Kontaktmanagement

Kontaktpersonen können in SELLSATION unterschiedliche Verbindungen (Relationen) zu Kunden und Projekten haben. 

• Kontaktpersonen sind weder Kunden noch Projekten zugeordnet.
• Kontaktpersonen sind nur Projekten zugeordnet - Externe Kontakte
• Kontaktpersonen sind einem oder mehreren Kunden zugeordnet
• Kontaktpersonen sind einem Kunden und einem Projekt dieses Kunden zugeordnet
• Kontaktpersonen sind einem oder mehreren Kunden und einem Projekt eines weiteren Kunden zugeordnet - Externe Kontakte

Sie sehen, dass alle denkbaren Kombinationen und Notwendigkeiten abgebildet werden können. Um all diese Kombinationen für Sie als Benutzer möglichst einfach realisieren zu können, haben wir eine wesentliche Entscheidung getroffen - um entscheiden zu können, ob ein Ansprechpartner zu einem Kunden, einem Projekt oder sowohl zu Kunden als auch Projekt zugeordnet werden soll, ist es wichtig den übergeordneten Datensatz (ein Kunde oder ein Projekt) auszuwählen. Von diesem Datensatz ausgehend ordnet SELLSATION den Ansprechpartner entsprechend zu.

Hinzufügen von Kontaktpersonen zum Kunden (keine Projektzuordnung)

Um einen Ansprechpartner zu einem bestimmten Kunden zuzuordnen öffnen Sie die Detailansicht eines Kunden. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie navigieren zur Kundenübersicht und öffnen den Kundendatensatz durch Klick auf den Kundennamen, oder
• Sie navigieren zur Projektübersicht und öffnen das Projekt in der Projektdetailansicht. Zusätzlich müssen Sie am ersten Reiter, der gleichzeitig den Projektnamen anzeigt auf den Dropdown Pfeil klicken und im Dropdown "Kunde ohne Projekt" auswählen:

Die Kundendetailansicht, die Ihnen dann präsentiert wird sieht etwas anders aus als die Projektdetailansicht:

Um jetzt einen Kontakt zu diesem Kunden hinzuzufügen klicken Sie auf eines der beiden "+" Symbole:

• globales "+"
• das "+" über den Kontaktpersonen rechts

Der Dialog zum Hinzufügen eines Ansprechpartners wird geöffnet:

Um der unnötigen Anlage von Dubletten vorzubeugen ist die Default Einstellung für diesen Dialog Kontakt hinzufügen (Toggle oben rechts). Sie können über das Suchfeld nach bestehenden Kontaktpersonen suchen, oder die Liste über das Filterwerkzeug rechts neben dem Suchfeld einschränken. Die Liste der verfügbaren, bestehenden Kontaktpersonen zeigt Ihnen auch die bereits hinterlegten Kundenbeziehungen. Wählen Sie eine oder mehrere Personen aus und klicken Sie anschiessend auf den Speichern Button. Optional können Sie auch ein vom aktuellen Datum abweichendes Beginndatum eingeben. Dieses Datum wird in der sogenannten Beschäftigungshistorie der Person in der Kontaktpersonendetailansicht / Funktion Beschäftigungshistorie angezeigt. Diese Funktion bietet Ihnen bei entsprechend guter Datenpflege die Möglichkeit zusehen, bei welchen Unternehmen / Kunden die Person im Lauf der Zeit beschäftigt war:

Ist die Person, die Sie zum Kunden hinzufügen noch nicht in SELLSATION erfaßt worden, bzw. können Sie die Person nicht finden, schalten Sie die Funktion mit dem obigen Toggle auf "Neuen Kontakt erstellen" um. SELLSATION öffnet in diesem Fall den Dialog zum Erfassen einer neuen Kontaktperson:

Hinweis: unten links sehen Sie einen Button "vCard hierher ziehen". Hier können Sie die standardisierten elektronischen VCards per Drag and Drop ablegen und auch auf diese Weise einen neuen Kontakt anlegen.

Wichtig:  Sie haben jetzt einen neuen Kontakt nur beim Kunden angelegt. Im Dialog zur Anlage werden keine Auswahlfelder für Projektrollen angezeigt, da diese Zuordnung nur im Zusammenhang mit einem ausgewählten Projekt zur Verfügung steht.

Hinzufügen von Kontaktpersonen zu einem Projekt

In ganz ähnlicher Weise funktioniert es, wenn Sie eine Kontaktperson zu einem Projekt hinzufügen wollen. Zwei Wege bieten sich dafür an:

• Wählen Sie in der Detailansicht des Kunden ein Projekt über das Dropdown im ersten Reiter aus. Damit öffnet sich die Projektdetailansicht
• Navigieren Sie dazu innerhalb des Kundenmenüs zu Verkaufsprojekten oder - wenn konfiguriert - in den Bereich Leads. Öffnen Sie das gesuchte Projekt.

Wie Sie sehen können ist die Ansicht ähnlich der für die Kundendaten ohne Projekt, aber ergänzt um die Informationen rund um das Projekt (Projektdetails, Timeline, Ansprechpartner etc.). Auch hier können Sie das globale "+" oder das "+" oberhalb der Ansprechpartner klicken, um zu Ihrem Projekt bestehende oder neu zu erfassende Ansprechpartner hinzuzufügen. 

Der nun geöffnete Dialog wurde um eine Auswahl im oberen Toggle erweitert und Sie haben nun folgende Möglichkeiten:

• Neuen Kontakt erstellen - funktioniert ähnlich der oben beschriebenen Funktion mit dem Unterschied, dass der neue Ansprechpartner dem Projekt zugeordnet wird. Optional haben Sie hier auch die Möglichkeit, diesen Ansprechpartner gleich dem Buying Center des Projekts, sowie dem "aktiven" Kunden zuzuordnen. 
• Kontakt hinzufügen - funktioniert ebenso ähnlich der oben beschriebenen Funktion, wobei die Ansprechpartner aus Projektkundenbeziehungen oder aus allen verfügbaren Kontakten gewählt werden können. Letzteres bewirkt, dass diese Personen auch dem aktiven Kunden zugeordnet werden.
• Externen Kontakt hinzufügen - diese Funktion ist neu und bedeutet, dass Personen dem Projekt zuordnen, die als externe Kontakte kategorisiert in der Projektansprechpartnerliste geführt werden. Der praktische Anwendungsfall wäre, wenn der Kunde etwa zur Anschaffung von Produkten, die der Gegenstand des Verkaufsprojektes sind, einen externen Berater engagiert hat.

Um den externen Kontakt zu finden haben Sie die Möglichkeit den Kontakt zu suchen / filtern,

oder einen erfassten Kunden auszuwählen, um nach dessen Ansprechpartnern zu suchen und diese dem Projekt zuzuordnen:

Hinweis: Sie haben die Möglichkeit externe Kontakte sowohl nur als Person, als auch als Vertreter der Firma, der sie zugeordnet sind, zum Projekt hinzuzufügen. In folgenden Fällen wird der Kontakt als Vertreter der Firma hinzugefügt:

• Auswahl Kontakt: Wählen Sie im obigen Bild nicht den Namen des Kontakts, sondern die Zeile darunter (in unserem Beispiel geht es um Oliver Suttermann, der bei der Altran Deutschland GMBH beschäftigt ist), also die Altran Deutschland GmbH.
• Auswahl Kunde: In diesem Fall wird der Kontakt immer als Vertreter des ausgewählten Kunden hinzugefügt.

Wählen Sie allerdings im Fall "Auswahl Kontakt" direkt nur den Namen des Kontakts (Oliver Suttermann), wird dieser als Person ohne Firmenzuordnung als externer Kontakt zum Projekt hinzugefügt.

Hinzufügen von Kunden und Projekten zu Kontaktpersonen

Zugegeben der Titel dieses Abschnitts klingt etwas verkehrt, aber Sie können natürlich auch aus der umgekehrten Richtung diese Zuordnungen abbilden, nämlich von der Betrachtung der Kontaktperson aus. Dazu müssen Sie in die Detailansicht einer Kontaktperson wechseln.

Dies können Sie entweder durch Klick auf die Kontaktperson in der Kunden- bzw. Projektdetailansicht, oder sollte Ihr Mandant so eingerichtet sein, dass Sie im Kundenmenü den Menüpunkt Ansprechpartner zur Verfügung haben, durch Klick auf den Datensatz für den Ansprechpartner.

Im rechten oberen Eck der Ansprechpartnerdetailansicht befindet sich das Kontextmenü "...":

Mit dem letzten Menüpunkt "Ansprechpartner zu Kunde/Projekt zuordnen" können Sie nun zum geöffneten Ansprechpartner Kunden und / oder Projekte hinzufügen:

Mit dem Toggle oben können Sie wählen, ob nur eine Kunden- oder Projekt- und Kundenzuordnung geschaffen werden soll. Für die Kundenzuordnung können Sie ein Startdatum vergeben, das in der Zuordnungshistorie (Beschäftigungshistorie) zu sehen ist.

Lesen Sie weiter: Das SELLSATION Buying Center