Export von in SELLSATION enthaltenen Daten

In diesem Beitrag sehen Sie wie in einfachen Schritten Kunden- und Ansprechpartnerdaten, sowie Projektdaten aus SELLSATION exportiert werden können. Voraussetzung dafür ist, dass Sie berechtigt sind, das Import/Export Menü zu verwenden.

Bevor wir uns mit dem tatsächlichen Export auseinandersetzen eine kurze Erklärung des Konzepts der Exportfunktion:

Bei SELLSATION besteht der Export aus zwei Komponenten:

• Die Exportkonfiguration - diese ist eine Zusammenstellung von Datenfeldern, deren Inhalte exportiert werden sollen. Man kann sich das als die Kopfzeile mit den Feldnamen einer Tabelle vorstellen. Zum Beispiel wäre eine einfach Exportkonfiguration zum Export von Kundendaten etwa diese:

• Die Filtereinstellungen - mit den Filterkriterien schränken Sie die selektierten Daten ein. 

Wichtig: Beachten Sie bitte, dass die nur Exportkonfigurationen gespeichert werden können, bzw. auch die Importkonfigurationen, die Sie u.U. für den Import bereits gespeichert haben als Exportkonfigurationen verwendet werden können. Die Filtereinstellungen können nicht gespeichert werden. Wenn Sie keine Kriterien zum Filtern angeben, werden alle Daten auf die Sie Zugriff haben exportiert.

Export

Wechseln Sie dazu in das Administrationsmenü und wählen Sie den Punkt Adressenimport / -export:

Anschliessend wählen Sie den Menüpunkt Export:

Oben rechts befinden Sich zwei Buttons:

• Vorschau - dieser Button bietet eine Vorschau der durch die Filterkriterien eingeschränkten Auswahl Ihrer Daten und dient zur Bewertung der angewandten Filterkriterien. Es werden lediglich Mengen der selektierten Daten mit minimalen Attributen (Kundenname, Projektname etc) angezeigt. 
• Daten exportieren - damit werden die gefilterten Daten unter Anwendung der Exportkonfiguration exportiert und auf Ihren Computer runtergeladen. In der Regel finden Sie die Daten im allgemeinen Download Ordner. 

Darunter sehen Sie drei Sektionen Step 1 - Step 3

Step 1 - Exportkonfiguration:

Wie eingangs beschrieben, dient die Exportkonfiguration zur Zusammenstellung der "Spalten" Ihrer Exporttabelle (CSV - File). 

Mit Hilfe des Dropdown können Sie nun eine der gespeicherten Konfigurationen auswählen. Wenn Sie die ausgewählte Konfiguration bearbeiten oder verändern wollen, klicken Sie bitte auf das Bearbeitensymbol rechts daneben. Für eine neue Konfiguration klicken Sie auf das + ganz rechts.

Der folgende Dialog dient zum Bearbeiten oder Anlegen einer Konfiguration:

Im linken Block sehen Sie alle Ihre bzw. für Sie freigegebenen Exportkonfigurationen. Sie können Sie per Klick auf die Richtungspfeile untereinander Verschieben. 

Der mittlere Block dient dazu die Konfiguration entweder nur für Sie, oder für bestimmte oder alle Benutzer freizugeben. 

Der rechte Block zeigt nun die tatsächlich ausgewählten Datenfelder, die von oben nach unten als Datenspalten von links nach rechts im Export aufscheinen werden. Um neue Felder hinzuzufügen suchen Sie das entsprechende Feld im Dropdown, selektieren es und klicken anschliessend auf das +, um es zur Konfiguration hinzuzufügen.

Hinzufügen, Entfernen bzw. Verschieben von Feldern innerhalb einer Konfiguration

Betrachten wir den rechten Block etwas genauer.

Hinzufügen von Feldern:

Um Felder zu Ihrer Konfiguration hinzuzufügen klicken Sie bitte auf das DropDown Feld oben:

Nun können Sie den Feldnamen entweder durch Scrollen suchen oder durch Eintippen des Feldnamens die Liste der Felder soweit einschränken, dass die Auswahl keine Zweifel mehr offen läßt. Etwa wie in obigem Beispiel "Ch", schränkte die Auswahl soweit ein, dass nur noch das Feld Chance zur Auswahl übrig blieb.

Verschieben der Felder:

Die Reihenfolge der Felder kann durch Klick auf die Richtungspfeile oder durch Drag and Drop mit der Maus geändert werden.

Löschen von Feldern:

Zum Löschen klicken Sie auf das "x" rechts neben den Richtungspfeilen.

Speichern der Export Konfiguration

Am rechten unteren Rand sehen Sie die beiden Buttons "Speichern unter" und "Speichern".

Klicken Sie auf Speichern unter, wenn Sie den Namen der geöffneten Konfiguration ändern wollen und als "Kopie" (mit neuem Namen) speichern wollen. Speichern unter demselben Namen können Sie durch Klick auf den Speicher Button.

Step 2 - Auswahl des Export Typs

Wir verstehen unter Export Typ, den Ausgangsinformationsbereich. Dieser kann:

• Exportieren von Projekten
• Exportieren von Kunden oder
• Exportieren von Ansprechpartnern 

sein. Zur Erklärung des Unterschieds hier ein kleines Beispiel:

Nehmen wir an wir haben zwei Kunden, wovon einem ein Projekt zugeordnet ist. Dem zweiten Kunden sind drei Ansprechpartner zugeordnet und einer der Ansprechpartner ist auch noch dem Projekt zugeordnet. Zusätzlich haben wir einen Ansprechpartner in unserer Datenbank, der weder einem Kunden noch einem Projekt zugeordnet ist:

Vereinfacht dargestellt, könnte die kombinierte Tabelle unseres Datenbestands etwa so aussehen.

Wähle ich nun als Export Typ "Export von Projekten" (Ausgangsinformationsbereich - Projekte), würde ich folgendes Resultat bekommen, ohne auch nur ein Filterkriterium eingesetzt zu haben:

Warum? Weil wir zunächst nach allen Projekten suchen, die den Kriterien entsprechen. Anschliessend werden die mit den gefundenen Projekten verknüpften Kunden und Ansprechpartner gesucht, wobei hier die entsprechenden Filterkriterien (Kunden- und Ansprechpartnerkriterien) angewendet werden.

In ähnlicher Weise funktioniert es mit dem Typ "Export von Kunden" und "Export von Ansprechpartnern". Der letzte Fall wäre die einzige Möglichkeit alle Ansprechpartner (also auch jenen, der weder Kunden noch Projekt zugeordnet ist) zu exportieren. 

Step 3 - Filter oder direkte Auswahl

Hier finden Sie die Möglichkeiten zur Selektion der Daten, die exportiert werden sollen:

Möglichkeit 1: Sie können einzelne Kunden oder Projekte zum Export manuell auswählen. Klicken Sie dazu oben rechts auf "Auswahlfilter nutzen um Projekte auszuwählen" und wählen Sie "Projekte oder Kunden direkt auswählen":

Anschliessend können Sie durch Eingabe von Kunden- oder Projektname einzelne Kunden oder Projekte auswählen:

Möglichkeit 2: Benutzen Sie den Filter, um alle Kunden bzw. Projekte zu selektieren, die bestimmten Kriterien entsprechen:

Entscheiden Sie über die Auswahl oben, ob Sie Kunden- oder Projektdaten exportieren wollen. In den Bereichen darunter können Sie Filterkriteren für die jeweilige Entität (Kunde oder Projekt) eingeben, um die zu exportierenden Daten zu selektieren. 

Klicken Sie auf Vorschau, um die Selektion vorab zu überprüfen und Daten exportieren, wenn Sie mit der Selektion zufrieden sind. Die Exportdatei wird von SELLSATION vorbereitet und auf Ihre Festplatte heruntergeladen. In der Regel werden die exportierten Daten im Downloadfolder Ihres Computers gespeichert. Das Dateiformat ist CSV.