Datenimport

In diesem Beitrag finden Sie alles Wissenswerte zum Thema Import von Daten in SELLSATION. Zunächst werden einige grundlegende Definitionen und Kenntnisse vermittelt. 

Wichtig: Wenn Sie mit dem Importvorgang von SELLSATION bereits vertraut sind, aber ein "Nachschlagwerk" zu den diversen Konventionen für die Benennung von Feldern und deren Inhalten benötigen Klicken Sie bitte hier: Grundlagen

Neues gleich zu Beginn

Wir haben den Import von Daten erweitert, sodass es nun noch bequemer ist Daten über die Import Funktion zu importieren. Dazu gehört, dass die Daten nun sowohl im CSV Format als auch als ExcelDatei importiert werden kann. 

Weiters ist neu, dass beim Import von Kunden- und Projektdaten, sowie im Fall des allgemeinen Imports, alle drei Informationsbereiche (Kunden-, Projekt- und Ansprechpartnerdaten) in einem Vorgang bestehende Daten aktualisiert und neue Daten hinzugefügt werden können.

Erklärung der Importfunktionen.

Berechtigte Benutzer finden den Datenimport im Menüpunkt Administration unten links im Navigationsbalken:

Sobald die Importseite geöffnet wurde, können Sie durch Klick auf den Button 

Ihre vorbereitete Import Datei laden. Sobald die Datei fertig geladen ist, können Sie die Importeinstellungen vornehmen:

Importmodus

Innerhalb des Importmoduls können folgende Informationsbereiche bzw. Entitäten importiert werden:

• Kundendaten
• Verkaufsprojektdaten (Projekt)
• Ansprechpartnerdaten (Kontaktpersonen)

SELLSATION bietet sowohl die Möglichkeit Daten aller drei Informationsbereiche kombiniert in einer Datei, als auch jeden Bereich in einer separaten Datei zu importieren. Der kombinierte Modus bietet sich an, wenn Sie z.B. von einem externen System eine Datei mit Kunden- und Ansprechpartnerdaten erhalten. So können Sie in einem Durchgang beide Informationsbereiche gleichzeitig importieren und SELLSATION stellt sicher, dass die Ansprechpartner den Kunden zugeordnet werden. Dabei ist es nicht notwendig, dass in der Importdatei Daten aus allen drei Bereichen enthalten sind. Wenn, wie im obigen Beispiel, nur Kunden- und Ansprechpartnerdaten enthalten sind, erkennt SELLSATION, dass die Importdatei keine Projektdaten enthält.

Wie? Der Trick ist im Grunde simpel. Durch das sogenannte Daten Mapping (also die Zuordnung von Spalten Ihrer Importdatei zu SELLSATION Datenfeldern) werden Projekte nur dann importiert, wenn Projektdatenfelder "gemapped" werden. Ist das nicht der Fall, geht SELLSATION davon aus, dass keine Projektdaten importiert werden müssen.

Gleiches würde für die Ansprechpartnerdaten gelten, wenn Sie beispielsweise nur Kunden- und Projektdaten importieren wollen und alles in einer Daten zur Verfügung gestellt bekommen.

Selbstverständlich können Sie aber auch jeden Informationsbereich für sich importieren:

Wenn Sie nur Kundendaten importieren wollen, wählen Sie den Modus Kunde. In diesem Fall erwartet SELLSATION nur Kundeninformationen und bietet auch nur Kundendatenfelder für das Mapping an.

Gleiches gilt in analoger Weise für die beiden weiteren Modi:

 

Mapping (Zuordnung von Spalten der Importdatei zu SELLSATION Datenfeldern)

Wie oben bereits erwähnt, kann der Importvorgang erst dann gestartet werden, wenn die Inhalte Ihrer Importdatei Datenfeldern von SELLSATION zugeordnet werden. Sobald Sie Ihre Importdatei hochgeladen haben, wird eine Vorschau von max. 10 Zeilen angezeigt:

Im oben dargestellten Bild sind es nur insgesamt 4 Zeilen, wobei die erste Zeile die Spaltenköpfe Ihrer Importdatei zeigt. In der Zeile darüber sehen Sie für jede Spalte Ihrer Datei ein Dropdown mit Hilfe dessen Sie die SELLSATION Datenfelder der jeweiligen Spalte zuordnen können. 

Wenn eine Spaltenüberschrift exakt (Gross / Kleinschreibung beachten) dem Feldnamen von SELLSATION entspricht, wird das Mapping automatisch für das jeweilige Feld angelegt. 

Im Beispiel oben entsprechen alle gezeigten Spaltenköpfe den SELLSATION Feldnamen, ausser die Postleitzahl. Diese ist bei SELLSATION als PLZ bezeichnet. Um dieses Feld korrekt zu zuordnen, klicken Sie auf das Dropdown oberhalb dieser Spalte und suchen das Feld PLZ:

Wählen Sie dieses Feld aus und nun haben Sie alle Felder korrekt zugeordnet:

Dieselbe Vorgehensweise gilt für alle Importmodi. Der Unterschied besteht darin, dass je nach gewähltem Modus unterschiedliche Datenfelder auswählbar sind. Die vollständige Liste aller SELLSATION Felder stehen beim allgemeinen Import zur Verfügung. Sonst eben nur die jeweiligen Felder des gewählten Informationsbereichs.

Überschreiben / Aktualisieren oder Hinzufügen

Der Import von SELLSATION bietet auch die Möglichkeit gespeicherte Daten durch die Importfunktion zu aktualisieren. Das bedeutet, Sie müssen SELLSATION anweisen welche Inhalte Ihrer Importdatei heranzuziehen sind, um die Existenz dieses Datensatzes (Kunde, Projekt oder Ansprechpartner) zu überprüfen und ggf. die Inhalte mit jenen aus der Importdatei zu aktualisieren.

Wir nennen diesen Inhalt das Referenzfeld.

Ich habe in diesem Beispiel jetzt, dieselbe Datei geladen, die ich in den Informationsbereich Kunden importieren möchte. Allerdings habe ich nun Aktualisieren oder hinzufügen ausgewählt. Im markierten Kästchen sehen Sie, dass nun eine Aufforderung erschienen ist, das Referenzfeld zu spezifizieren. Zur Auswahl stehen im Fall des Informationsbereich Kunde folgende Felder:

• E-Mail ... die E-Mail Adresse des Kunden
• Externe Id (Kunde) ... ein gespeicherter Fremdschlüssen des Kundendatensatzes
• Firmenname ... der Firmenname (in unserem Beispiel soll dieser gewählt werden)
• Kundennummer ... die Kundennummer, die beim Kundendatensatz hinterlegt ist
• Nachname ... der Nachname des Privatkunden (im B2C Geschäftsmodell)
• SellsationID ... der Primärschlüssel von SELLSATION (kann über die Exportfunktion exportiert werden)

Wenn Sie, wie in unserem Fall, den Firmennamen als Referenzfeld auswählen, versucht SELLSATION zunächst alle zu importierenden Firmen nach Ihrem Firmennamen eindeutig den vorhandenen Datensätzen in SELLSATION zuzuordnen.

Wenn eine eindeutige Zuordnung möglich ist, wird der Inhalt dieser Zeile Ihrer Importdatei zum Aktualisieren dieses Datensatzes herangezogen. 

Findet SELLSATION mehr als nur eine Entsprechung wird dieser Datensatz als nicht zuordenbar vorgemerkt und Sie können in einem weiteren Schritt eine manuelle Zuordnung vornehmen.

Findet SELLSATION keine Entsprechung wird ein neuer Datensatz mit den Inhalten Ihrer Importdatei angelegt.

Dieses Konzept wird auch bei Projektdaten analog angewandt, wobei die Auswahl der möglichen Referenzfeldoptionen variiert.

Bei den Ansprechpartnern ist die Auswahl auf drei Arten beschränkt:

• Hinzufügen zu Kunde
• Hinzufügen zu Projekt
• Überschreiben

D.h. für diesen Informationsbereich gibt es nicht den Komfort, dass SELLSATION in einem Arbeitsgang aktualisiert und gleichzeitig hinzufügt.

Dennoch ist auch in diesem Fall beim Überschreiben ein Referenzfeld anzugeben. 

Wichtig: das Referenzfeld muss auch in der Importdatei vorhanden und entsprechend gemapped sein. Weiters ist auf die exakte Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung) der Werte im Referenzfeld zu achten. Für SELLSATION gilt dass "Meinkunde GmbH" und "Meinkunde GMBH" als zwei unterschiedliche Firmennamen interpretiert wird.

Sonderfall Allgemeiner Import

Der allgemeine Import ermöglicht, wie oben bereits beschrieben, den gleichzeitigen Import aller drei Informationsbereiche in einem Arbeitsgang. Dabei kann für alle Informationsbereiche jeweils durch Angabe eines Referenzfeldes (analoges Konzept wie oben beschrieben) SELLSATION mitgeteilt werden, ob die Daten aktualisiert oder hinzugefügt werden sollen. Wird das Referenzfeld nicht ausgewählt, geht SELLSATION davon aus, dass ein "simpler" Import also reines Hinzufügen gewünscht ist.

In diesem Fall würde die Importkonfiguration etwa so aussehen:

Sie sehen im obigen Bild, dass nun drei Referenzfelder, eines für jeden Informationsbereich, angeboten werden. Wird das eine oder andere nicht angegeben, wird für den entsprechenden Informationsbereich nicht der Versuch eine Aktualisierung durchzuführen unternommen.

Speichern der Importkonfiguration

Insbesondere wenn Sie regelmäßig Daten im gleichen Format importieren wollen, bietet sich das Speichern einer angelegten Importkonfiguration an. Aber auch für den Fall, dass die Daten nicht wie gewünscht aufbereitet waren und nach dem erfolgten Import festgestellt werden muss, dass der Import wiederholt werden soll (siehe Löschen von Importen unten), ist das Speichern der Konfiguration ratsam. Gespeicherte Importkonfigurationen können jederzeit wieder verwendet werden und sie können auch für den Datenexport ausgewählt werden. D.h. Sie können die importierten Daten auch in gleicher Konfiguration wieder exportieren (siehe Export von Daten).

Klicken Sie dazu rechts oben auf das Diskettensymbol und geben Sie einen Namen ein. Anschliessend klicken Sie auf Speichern. Damit ist Ihre Konfiguration gesichert.

Mit dem Dropdown Konfiguration auswählen rechts daneben können Sie die Konfiguration wieder aufrufen. Sollten Sie eine geänderte Kopie speichern wollen, klicken Sie nach vorgenommenen Änderungen wieder auf das Diskettensymbol und anschliessend auf den Neu Button. Damit wird im Namensfeld ein generischer Name eingeblendet, den Sie überschreiben sollten. Dann können Sie die neue Konfiguration durch Klick auf Speichern endgültig sichern.

 

Der Importvorgang

Nachdem nun die Spalten der Importdatei den SELLSATION Datenfeldern zugeordnet sind, die Importkonfiguration gespeichert ist (optional) kann der Importvorgang durch Klick auf den Import Button gestartet werden. 

Wichtig: sollte der Import Button in hellblauer Farbe erscheinen, bedeutet das, dass wichtige Voraussetzungen noch nicht erfüllt sind. Diese könnten sein, dass Referenzfelder nicht gemapped wurden, oder bspw. der Firmenname beim Kundenimport nicht angegeben wurde.

Nachdem Sie auf den Import Button geklickt haben, wird die Importdatei zusammen mit der Konfiguration geprüft. Das Ergebnis der Überprüfung wird in der Import Vorschau angezeigt:

 

Hier sehen Sie im oberen Teil wieviele Datensätze SELLSATION für die jeweiligen Informationsbereiche erkannt hat. Der mittlere Teil zeigt wieviele Datensätze gemäß dem(n) angegebenen Referenzfelder(n) zugeordnet werden konnten, bzw. wie oben beschrieben eben nicht. Die in der rechten Spalte ausgegebenen Zahlen dienen gleichzeitig als Downloadlink für die in diese Kategorie fallenden Datensätze.

In der untersten Sektion werden nicht gültige Datensätze angezeigt. Diese könnten bspw. Kundendatensätze Ihrer Importdatei sein, für die zwar ein Firmennamen Feld in der Konfiguration angegeben wurde, aber für den einen oder anderen Datensatz war der Wert nicht angegeben.

Wenn Sie mit der ausgegebenen Vorschau zufrieden sind, klicken Sie an dieser Stelle wieder auf Import und SELLSATION führt Sie nun in die Import Historie.

Gleich nachdem Sie den Importvorgang gestartet haben, wird in der Historie angezeigt, dass Ihr Import in der Warteschlange auf asynchrone Verarbeitung wartet. Der Status wird nicht automatisch aktualisiert, sollten Sie auf dieser Seite verbleiben und die Erledigung des Vorgangs abwarten wollen, können Sie von Zeit zu Zeit den Refresh Button neben dem Namen "Import-Historie" klicken: 

Sobald die Verarbeitung gestartet wird, wird der Status "Import läuft..." ausgegeben. Nach erfolgtem Import sehen Sie in der Spalte Status die Erfolgsmeldung, wie oben im Bild.

Für Importe die ausschliesslich Daten zur Datenbank hinzufügen gilt, dass Sie diese auch wieder löschen können. Dazu klicken Sie in der Historientabelle auf das x ganz links. Dadurch werden alle Daten, die mit diesem Import assoziiert sind wieder gelöscht. Beachten Sie, dass SELLSATION zuvor noch zwei Fragen an Sie richtet, um sich zu vergewissern, dass Sie auch wirklich die Absicht haben, die Daten zu löschen:

             

Bestätigen Sie beide Fragen, wird der Import "rückgängig" gemacht.

Empfehlung: das Löschen eines Imports ist eine Hilfe, um importierte Daten wieder zu entfernen, die nach Überprüfung des Imports noch nicht die gewünschte Qualität aufweisen. Wenn der Import bereits mehrere Tage zurückliegt und möglicherweise Ihre Benutzer bereits Informationen ergänzt, oder für neue Kunden Projekte angelegt haben, empfehlen wir, vom Löschen des Imports abzusehen. Dies könnte zu ungewollten Datenverlusten führen, da die Benutzer möglicherweise Ihre wertvollen Informationen verlieren.

Grundlagen

Zeichenkodierung und Trennzeichen

Die Import Datei(en) können sowohl im CSV, als auch im Excel Format vorliegen. Die Zeichenkodierung, sowie die Trennzeichen können von Ihnen gewählt werden. Bitte stellen Sie sicher, dass die Zeichenkodierung, sowie das Trennzeichen korrekt gewählt wurden, andernfalls ist das Ergebnis möglicherweise fehlerhaft (zB: Umlaute werden falsch dargestellt).

Ländercodes

Bitte beachten Sie, dass Länder in SELLSATION intern mit dem ISO 3166-2 gespeichert werden. In der jeweiligen Sprachübersetzung wird der Ländername in Volltextform dargestellt. Mehr Informationen zu der korrekten Länderkodierung finden Sie hier:  https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-2

Telefonnummern

Bitte hinterlegen Sie die Telefonnummern im zu importierenden CSV File immer mit dem Ländercode (zB: +43 für Österreich).

Anrede vs. Geschlecht

SELLSATION speichert für Personen (bzw. Familien) nur den Typ des Kunden oder Ansprechpartner. Die Anrede wird im Zuge der Aufbereitung der Serienbriefe, bzw. E-Mails aufgrund der hinterlegten Grußformel zusammengestellt. Daher ist es notwendig den Typ des Kunden bzw. Ansprechpartners mittels eines einzigen Buchstaben in der Import Datei zu hinterlegen:

• m für männlich
• w für weiblich
• f für Familie

Werte von Auswahlfeldern

Werte von Auswahlfeldern bzw. sogenannten Dropdown Feldern können auf zwei Arten in der Import Datei hinterlegt werden:

1. Allgemein: hinterlegen Sie die Werte, die für den Benutzer sichtbar sind (zB: Blau, Rot oder Grün für ein Auswahlfeld, dessen mögliche vom Benutzer wählbare Werte entweder "Blau", "Rot" oder "Grün" sind.
2. Optionsindizes: dies sind natürliche Zahlen, die den Optionsindexwert (OptionID) innerhalb der SELLSATION Datenbank repräsentieren. Diese Methode ist für all jene Administratoren bzw. Entwickler vorgesehen, die die Optionswerte von Auswahlfeldern über unser API (Get CustomFieldOption auslesen.

Mehrfache Kundenbeziehungen zu Projekten

SELLSATION bietet die Möglichkeit Verkaufsprojekte mit mehr als nur einem Kunden zu verknüpfen. Genaue Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel (Video): VIDEO - Wie Sie ein SELLSATION Verkaufsprojekt mehreren Kunden zuordnen können

Um bereits in der Importdatei zusätzliche Kundenbeziehungen bereitstellen zu können, müssen Sie dafür eine Spalte mit dem Referenzfeld für diese Kunden bereitstellen. Beim Zuordnen dieser Spalte zu dem Wert der "sekundären" Kundenbeziehung(en) wählen Sie nun den Namen der Kundenbeziehung aus, die Sie hier versorgen wollen, etwa "Endkunde". SELLSATION erkennt, dass es sich dabei um eine zusätzliche Kundenbeziehung für das Projekt handelt und verlangt von Ihnen in einem Popup die Spezifikation des Referenzfeldes (Kundenname, Kundennummer etc.).

Im Beispiel oben, wollen wir die Einträge der Spalte Endkundennummer dafür verwenden, die zweite Kundenbeziehung zu unseren Projekten (hier "Endkunden" genannt) zu bestimmen. Dazu klicken wir im Zuordnungsdropdown wie immer auf den Pfeil nach unten und die Feldauswahl wird geöffnet (hier zur Veranschaulichung etwas verschoben dargestellt). Nun suchen wir nach dem Feld, das unsere zweite Kundenbeziehung bezeichnet ("Endkunden" - so haben wir die Beziehung währen der Konfiguration genannt). 

Danach will SELLSATION von uns wissen welches Referenzfeld wir verwenden wollen:

Sie können nun aus der Liste, jenes Referenzfeld auswählen, das für die Kundenzuordnung herangezogen werden soll. In unserem Fall die Kundennummer der Endkunden.

Verkaufsprozess und Phase

Zu importierende Projekte können unterschiedlichen Verkaufsprozessen und innerhalb dessen unterschiedlichen Phasen zugeordnet werden. Dazu benötigen Sie in der Importdatei eine Spalte mit dem Namen des Verkaufsprozesses und eine Spalte, die die Phase bezeichnet. 

Name des Verkaufsprozesses: Der in der Spalte eingetragene Name muss exakt dem Namen des Prozesses entsprechen (Dabei kann es der Konfigurationsname oder die Bezeichnung in der jeweiligen Übersetzung - bei Unklarheit setzen Sie sich bitte mit Ihrem Administrator in Verbindung).

Bezeichnung der Phase: SELLSATION lässt es dem jeweiligen Administrator freigestellt, die Phasen zu bezeichnen, gibt es auch keine Erfordernis die Phasen mit eindeutigen Namen zu bezeichnen. Viele Anwender haben mehr als nur einen Prozess für unterschiedliche Anforderungen definiert, dabei aber innerhalb der Prozesse gleiche Phasenbezeichnungen verwendet (z.b. Erstkontakt ist eine Bezeichnung, die oft in unterschiedlichen Prozessen benötigt wird). Um dennoch eine eindeutige Zuordnung beim Import zu ermöglichen verwendet SELLSATION die Positionsnummer der jeweiligen Phase:

Diese Positionsnummer wird in der Verkaufsprojektübersicht des jeweiligen Verkaufsprozesses angezeigt und kann dort ganz einfach abgelesen werden.

Spezialfall Abschlussphase: innerhalb der SELLSATION Verkaufs- oder Leadprozesse gibt es immer eine Phase die drei Unterphasen hat:

• Wiedervorlage
• Gewonnene Projekte
• Verlorene Projekte

Die Ihnen vorliegenden Bezeichnungen können abweichen, aber die Position der Unterphasen innerhalb der Abschlussphase ist immer dieselbe. Um die Projekte dieser Phase korrekt zuzuordnen muss die Bezeichung wie folgt angegeben werden. 

Phase gewonnene Projekte: <Position>-won, in unserem Fall also 5-won.

Phase verlorene Projekte: <Position>-lost, in unserem Fall also 5-lost.

Beispiel für die Angabe der Projektzuordnung zu Prozess und Phase:

Ja/Nein Felder

Für Benutzer definierte Felder, die eine Ja/Nein Auswahl haben verwenden Sie bitte:

• True oder TRUE oder true für Ja
• False oder FALSE oder false für Nein

Newsletter Abonnement

Das Newsletter Abonnement (Newsletter Subscription) kann sowohl für Kunden, als auch für deren Ansprechpartner importiert bzw. aktualisiert werden. SELLSATION kennt für dieses Merkmal 5 Werte:

• Unbekannter Status = 0
• Abonniert durch den Kunden/Ansprechpartner = 1
• Abonniert durch den SELLSATION Benutzer = 2
• Vom Kunden/Ansprechpartner abgemeldet = 3
• Vom SELLSATION Benutzer abgemeldet = 4

Für den Import ist der jeweilig zutreffende Zahlenwert in der zugeordneten Spalte einzutragen.

 

Mehrfachauswahlfelder, Tags und Interessen

Wertbelegungen von Mehrfachauswahlfeldern, Tags und Interessen können über die Importfunktion nicht importiert werden.

Mit diesen Informationen sind Sie nun in der Lage die Import Datei(en) aufzubereiten und den Import durch zuführen.