SELLSATION Outlook Integration: SELLSATION Add-In für Outlook und Kalendersynchronisation

Mit dem SELLSATION Add-In für Outlook können Sie E-Mails direkt aus Ihrem Outlook Posteingang SELLSATION Kunden oder Projekten zuordnen. Sie können diese Zuordnungen auch speichern, sodass E-Mails beim Öffnen automatisch den gespeicherten Daten zugeordnet und synchronisiert werden.

Darüber hinaus können Kalendereinträge in beide Richtungen, also vom SELLSATION Kalender in den Outlook Kalender und umgekehrt synchronisiert werden. Auch hier gilt, dass die Zuordnung von Kalendereinträgen zu SELLSATION Datensätzen einfach aus Outlook vorgenommen werden kann.

Bevor wir uns der Funktionsweise widmen, wollen wir auf die Voraussetzungen für die Verwendung des Add-Ins eingehen.

 

Systemvoraussetzungen für das SELLSATION Add-In für Outlook

Das SELLSATION Add-In für Outlook wurde für Anwender von Office 365 von Microsoft entwickelt und kann in Verbindung mit folgenden Produkten von Microsoft verwendet werden:

• Outlook 2016 oder höher auf Mac
• Outlook auf Mac (Microsoft 365)
• Outlook auf Windows (Microsoft 365)
• Outlook im Web

Eine sogenannte Hybridinstallation mit einem Unternehmenseigenen Microsoft Exchange Server ist möglich, die Voraussetzung dafür ist die Verwendung von Microsoft Exchange Server 2016 oder höher. 

 

Installation des SELLSATION Add-In's für Outlook

Das Add-In kann über den Microsoft App Store unter https://appsource.microsoft.com oder über die entsprechenden Menü Befehle innerhalb von Office 365 heruntergeladen werden. Suchen Sie im Suchfeld der verfügbaren Applikationen für Office 365 nach SELLSATION und laden Sie das Add-In herunter:

Sollten Sie noch nicht mit Ihrer UserID bei Office 365 angemeldet sein, werden Sie nach dem Klick auf den Button "Jetzt herunterladen" dazu aufgefordert. Das Add-In wird nicht auf Ihrem lokalen Computer installiert, da es sich um ein serverseitiges Add-In handelt.

 

Vorbereitungen zur Verwendung des Add-In's

Um das Add-In verwenden zu können, müssen SELLSATION und Outlook einander "kennenlernen". D.h. Sie müssen SELLSATION erlauben Daten aus Outlook zu lesen und auch in Ihrem Outlook zu schreiben, sowie Outlook erlauben in Ihren SELLSATION Daten zu schmökern. Den Vorgang des gegenseitigen Kennenlernens nennen wir im Folgenden einloggen.

 

Einloggen von SELLSATION in Outlook

Navigieren Sie dazu zum Menüpunkt Administration auf dem linken Navigationsbalken auf Ihrem SELLSATION Bildschirm:

Hier wählen Sie die Funktion Apps & Integrationen. Anschliessend wählen Sie Office 365 im linken Navigationsbalken:

 

 

Nachdem Sie auf Anmelden geklickt haben wird eine Microsoft Office 365 Login Maske angezeigt. Hier müssen Sie mit Ihren Office 365 Login Credentials einloggen:

 

 

Wenn Sie erfolgreich eingelogged haben, werden Sie wieder zu SELLSATION weitergeleitet und Sie müssen nun bestimmen welchen Outlook Kalender Sie mit SELLSATION synchronisieren wollen.

 

 

Wählen Sie einen Ihrer bestehenden Outlook Kalender aus oder erstellen Sie einen neuen für die Synchronisation der SELLSATION Kalendereinträge.

 

Einloggen von Outlook in SELLSATION

Um in umgekehrter Richtung ebenfalls die Synchronisation zu ermöglichen öffnen Sie Outlook. Wir zeigen es hier anhand der lokalen Applikation Microsoft Outlook auf einem Windows 11 Computer:

 

 

Im Bild oben ist kein E-Mail ausgewählt, daher wird das SELLSATION Icon im oberen Band nur ausgegraut dargestellt. Wählen Sie ein E-Mail aus Ihrem Posteingang durch Klick aus:

 

 

Nun wird das SELLSATION Icon im oberen Band mit Farbe erfüllt und sobald Sie das Icon anklicken wird das Add-In am rechten Rand geöffnet. Klicken Sie nun Login:

 

 

Geben Sie hier nun Ihre Login Credentials ein und wenn es Ihr persönlicher Computer ist, markieren Sie die Checkbox "stay logged in", sodass Sie nicht jedes mal von neuem einloggen müssen.

 

Übertragen von E-Mails in die Timeline Ihrer SELLSATION Daten

E-Mails können mit Hilfe des Add-In's direkt aus dem Outlook Posteingang in die Timeline Ihrer Kunden oder Projekte übertragen werden. Die übertragenen E-Mails bleiben in SELLSATION gespeichert, auch wenn sie in Outlook gelöscht werden. D.h. es handelt sich nicht um eine Verknüpfung, sondern eine tatsächliche Kopie.

Nach dem erfolgreichen Login können Sie im Add-In nach Ihren SELLSATION Daten suchen und die Übertragung beginnen:

 

 

Geben Sie im Suchfeld oben rechts den Begriff, wie Kundenname oder Projektname ein. Klicken Sie nun auf die Lupe oder drücken Sie die Enter Taste. Danach werden Kunden und Projekte aufgelistet, die diesem Suchbegriff entsprechen.

Wichtig: Sie erkennen Kundendaten an der orangefarbigen und Projekte an der türkisfabigen Markierung, bzw. an der Typenbezeichnung innerhalb der Markierung. 

Mit dem + rechts in der jeweiligen Zeile können Sie die Verknüpfung herstellen:

 

 

Im unteren Fenster des Add-In's wird die aktuell ausgewählte Verknüpfung angezeigt. Die grüne Erfolgsmeldung zeigt, dass das E-Mail nun übertragen wurde.

Wechseln wir nun zu SELLSATION und öffnen das ausgewählte Projekt, sehen wir in dessen Timeline den E-Mail Eintrag, der eben übertragen wurde. Der Eintrag kann mit dem Pfeilsymbol aufgeklappt werden, sodass der Inhalt des E-Mails zu sehen ist:

 

 

Hinweis: Sie können die Zuordnung von E-Mails eines bestimmten Absenders zu SELLSATION Daten auch permanent einrichten. Somit wird immer wenn Sie ein neues E-Mail dieses Absenders in Ihrem Posteingang anklicken, das E-Mail in die Timeline des zugeordneten Kunden oder Projekt übertragen. Um dies zu tun klicken Sie im Add-In im Fenster der ausgewählten Zuordnung auf Auto. 

 

 

Eingerichtete automatische Zuordnungen erkennen Sie daran, dass der Auto Button grün ist. Um die automatische Zuordnung zu widerrufen, klicken Sie auf den grünen Auto Button. Damit wird nur die permanente Zuordnung aufgehoben, nicht aber das E-Mail aus der Timeline gelöscht. 

Um das zu tun, klicken Sie auf das X neben der Zuordnung.

 

Synchronisation der Kalendereinträge zwischen SELLSATION und Outlook

Die Übertragung der Kalendereinträge von SELLSATION in Ihren Outlook Kalender erfolgt automatisch, ohne weiteres Zutun.

Gleiches gilt für die Kalendereinträge, die Sie in Outlook eingetragen haben.

Hinweis: die Kalendereinträge, die von Outlook nach SELLSATION übertragen werden sind keinen SELLSATION Daten zugeordnet. Wenn Sie dies wünschen müssen Sie die Zuordnung in analoger Weise im Add-In vornehmen.

Zuordnung von Outlook Kalendereinträgen zu SELLSATION Daten

Öffnen Sie den Kalendereintrag im Outlook Kalender:

 

 

Auch hier sehen Sie das SELLSATION Add-In Icon. Um eine Zuordnung einzurichten klicken Sie auf das Icon:

 

 

Geben Sie in das Suchfeld den Suchbegriff ein und drücken Sie die Enter Taste oder Klicken Sie auf die Lupe. Es werden wieder alle SELLSATION Daten aufgelistet, die diesem Begriff entsprechen. Klicken Sie auf das + rechts neben dem Datensatz den Sie verknüpfen wollen.

Die Verbindung wird in diesem Fall oberhalb des Suchfeldes angezeigt. Der Grund ist, dass es für Kalendereinträge aus Outlook nicht möglich ist mehr als eine Zuordnung abzulegen.

 

Die Zuordnung von Kunden oder Projekten erfolgt über den Versand der Meeting Einladung. Sie sehen im Bild oben die eindeutige Mail Adresse des ausgewählten Projekts. 

Wichtig: Wird die Meeting Einladung nur gespeichert, aber nicht versandt, wird die Zuordnung in SELLSATION nicht hinterlegt.

Wechseln wir nun zu SELLSATION und öffnen den zugeordneten Kalendereintrag sehen wir, dass dieser dem Projekt "Chancen Management Consulting" zugeordnet wurde. Sie sehen oben rechts den Button der Sie durch Klick direkt in das Projekt navigieren lässt, bzw. weiter unten die Zuordnung Projekte - Chancen Management Consulting: