Datenstruktur

SELLSATION kann in vielen Bereichen an die Bedürfnisse Ihrer (Verkaufs)Organisation angepaßt werden. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit Anpassung der Datenstruktur, um all jene Information speichern zu können, die Sie für Ihr Unternehmen zur Erfüllung Ihrer vertrieblichen Aufgaben benötigen.

Navigieren Sie als privilegierter Benutzer - Administrator - innerhalb der SELLSATION Administration auf das zweite Icon - Kundendaten:

Grundsätzlich unterscheidet man Stammdaten - wie Kunden- oder Ansprechpartnerinformationen, und Transaktionsdaten - wie Verkaufsprojektinformationen oder Aktivitäten (Besprechungen, Anrufe, Notizen etc). 

SELLSATION bietet in der Grundversion eine Vielfalt von Feldern, um die wichtigsten Informationen verarbeiten zu können. Diese "Standard" Felder, wie wir es nennen, können bei Bedarf aktiviert werden, bzw. wenn sie nicht benötigt werden auch deaktiviert werden. Auf diese Weise bleibt SELLSATION so übersichtlich und simpel zu bedienen wie möglich.

Darüberhinaus können Sie für die jeweiligen Informationsbereiche sogenannte benutzerdefinierte Felder der Datenstruktur auf vielfältige Weise hinzufügen. Wir werden uns in weiterer Folge auch die Möglichkeiten zur Zugriffsteuerung für diese benutzerdefinierten Felder ansehen. 

Standard Datenfelder - Datenstruktur

Um die Datenstruktur bearbeiten zu können navigieren Sie zum Menüpunkt "Datenstruktur" (beim öffnen der Funktion "Kundendaten", wird diese als erstes geladen.

Die drei markierten Bereiche im obigen Bild bedeuten:

• Mit Hilfe des oberen Dropdowns können Sie festlegen, ob SELLSATION nur für Firmen (B2B) oder nur für Privatkunden (B2C) eingerichtet werden soll. Weiters können Sie hier auch festlegen, ob SELLSATION für beide Kundenklassen eingerichtet werden soll und welche Klasse für Sie überwiegt. Dies hat darauf Auswirkung, wie die Eingabemaske für Kundendaten geöffnet wird.
• Die Option darunter ermöglicht - insbesondere für B2B Anwendungen - dass im Hauptmenü Kunden ein Menüpunkt Ansprechpartner oder Kontaktpersonen zu sehen sein wird. In diesem Fall gibt es also auch eine Übersicht, die nur Kontaktpersonen bzw. Privatkunden anzeigt. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall jede Kontaktperson auch als Kunde fungieren kann, d.h. Verkaufsprojekte können auch Kontaktpersonen zugeordnet werden. 
• Die unteren markierten Reiter dienen zur Auswahl der zu bearbeitenden Informationsbereiche.

Um Standardfelder, die SELLSATION vorsieht zu aktivieren, können im darunter liegenden Bereich bestimmte Felder angehakt werden, oder nicht. Im Bild unten sehen sie einen kleinen Ausschnitt der Standardfelder in der Daten"Sektion" Kontaktdaten und Adressen des Informationsbereich "Kunden":

In unserem Fall sind beide Kundenklassen aktiviert, daher sehen wir links die Standardfeld-einstellungen für Firmenkunden und rechts die für Privatkunden. Hätten wir nur die B2B Kundenklasse ausgewählt, würde der Rechte Bereich nicht angezeigt werden.

Für Firmenkunden haben wir wie oben ersichtlich:

• Adresse
• UID Nummer
• Kundennummer
• Lieferadresse 

ausgewählt, wobei die Adresse und die UID Nummer als Pflichtfeld markiert ist, d.h. hier fordert SELLSATION vom Benutzer eine Eingabe, ohne die der Datensatz nicht abgespeichert werden kann.

Für Privatkunden hingegen sind nur:

• Adresse
• Kundennummer

ausgewählt, wobei nur die Adresse als Pflichtfeld hinterlegt ist. Die UID Nummer und die Lieferadresse wird demnach bei Privatkunden nicht angezeigt.

Sektionen für Standardfelder

Wie oben bereits erwähnt verwenden wir den Begriff Sektion, also Bereiche in denen Felder zusammengefasst werden. Diese Sektionen dienen als Reiter in den Detailansichten, mit denen der Benutzer arbeitet. 

Für Kunden sind folgende Sektionen vorgesehen:

• Kontaktdaten und Adressen
• Kundeninformationen
• Zahlungs- und Lieferinformationen

Für Projekte kennt SELLSATION lediglich Projektdetails und für Ansprechpartner gibt es auch nur die Sektion Ansprechpartner.

Benutzerdefinierte Felder, Sektionen und Container - Datenstruktur

Für all jene Fälle, in denen die Standardfelder nicht ausreichen, um Informationen zu Kunden, Ansprechpartner oder Projekten zu speichern bietet SELLSATION die Möglichkeit benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen. Wichtig ist dabei lediglich darauf zu achten, wo bzw. in welchem Bereich Sie die Felder hinzufügen. 

Für den Fall, dass Sie eine größere Anzahl von benutzerdefinierten Feldern benötigen, bietet SELLSATION für Kunden und Projekte die Bereiche:

• Benutzerdefinierte Kundeninformationen
• Benutzerdefinierte Projektinformationen an.

Anhand obiger Tabelle sehen Sie, dass Felder, die in diesen Bereichen angelegt werden, in den Detailansichten in eigenen Reitern dargestellt werden. Das ermöglicht es Ihren Benutzern die wichtigsten Informationen zu Kunden und Projekten im Hauptreiter auf einen Blick zu erfassen, ohne scrollen zu müssen, um z.b. die Timeline der Aktivitäten zu sehen.

Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern

Um Benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen gehen Sie bitte wie folgt vor:

Hinzufügen in den Sektionen:

• Kontaktdaten und Adressen
• Zahlungs und Lieferinformationen
• Projektdetails
• Ansprechpartner

Unterhalb der Auflistung aller Standardfelder dieser Sektion klicken Sie auf das "+" Zeichen. Dadurch wird ein neues benutzerdefiniertes Feld angezeigt:

Vergeben Sie jetzt einen Namen für dieses Feld und wählen Sie den Feldtyp aus (dazu ein eigener Abschnitt unten). Entscheiden Sie, ob dieses Feld ein Pflichtfeld sein soll und für den Fall, dass Sie mehrere Felder angelegt haben, können Sie die Reihenfolge der Felder verändern.

Hinzufügen von Feldern in den Sektionen benutzerdefinierte Kunden- / Projektinformationen

Wenn Sie in den jeweiligen Informationsbereichen Kunde oder Projekt hinunterscrollen, finden Sie den Bereich für die Anlage von sogenannten Containern.

Container sind benannte Gruppen von benutzerdefinierten Feldern, die wie oben erwähnt in jeweils einem eigenen Reiter dargestellt werden. Die Namen der Container dienen gleichsam als "Inhaltsverzeichnis" das es dem Benutzer ermöglicht rasch zu dem jeweiligen Container zu "springen". Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn für Ihren SELLSATION Mandant sehr viele benutzerdefinierte Felder in unterschiedlichen Containern angelegt wurden.

Wenn Sie auf das "+" Klicken um eine neuen Container anzulegen wird folgender Dialog geöffnet:

Vergeben Sie einen Namen, der die Gruppe der darin künftig enthaltenen Felder gut beschreibt.

Die Checkboxen darunter dienen zur Steuerung der Sichtbarkeit dieses Containers in Abhängigkeit von diversen Attributen. Diese sind für Kundendaten:

• Kundenkategorie
• Kundenart
• Rolle des Benutzers

Im Fall von Projektdaten sind diese:

• Kundenkategorie
• Kundenart
• Produktkategorie
• Rolle des Benutzers

Klicken Sie auf Übernehmen, um den Container anzulegen.

Im Bild oben sehen Sie den neu angelegten Container. Rechts aussen sehen Sie die üblichen Icons zum Verschieben (Pfeile), zum Bearbeiten (Bleistift) und zum Löschen (x) des Containers. Darunter das "+" ähnlich wie oben. Damit können Sie neue Felder in diesem Container Hinzufügen. 

Typen von benutzerdefinierten Feldern

Wenn Sie neue Felder hinzufügen, ist es wichtig zu entscheiden von welchem Datentyp dieses Feld sein soll. Verwenden Sie Text und mehrzeiligen Text für Informationen, nach denen Sie keine Auswertungen erstellen wollen. 

Auswahl und Mehrfachauswahl stellen sicher, dass Eingabefehler zur Kategorisierung ausgeschlossen werden, darüberhinaus dienen Auswahlfelder als mögliches Kriterium für Auswertungen.

Mit dem Typ Überschrift können Sie Felder innerhalb eines Containers besonders hervorheben und die Lesbarkeit für Ihre Benutzer erhöhen.

Die zur Verfügung stehenden Feldtypen sind:

• Zahl, um numerische Inhalte zu speichern.
• Datum
• Text, um kurze Texte zu erfassen.
• Mehrzeiliger Text, um längere Kommentare oder Beschreibungen zu speichern.
• Auswahl, auch bekannt als "Dropdown Feld", bei dem Sie Ihrem SELLSATION Benutzer bei der Eingabe von Werten die Auswahl von festgelegten Antwortoptionen bieten. Bei der einfachen Auswahl kann der Benutzer nur einen Wert auswählen.
• Mehrfachauswahl bietet ähnliche Möglichkeiten, allerdings kann der Benutzer mehr als nur einen Wert auswählen.
• Währung
• Checkbox
• Kundenauswahl (dies ist ein besonderer Fall und wird in einem gesonderten Artikel beschrieben).
• Überschrift als gestalterisches Element, um Datenfelder zu Gruppen zusammenzufassen. Die Überschriften zusammen mit der Anordnung der Felder erhöhen die Übersichtlichkeit und die Orientierung bei der Eingabe aber auch beim Lesen er Daten.
• Hyperlink um einen klickbaren Link zu einer Webadresse speichern zu können.