Datenimport

 

1. Allgemeines

2. Importdatei hochladen (Step 1)

3. Importfunktionen auswählen (Step 2)

3.1. Importvarianten

3.2. Mapping (Zuordnung von Spalten der Importdatei zu SELLSATION Datenfeldern)

3.3. Überschreiben / Aktualisieren oder Hinzufügen mit Referenzfeldern

4. Der Importvorgang (Step 3)

4.1. Import auslösen

4.2. Zuordnung von Projekten in einen Prozess und Phase

4.3. Import Historie

4.4. Import löschen

5. Grundlagen

 

1. Allgemeines

Der große Vorteil von SELLSATION: Sie können Kundendaten, Projektdaten und Kontaktpersonendaten in einem Schritt importieren und aktualisieren. 

Sie brauchen also nicht aufwändige Excel-Files erstellen und Schritt für Schritt Kunden, Projekte und Kontaktpersonen importieren. Diese intelligente SELLSATION Import Funktion importiert jene Daten, die im File vorhanden sind, aber erkennt (bei übereinstimmender Schreibweise) bereits im System vorhandene Daten von Kunden oder Projekten und aktualisiert diese, statt Dubletten zu erzeugen.

 

Im folgenden Video sehen Sie wie - in unter 2,5 Minuten - Daten in SELLSATION importiert werden können.

 

 

2. Importdatei hochladen (Step 1)

In diesem Beitrag finden Sie alles Wissenswerte zum Thema Import von Daten in SELLSATION. 

Wichtig: Wenn Sie mit dem Importvorgang von SELLSATION bereits vertraut sind, aber ein "Nachschlagwerk" zu den diversen Konventionen für die Benennung von Feldern und deren Inhalten benötigen, finden Sie diese weiter unten in diesem Artikel unter Grundlagen.

 

Navigieren Sie bitte innerhalb der Administration zum Punkt "Datenimport/-export":

 

Mit unserer Importfunktion können Sie folgende Informationen importieren bzw. aktualisieren:

• Kunden
• Projekte
• Kontaktpersonen

Wir haben den Import von Daten so gestaltet, dass es für Sie so bequem wie möglich ist, Daten über die Import Funktion zu importieren. Dazu gehört, dass die Daten sowohl im CSV Format als auch als Excel Datei importiert werden können. 

 

 

Wenn ein Import File hochgeladen wurde, sieht die Ansicht folgendermaßen aus und Sie können in den folgenden Schritten die Importeinstellungen vornehmen:

 

3. Importfunktionen auswählen (Step 2)

3.1. Importvarianten

Es gibt insgesamt vier unterschiedliche Importvarianten: Allgemein (kombinierter Import), Kunde, Projekt und Kontaktperson.

 

 

SELLSATION bietet sowohl die Möglichkeit Daten alle drei Informationsbereiche kombiniert (Allgemein) in einer Datei, als auch jeden Bereich in einer separaten Datei (Kunde, Projekt, Kontaktpersonen) zu importieren.

 

Der kombinierte Modus bietet sich an, wenn Sie z.B. von einem externen System eine Datei mit Kunden- und Kontaktpersonen erhalten. So können Sie in einem Durchgang beide Informationsbereiche gleichzeitig importieren und SELLSATION stellt sicher, dass die Kontaktpersonen den Kunden zugeordnet werden. Dabei ist es nicht notwendig, dass in der Importdatei Daten aus allen drei Bereichen enthalten sind. Wenn, wie im obigen Beispiel, nur Kunden- und Kontaktpersonen enthalten sind, erkennt SELLSATION, dass die Importdatei keine Projektdaten enthält.

Wie? Der Trick ist im Grunde simpel. Durch das sogenannte Daten Mapping (also die Zuordnung von Spalten Ihrer Importdatei zu SELLSATION Datenfeldern) werden Projekte nur dann importiert, wenn Projektdatenfelder "gemapped" werden. Ist das nicht der Fall, geht SELLSATION davon aus, dass keine Projektdaten importiert werden müssen.

Gleiches würde für die Kontaktpersonen gelten, wenn Sie beispielsweise nur Kunden- und Projektdaten importieren wollen und alles in einer Daten zur Verfügung gestellt bekommen.

Selbstverständlich können Sie aber auch jeden Informationsbereich für sich importieren.

 

Wenn Sie nur Kundendaten importieren wollen, wählen Sie den Modus Kunde. In diesem Fall erwartet SELLSATION nur Kundeninformationen und bietet auch nur Kundendatenfelder für das Mapping an.

Gleiches gilt in analoger Weise für die beiden weiteren Modi:

 

       

 

3.2. Mapping (Zuordnung von Spalten der Importdatei zu SELLSATION Datenfeldern)

Wie oben bereits erwähnt, kann der Importvorgang erst dann gestartet werden, wenn die Inhalte Ihrer Importdatei Datenfeldern von SELLSATION zugeordnet werden. Sobald Sie Ihre Importdatei hochgeladen haben, wird eine Vorschau von max. 10 Zeilen angezeigt:

 

 

Die markierten Symbole und Bereiche im obigen Bild haben folgende Bedeutung:

• Oben rechts: mit dem Diskettensymbol können Sie die Importkonfiguration abspeichern und mit dem Dropdown daneben, können Sie zuvor gespeicherte abrufen. Gespeicherte Importkonfigurationen dienen gleichzeitig als Exportkonfiguration innerhalb der Datenexportfunktion.
• Der Bereich in der Mitte betrifft die Referenzfelder. Diese sind notwendig, wenn Daten nicht nur importiert, sondern auch aktualisiert werden sollen. Referenzfelder dienen dazu z.B.: Projektinformationen den richtigen Kunden zuzuordnen oder wie im obigen Beispiel im Fall des allgemeinen Imports SELLSATION dabei zu helfen, bereits importierte Inhalte zu identifizieren und diese zu aktualisieren bzw. neue hinzuzufügen. Bedenken Sie, dass nur eindeutige Referenzen als solche zulässig sind. Findet SELLSATION den Inhalt eines Referenzfeldes mehrfach in der Datenbank, läßt sich keine eindeutige Zuordnung herstellen. 
• Der untere Bereich ist die Vorschau der zu importierenden Daten (die ersten zehn Zeilen werden dargestellt) und das sogenannte Mapping, also die Zuordnung von Spalten des Importfiles zu SELLSATION Datenbankfeldern. Wenn eine Spaltenüberschrift exakt (Groß-/Kleinschreibung beachten) dem Feldnamen von SELLSATION entspricht, wird das Mapping automatisch für das jeweilige Feld angelegt. 

Im Beispiel oben entsprechen alle Spaltennamen den SELLSATION Feldnamen. In diesem Fall können Sie durch Klick auf das Dropdown (wie oben gezeigt) das gewünschte Feld auswählen. Standardmäßig werden Spalten die nicht zugeordnet sind beim Import ignoriert. In diesem Fall steht in der Auswahl "Nicht importieren".

Dieselbe Vorgehensweise gilt für alle Importmodi. Der Unterschied besteht darin, dass je nach gewähltem Modus unterschiedliche Datenfelder auswählbar sind. Die vollständige Liste aller SELLSATION Felder stehen beim allgemeinen Import zur Verfügung. Sonst eben nur die jeweiligen Felder des gewählten Informationsbereichs.

 

3.3. Überschreiben / Aktualisieren oder Hinzufügen mit Referenzfeldern

Der Import von SELLSATION bietet auch die Möglichkeit gespeicherte Daten durch die Importfunktion zu aktualisieren. Das bedeutet, Sie müssen SELLSATION anweisen welche Inhalte Ihrer Importdatei heranzuziehen sind, um die Existenz dieses Datensatzes (Kunde, Projekt oder Ansprechpartner) zu überprüfen und ggf. die Inhalte mit jenen aus der Importdatei zu aktualisieren.

Wir nennen diesen Inhalt das Referenzfeld. 

Diese Funktion steht bei allen Importvarianten zur Verfügung. Das folgende Beispiel bezieht sich auf den allgemeinen Import: Importieren und aktualisieren von Kunden und/oder Projekten und/oder Kontaktpersonen.

 

Um das Referenzfeld zu spezifizieren stehen bei "Referenzfeld Kunde" folgende Felder zur Verfügung:

 

• E-Mail ... die E-Mail Adresse des Kunden
• Externe Id (Kunde) ... ein gespeicherter Fremdschlüssen des Kundendatensatzes
• Firmenname ... der Firmenname (in unserem Beispiel soll dieser gewählt werden)
• Kundennummer ... die Kundennummer, die beim Kundendatensatz hinterlegt ist
• Nachname ... der Nachname des Privatkunden (im B2C Geschäftsmodell)
• SellsationID ... der Primärschlüssel von SELLSATION (kann über die Exportfunktion exportiert werden)

Wenn Sie beispielsweise den Firmennamen als Referenzfeld auswählen, versucht SELLSATION zunächst alle zu importierenden Firmen nach Ihrem Firmennamen eindeutig den vorhandenen Datensätzen in SELLSATION zuzuordnen.

Wenn eine eindeutige Zuordnung möglich ist, wird der Inhalt dieser Zeile Ihrer Importdatei zum Aktualisieren dieses Datensatzes herangezogen. 

Findet SELLSATION mehr als nur eine Entsprechung wird dieser Datensatz als nicht zuordenbar vorgemerkt und Sie können in einem weiteren Schritt eine manuelle Zuordnung vornehmen.

Findet SELLSATION keine Entsprechung wird ein neuer Datensatz mit den Inhalten Ihrer Importdatei angelegt.

Dieses Konzept wird auch bei Projekten und Kontaktpersonen analog angewandt, wobei die Auswahl der möglichen Referenzfeldoptionen variiert.

Wichtig: das Referenzfeld muss auch in der Importdatei vorhanden und entsprechend gemapped sein. Weiters ist auf die exakte Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung) der Werte im Referenzfeld zu achten. Für SELLSATION gilt dass "Meinkunde GmbH" und "Meinkunde GMBH" als zwei unterschiedliche Firmennamen interpretiert wird.

Es kann auch die "Externe Id" als Referenzfeld herangezogen werden, um einen höchstmöglichen Genauigkeitsgrad des Abgleichs zu erreichen.

 

 

4. Der Importvorgang (Step 3)

4.1. Import auslösen

Nachdem nun die Spalten der Importdatei den SELLSATION Datenfeldern zugeordnet sind, die Importkonfiguration gespeichert ist (optional) kann der Importvorgang durch Klick auf den Import Button - ganz unten - gestartet werden. 

 

 

Wichtig: sollte der Import Button in hellblauer Farbe erscheinen, bedeutet das, dass wichtige Voraussetzungen noch nicht erfüllt sind. Diese könnten sein, dass Referenzfelder nicht zugeordnet wurden, oder bspw. der Firmenname beim Kundenimport nicht angegeben wurde.

Nachdem Sie auf den Import Button geklickt haben, wird die Importdatei zusammen mit der Konfiguration geprüft. Das Ergebnis der Überprüfung wird in der Import Vorschau angezeigt:

 

 

Hier sehen Sie im oberen Teil wieviele Datensätze SELLSATION für die jeweiligen Informationsbereiche erkannt hat. Der mittlere Teil zeigt wieviele Datensätze gemäß dem(n) angegebenen Referenzfelder(n) zugeordnet werden konnten, bzw. wie oben beschrieben eben nicht. Die in der rechten Spalte ausgegebenen Zahlen dienen gleichzeitig als Downloadlink für die in diese Kategorie fallenden Datensätze.

In der untersten Sektion werden nicht gültige Datensätze angezeigt. Diese könnten bspw. Kundendatensätze Ihrer Importdatei sein, für die zwar ein Firmennamen Feld in der Konfiguration angegeben wurde, aber für den einen oder anderen Datensatz war der Wert nicht angegeben.

 

4.2. Zuordnung von Projekten in einen Prozess und Phase

Wenn Sie neue Projekte importieren, wird nach dem Klicken des Import Buttons noch abgefragt in welchen Prozess und in welche Phase die Projekte importiert werden sollen:

 

 

4.3. Import Historie

Nachdem Sie den Import ausgelöst haben, führt Sie SELLSATION in die Import Historie.

Gleich nachdem Sie den Importvorgang gestartet haben, wird in der Historie angezeigt, dass Ihr Import in der Warteschlange ist. Der Status wird nicht automatisch aktualisiert, sollten Sie auf dieser Seite verbleiben und die Erledigung des Vorgangs abwarten wollen, können Sie von Zeit zu Zeit den Refresh Button neben dem Namen "Import-Historie" klicken: 

 

Sobald die Verarbeitung gestartet wird, wird der Status "Import läuft..." ausgegeben. Nach erfolgtem Import sehen Sie in der Spalte Status die Erfolgsmeldung, wie hier im Bild:

 

 

4.4. Import löschen

Für Importe die ausschliesslich Daten zur Datenbank hinzufügen gilt, dass Sie diese auch wieder löschen können. Dazu klicken Sie in der Historientabelle auf das im nächsten Bild markierte x.

Hinweis: Das Überschreiben, Aktualisieren und Hinzufügen von Daten zu bestehenden Kunden, Projekten oder Kontaktpersonen kann nicht rückgängig gemacht werden

 

 

Dadurch werden alle Daten, die mit diesem Import assoziiert sind wieder gelöscht. Beachten Sie, dass SELLSATION zuvor noch zwei Fragen an Sie richtet, um sich zu vergewissern, dass Sie auch wirklich die Absicht haben, die Daten zu löschen:

           

 

Bestätigen Sie beide Fragen, wird der Import rückgängig gemacht.

Empfehlung: das Löschen eines Imports ist eine Hilfe, um importierte Daten wieder zu entfernen, die nach Überprüfung des Imports noch nicht die gewünschte Qualität aufweisen. Wenn der Import bereits mehrere Tage zurückliegt und möglicherweise Ihre Benutzer bereits Informationen ergänzt, oder für neue Kunden Projekte angelegt haben, empfehlen wir, vom Löschen des Imports abzusehen. Dies könnte zu ungewollten Datenverlusten führen, da die Benutzer möglicherweise Ihre wertvollen Informationen verlieren.

 

5. Grundlagen

Zeichenkodierung und Trennzeichen

Die Import Datei(en) können sowohl im CSV, als auch im Excel Format vorliegen. Die Zeichenkodierung, sowie die Trennzeichen können von Ihnen gewählt werden. Bitte stellen Sie sicher, dass die Zeichenkodierung, sowie das Trennzeichen korrekt gewählt wurden, andernfalls ist das Ergebnis möglicherweise fehlerhaft (zB: Umlaute werden falsch dargestellt).

Ländercodes

Bitte beachten Sie, dass Länder in SELLSATION intern mit dem ISO 3166-2 gespeichert werden. In der jeweiligen Sprachübersetzung wird der Ländername in Volltextform dargestellt. Mehr Informationen zu der korrekten Länderkodierung finden Sie hier:  https://en.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-2

Telefonnummern

Bitte hinterlegen Sie die Telefonnummern im zu importierenden CSV File immer mit dem Ländercode (zB: +43 für Österreich).

Anrede vs. Geschlecht

SELLSATION speichert für Personen (bzw. Familien) nur den Typ des Kunden oder Ansprechpartner. Die Anrede wird im Zuge der Aufbereitung der Serienbriefe, bzw. E-Mails aufgrund der hinterlegten Grußformel zusammengestellt. Daher ist es notwendig den Typ des Kunden bzw. Ansprechpartners mittels eines einzigen Buchstaben in der Import Datei zu hinterlegen:

• m für männlich
• w für weiblich
• f für Familie

Werte von Auswahlfeldern

Werte von Auswahlfeldern bzw. sogenannten Dropdown Feldern können auf zwei Arten in der Import Datei hinterlegt werden:

1. Allgemein: hinterlegen Sie die Werte, die für den Benutzer sichtbar sind (zB: Blau, Rot oder Grün für ein Auswahlfeld, dessen mögliche vom Benutzer wählbare Werte entweder "Blau", "Rot" oder "Grün" sind.
2. Optionsindizes: dies sind natürliche Zahlen, die den Optionsindexwert (OptionID) innerhalb der SELLSATION Datenbank repräsentieren. Diese Methode ist für all jene Administratoren bzw. Entwickler vorgesehen, die die Optionswerte von Auswahlfeldern über unser API (Get CustomFieldOption auslesen.

Mehrfache Kundenbeziehungen zu Projekten

SELLSATION bietet die Möglichkeit Verkaufsprojekte mit mehr als nur einem Kunden zu verknüpfen. Genaue Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel > Einrichten eines mehrstufigen Vertriebssystems

Um bereits in der Importdatei zusätzliche Kundenbeziehungen bereitstellen zu können, müssen Sie dafür eine Spalte mit dem Referenzfeld für diese Kunden bereitstellen. Beim Zuordnen dieser Spalte zu dem Wert der "sekundären" Kundenbeziehung(en) wählen Sie nun den Namen der Kundenbeziehung aus, die Sie hier versorgen wollen, etwa "Endkunde". SELLSATION erkennt, dass es sich dabei um eine zusätzliche Kundenbeziehung für das Projekt handelt und verlangt von Ihnen in einem Popup die Spezifikation des Referenzfeldes (Kundenname, Kundennummer etc.).

Im Beispiel oben, wollen wir die Einträge der Spalte Endkundennummer dafür verwenden, die zweite Kundenbeziehung zu unseren Projekten (hier "Endkunden" genannt) zu bestimmen. Dazu klicken wir im Zuordnungsdropdown wie immer auf den Pfeil nach unten und die Feldauswahl wird geöffnet (hier zur Veranschaulichung etwas verschoben dargestellt). Nun suchen wir nach dem Feld, das unsere zweite Kundenbeziehung bezeichnet ("Endkunden" - so haben wir die Beziehung währen der Konfiguration genannt). 

Danach will SELLSATION von uns wissen welches Referenzfeld wir verwenden wollen:

Sie können nun aus der Liste, jenes Referenzfeld auswählen, das für die Kundenzuordnung herangezogen werden soll. In unserem Fall die Kundennummer der Endkunden.

Verkaufsprozess und Phase

Zu importierende Projekte können unterschiedlichen Verkaufsprozessen und innerhalb dessen unterschiedlichen Phasen zugeordnet werden. Dazu benötigen Sie in der Importdatei eine Spalte mit dem Namen des Verkaufsprozesses und eine Spalte, die die Phase bezeichnet. 

Name des Verkaufsprozesses: Der in der Spalte eingetragene Name muss exakt dem Namen des Prozesses entsprechen (Dabei kann es der Konfigurationsname oder die Bezeichnung in der jeweiligen Übersetzung - bei Unklarheit setzen Sie sich bitte mit Ihrem Administrator in Verbindung).

Bezeichnung der Phase: SELLSATION lässt es dem jeweiligen Administrator freigestellt, die Phasen zu bezeichnen, gibt es auch keine Erfordernis die Phasen mit eindeutigen Namen zu bezeichnen. Viele Anwender haben mehr als nur einen Prozess für unterschiedliche Anforderungen definiert, dabei aber innerhalb der Prozesse gleiche Phasenbezeichnungen verwendet (z.b. Erstkontakt ist eine Bezeichnung, die oft in unterschiedlichen Prozessen benötigt wird). Um dennoch eine eindeutige Zuordnung beim Import zu ermöglichen verwendet SELLSATION die Positionsnummer der jeweiligen Phase:

Diese Positionsnummer wird in der Verkaufsprojektübersicht des jeweiligen Verkaufsprozesses angezeigt und kann dort ganz einfach abgelesen werden.

Spezialfall Abschlussphase: innerhalb der SELLSATION Verkaufs- oder Leadprozesse gibt es immer eine Phase die drei Unterphasen hat:

• Wiedervorlage
• Gewonnene Projekte
• Verlorene Projekte

Die Ihnen vorliegenden Bezeichnungen können abweichen, aber die Position der Unterphasen innerhalb der Abschlussphase ist immer dieselbe. Um die Projekte dieser Phase korrekt zuzuordnen muss die Bezeichung wie folgt angegeben werden. 

Phase gewonnene Projekte: <Position>-won, in unserem Fall also 5-won.

Phase verlorene Projekte: <Position>-lost, in unserem Fall also 5-lost.

Beispiel für die Angabe der Projektzuordnung zu Prozess und Phase:

Ja/Nein Felder

Für Benutzer definierte Felder, die eine Ja/Nein Auswahl haben verwenden Sie bitte:

• True oder TRUE oder true für Ja
• False oder FALSE oder false für Nein

Newsletter Abonnement

Das Newsletter Abonnement (Newsletter Subscription) kann sowohl für Kunden, als auch für deren Ansprechpartner importiert bzw. aktualisiert werden. SELLSATION kennt für dieses Merkmal 5 Werte:

• Unbekannter Status = 0
• Abonniert durch den Kunden/Ansprechpartner = 1
• Abonniert durch den SELLSATION Benutzer = 2
• Vom Kunden/Ansprechpartner abgemeldet = 3
• Vom SELLSATION Benutzer abgemeldet = 4

Für den Import ist der jeweilig zutreffende Zahlenwert in der zugeordneten Spalte einzutragen.

 

Mehrfachauswahlfelder, Tags und Interessen

Wertbelegungen von Mehrfachauswahlfeldern, Tags und Interessen können über die Importfunktion nicht importiert werden.

Mit diesen Informationen sind Sie nun in der Lage die Import Datei(en) aufzubereiten und den Import durch zuführen.