Währungen und Verwaltung von Umrechnungskursen

Mit SELLSATION können Sie monetäre Informationen in unterschiedlichen Währungen erfassen, aber auch anzeigen lassen. Jeder Benutzer hat die Möglichkeit sich alle währungsbasierten Werte in der jeweils ausgewählten Währung anzeigen zu lassen. 

Voraussetzung ist zum einen, dass das Währungsmodul aktiviert ist und dass die gewünschte Währung angelegt ist. Weiters müssen für den jeweiligen Zeitpunkt die korrekten oder offiziell für Ihr Unternehmen vereinbarten Wechselkurse aktualisiert sein.

Aber nun Schritt für Schritt.

Sobald das Währungsmodul für Ihren Mandanten aktiviert ist sehen Sie in der SELLSATION Administration einen Admin Punkt Währungen:

 

 

Die Währungsadministrationsseite wird geöffnet:

 

 

Auf dieser Seite gibt es zunächst zwei Bereiche, die von Bedeutung sind:

• Die Basiswährung für die Ihr Mandant eingerichtet ist und
• Das Datumsfeld, oben rechts, das dazu dient für alle eingerichteten Währungen für einen bestimmten Tag die an diesem Tag gültigen Wechselkurse zu sehen.

Das Konzept

Bei der Entwicklung des Währungsmoduls stand zu Beginn die Überlegung, dass es für kein Unternehmen administrierbar ist, die Wechselkurse in Echtzeit anzupassen. Vielmehr werden in international agierenden Unternehmen Wechselkurse vom Finance Department für bestimmte Zeitintervalle festgelegt, etwa für einen Monat oder sogar ein Quartal.

So könnte etwa die Liste der Wechselkurse für den US Dollar gegenüber dem Euro (Basiswährung) so aussehen:

Gültig bis	US Dollar	Euro
31.01.2021	1	0,9
28.02.2021	1	0,87
31.03.2021	1	0,88
...	...	...

 

Das heißt für Werte die für einen Zeitraum bis 31. Jänner 2021 bewertet werden müssen zieht SELLSATION den Umrechnungskurs 0,9 in betracht. D.h. 1 US Dollar wird mit dem Faktor 0,9 multipliziert und ergibt dann den Betrag in Euro.

Werte für den Zeitraum von 1. - 28. Februar 2021 berechnet werden sollen, werden mit 0,87 multipliziert, um den Euro Wert zu erhalten.

Auf der anderen Seite wollten wir die Verwaltung von Wechselkursen so einfach wie möglich gestalten und haben uns entschieden die Intervalle der Gültigkeit nur mit Ihrem Enddatum zu begrenzen. Das heißt bei Anlage einer Währung im System wird ein Wechselkurs von 1 bis zum Ende der Zeit eingetragen (= 31.12.9999). Damit ist sichergestellt, dass es in der gesamten Zeitreihe keinen Zeitpunkt ohne gültigen Wechselkurs gibt. 

Im nächsten Schritt werden Sie die unterschiedlichen Wechselkurse für die künftigen Perioden eingetragen, und zwar so wie oben in der Tabelle beschrieben.

Angenommen wir befinden uns im 3. Quartal 2020 und wollen die Wechselkurse für das 1. Quartal 2021 eintragen. Von unserer Finanzabteilung haben wir die geplanten Wechselkurse bis Ende März erhalten. Für die Zeit danach gibt es noch keine prognostizierten Wechselkurse Wenn wir unsere Daten nun wie in der Tabelle angegeben für die ersten drei Monate erfassen, gilt für alle Werte deren Effektivitätzeitpunkt im April oder danach liegt, zieht SELLSATION den "Grund"Wechselkurs von 1 zur Berechnung heran.

Natürlich können auch Änderungen der Wechselkurse für bereits eingetragene Intervalle erfolgen.

 

Anlegen einer Währung

SELLSATION ermöglicht Ihnen bei der Anlage von Währungen sowohl die Auswahl von Standardwährungen, als auch die Möglichkeit eigene Währungsnamen und Symbole zu wählen. Dies könnte hilfreich sein, wenn es, wie in manchen Unternehmen üblich, für die Planung eine fiktive Währung zu verwenden, in deren Wechselkurs eine "Sicherheitsmarge" eingerechnet ist. Das tatsächliche Reporting erfolgt dann aber in der "echten" Währung zu vereinbarten Kursen.

Um eine neue Währung anzulegen navigieren Sie zum globalen + und wählen da die Option + Währung. Beachten Sie bitte, dass Sie dazu auf der entsprechenden Administrationsseite sein müssen:

 

 

Im folgenden Dialog können Sie nun die Währungsparameter eingeben.

Fall 1 - Auswahl einer Standardwährung

In diesem Fall muss die Option Vordefinierte Währung benutzen ausgewählt sein:

 

 

Das darunterliegende Dropdown Feld dient zur Auswahl einer vordefinierten Währung. Wir haben uns bemüht alle existierenden Währungen mit Name, Währungscode und -symbol zu erfassen. Die Felder Name, Code und Symbol, werden automatisch übernommen.

Fall 2 - Anlage einer nicht existierenden Währung

In diesem Fall bleibt die Checkbox nicht angehakt, wobei das Auswahldropdown nicht angezeigt wird, und die Felder Name, Code und Symbol nun zur Eingabe zur Verfügung stehen und manuell von Ihnen befüllt werden müssen:

 

 

Im weiteren werden wir eine vordefinierte Währung in unserem Mandanten anlegen.

Wir wollen den Schweizer Franken in unserem System anlegen:

 

 

1. Wir markieren die Option Vordefinierte Währung benutzen
2. Die darunter liegenden Felder werden automatisch ausgefüllt
3. Das Umrechnungsfundament wird mit einem Wechselkurs von 1 bis zum 31.12.9999 vorgeschlagen. Wir können dieses durch Klick auf das X in dieser Zeile löschen und in der Zeile darunter ein neues Fundament definieren. Etwa einen Umrechnungskurs von 0.9 bis zum selbigen Datum, oder auch ein anderes das weit genug in der Zukunft liegt.
4. Das + Zeichen rechts neben der Zeile zur Eingabe des Wechselkurses und dem Ende der Gültigkeit muss jetzt zum Hinzufügen der Werte angeklickt werden. 
5. Weitere Eingaben und deren Gültigkeitsende können jetzt in gleicher Weise erfasst werden.
6. Ausführungsdatum - dies Betrifft den Ausführungszeitpunkt des "Hintergrund" Jobs, der diese Aktionen innerhalb SELLSATION ausführt. Er ist automatisch so gewählt, dass der Job am nächsten Tag um 0:00 Uhr ausgeführt wird. Sie können den Zeitpunkt aber überschreiben, sodass er schon früher gestartet wird.

Folgendes Bild ergibt sich, wenn wir die oben beschriebenen Eingaben tätigen:

 

 

Wir haben - wie oben ersichtlich - zunächst den Grundwechselkurs bis zum Ende der Zeit für gültig erklärt und anschliessend für die Monate Jänner, Februar und März die vereinbarten Wechselkurse eingetragen. 

Wenn wir jetzt auf den Speicher Button klicken, wird unser Auftrag gespeichert und zum eingegebenen Zeitpunkt ausgeführt. Wenn Auftrag erledigt ist sehen wir auf der Seite folgendes Bild:

 

 

Oben rechts ist das Eingabefeld für die Abfrage, welcher Wechselkurs an diesem Tag gültig ist (hier der 01.12.2020).

Darunter die Tabelle mit den konfigurierten Währungen, der an dem Tag gültigen Wechselkurs (hier 0,87) und das Ende der Gültigkeit (hier 30.01.2021).

Die untere Tabelle zeigt die Historie der ausgeführten Währungsaufträge.

Zur Erklärung noch ein Hinweis: Wir haben unseren Grundwechselkurs mit 0,9 angegeben. Aber da wir unseren erste Kurs, der am 31. Jänner 2020 ausläuft mit 0,87 angegeben haben, gilt für die Zeit vor dem 31. Jänner 2020 der Kurs von 0,87. Wenn wir das Datum oben rechts auf den 15. Februar 2021 legen ergibt sich folgendes Bild:

 

 

Bearbeiten einer Währung und deren Wechselkursen

Wenn Sie weitere Wechselkurse oder bestehende verändern wollen, klicken Sie bitte in der entsprechenden Zeile in der Tabelle der existierenden Währungen auf das Bleistiftsymbol:

 

 

Klicken Sie das x rechts neben den "Intervallen", die Sie nicht mehr benötigen. Die Felder unten mit Kurs und Datum (und Plus) dienen zur Eingabe von neuem Kurs und dessen Gültigkeit. Natürlich können Sie dabei auch mehrere Kursintervalle angeben. Sobald Sie das + daneben betätigen, um neue Kurse zu erfassen kommen weitere bekannte Felder dazu:

 

 

Im Bild oben wurde der Eintrag für März zunächst gelöscht und ein neuer eingetragen und mit + bestätigt, zusätzlich wurde ein Eintrag für den April angelegt. Sie sehen auch, dass die Felder für Ausführungsdatum und Kommentar hinzugekommen sind.

Klicken Sie auf Speichern um den Auftrag zu erteilen. 

 

Löschen einer angelegten Währung

Wenn Sie eine Währung gänzlich aus dem System löschen wollen, können Sie das von der Übersicht der eingerichteten Währungen aus tun:

 

 

Das X in der Liste oben ist in diesem Fall zu klicken und der folgende Dialog erscheint:

 

 

Tragen Sie den gewünschten Ausführungszeitpunkt ein und klicken Sie auf den OK Button.

Die Option Währung ersetzen dient dazu die zu löschende Währung durch eine der anderen konfigurierten zu ersetzen.