davon ausgehen, dass die teuerste Variante bevorzugt wird.
- Min - in diesem Fall gehen Sie davon aus, dass der Kunde die günstigste Variante wählen wird.
Auch in diesem Fall besteht die Möglichkeit zur Synchronisation.
Weiters können Sie für diesen Projektgruppentyp das Ausführungsdatum aller Teilprojekte mit einem in den Gruppeneigenschaften festzulegenden überschreiben. Im Bild oben wird diese Option von den Dropdown Auswahlwerten überdeckt daher hier noch ein Bild, um dies zu verdeutlichen:
Wir haben nun eine Projektgruppe angelegt und sind in der Detailansicht dieser Gruppe:
Oben rechts sehen Sie den Button "..." über den Sie die Projektgruppe bearbeiten oder löschen können. Im unteren Bereich sehen Sie die noch leere Tabelle, gleichsam eine Übersicht aller Projekte, die zu dieser Gruppe gehören (werden).
Um nun Projekte zur Projektgruppe hinzuzufügen klicken Sie während Sie sich in der Detailansicht der Projektgruppe befinden das globale +:
Im folgenden Dialog können Sie ein neues Projekt anlegen und damit gleich der Projektgruppe zuordnen:
oder ein bestehendes auswählen:
Der Toggle rechts oben entscheidet welche der beiden Möglichkeiten gewünscht werden.
Wichtig: Wenn Sie bestehende Projekte auswählen, um Sie Teil einer neuen Projektgruppe werden zu lassen, werden Sie bei einer als synchronisierte Gruppe nach dem Klick auf den Speicher Button in obigem Dialog gefragt, in welche Phase die Projekte (und damit die gesamte Gruppe) verschoben werden soll:
Diesen Dialog kennen Sie wahrscheinlich schon vom Verschieben eines Projektes innerhalb der Projektdetailansicht, bzw. aus der Übersicht, wenn Sie den >> Doppelpfeil geklickt haben.
Sie können an dieser Stelle nicht nur die Phase wählen, sondern auch den Projektberater aller hinzugefügten Projekte wechseln. Wenn Sie das Beraterfeld leer lassen, bleiben die bisherigen Berater den Projekten zugeordnet.
Wir haben nun die Projekte in die Phase Qualifizierung verschoben:
Sie sehen anhand der Spalte Phasenupdate, sowie durch die blau markierte Phase, dass zwar alle Projekte in der zweiten Phase sind, aber nur das erste Projekt in der Liste war zu diesem Zeitpunkt bereits in der dritten Phase bzw. wurde durch die Aktion in die zweite Phase verschoben (Phasenupdate fand vor 0 Tagen statt). Die anderen waren bereits in der zweiten Phase.
Abschliessend noch die wichtigsten Unterschiede zwischen den unterschiedlichen Eigenschaften der Projektgruppen:
Synchronisierte Projektgruppe
Automatisierte Aufgaben, die beim Verschieben einer Projektgruppe in eine andere Phase aufpoppen, sind nur einmal zu erledigen, egal wie viele Projekte in dieser Projektgruppe enthalten sind.
Werte die in die Detailansicht eines Projekts über diese Aufgabe eingetragen werden, werden in alle Projekte in das entsprechende Feld eingetragen.
In der Projektübersicht verhalten sich synchronisierte Gruppen wie Projekte und können per Drag und Drop - mit all ihren Teilprojekten - verschoben werden.
Nicht synchronisierte Projektgruppen
Nicht synchronisierte Projektgruppen hingegen erkennt man lediglich daran, dass die einzelnen Projekte, die ja in unterschiedlichen Phasen und / oder Prozessen sein können, mit einem Büroklammernsymbol in der Übersicht gekennzeichnet sind. D.h. das Arbeiten mit den Teilprojekten ist vergleichbar mit dem des Einzelprojekts.
Konkurrierender Gruppentyp
Diese Eigenschaft ist mit der Eigenschaft der Synchronisation kombinierbar. Konkurrierende bedeutet, dass nur ein Projekt gewinnen kann. Und so wird, wenn ein Teilprojekt in die gewonnene Projekte Phase verschoben wird, von SELLSATION nachgefragt, ob die anderen Projekte in die Phase verlorene Projekte verschoben werden soll. Im Fall der synchronisierten Gruppe würde bei Verschiebung der gesamten Gruppe die Frage nach dem Gewinner aus der Menge der Teilprojekte gestellt werden, und ob die anderen Projekte zugleich nun als verloren gelten.
Ergänzender Gruppentyp
In diesem Fall können per Definition alle Projekte für sich gewonnen werden. Synchronisierte Gruppen werden gemeinsam gewonnen, also zu einem Zeitpunkt. Die Teilprojekte einer nichtsynchronisierten Gruppe müssen einzeln zum Erfolg geführt und in die Phase gewonnene Projekte verschoben werden.
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