Export von Daten

In diesem Beitrag sehen Sie wie in einfachen Schritten Kunden- und Ansprechpartnerdaten, sowie Projektdaten aus SELLSATION exportiert werden können. Voraussetzung dafür ist, dass Sie berechtigt sind, das Import/Export Menü zu verwenden. Wechseln Sie dazu in das Administrationsmenü und wählen Sie den Menüpunkt Export. 

Hier finden Sie die Möglichkeiten zur Selektion der Daten, die exportiert werden sollen:

Möglichkeit 1: Sie können einzelne Kunden oder Projekte zum Export manuell auswählen. Klicken Sie dazu oben rechts auf "Auswahlfilter nutzen um Projekte auszuwählen" und wählen Sie "Projekte oder Kunden direkt auswählen":

Anschliessend können Sie durch Eingabe von Kunden- oder Projektname einzelne Kunden oder Projekte auswählen:

Möglichkeit 2: Benutzen Sie den Filter, um alle Kunden bzw. Projekte zu selektieren, die bestimmten Kriterien entsprechen:

Entscheiden Sie über die Auswahl oben, ob Sie Kunden- oder Projektdaten exportieren wollen. In den Bereichen darunter können Sie Filterkriteren für die jeweilige Entität (Kunde oder Projekt) eingeben, um die zu exportierenden Daten zu selektieren. 

Klicken Sie auf Vorschau, um die Selektion vorab zu überprüfen und Daten exportieren, wenn Sie mit der Selektion zufrieden sind. Die Exportdatei wird von SELLSATION vorbereitet und auf Ihre Festplatte heruntergeladen. In der Regel werden die exportierten Daten im Downloadfolder Ihres Computers gespeichert. Das Dateiformat ist CSV.

Exportkonfiguration

Oben haben wir beschrieben, wie Sie Daten für den Export selektieren können, nun zeigen wir Ihnen, wie Sie die Datenfelder Ihres Exports zusammenstellen können, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten.

Am selben Bildschirm sehen Sie oben ein Dropdown Feld für die Auswahl einer gespeicherten Export Konfiguration. Bitte bachten Sie, dass für den Import gespeicherte Konfigurationen auch für den Export zur Verfügung stehen.

Sollten innerhalb Ihres Mandanten noch keine Exportkonfigurationen bestehen, können Sie durch Klick auf das "+" eine neue Konfiguration anlegen. Durch Klick auf das Bleistiftsymbol wird eine bestehende Konfiguration geändert.

Nach dem Klick auf das Plus (bzw. den Bleistift), wird das Popup zum Anlegen (bzw. Bearbeiten) einer Konfiguration geöffnet.

Im linken leeren Feld stehen in Zukunft (siehe unten) die gespeicherten Konfigurationen. Rechts müssen Sie einen Namen vergeben, darunter können Sie Zugriffsberechtigungen für die Konfiguration wählen und darunter sehen Sie ein Dropdown Feld, das zum Auswählen der gewünschten Kunden- und Ansprechpartnerfelder sowie der Projektfelder dient. Wählen Sie ein Feld aus, und klicken Sie auf das "+" rechts neben dem Dropdown, um das Feld in die Konfiguration aufzunehmen.

In der Liste darunter sehen Sie dann die ausgewählten Felder:

Um die Anordnung der ausgewählten Felder zu ändern können Sie mit Ihrer Maus, die einzelnen Felder per Drag & Drop verschieben (oder Sie klicken auf die blauen Pfeile im jeweiligen Feld). Durch Klick auf das blaue "x" wird das Feld aus der Auflistung gelöscht.

Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration und die Zugriffseinstellungen zu speichern, bzw. auf Speichern unter um einen neuen Namen zu vergeben.

Wenn Sie, wie oben gezeigt bereits mehrere Konfigurationen gespeichert haben, können Sie die gewünschte Konfiguration durch Klick (blau hinterlegt) zur Bearbeitung wählen (gleiche Funktion wie Klick auf den Bleistift im Export Bildschirm). Die Reihenfolge können Sie Drag & Drop verändern. Eine Konfiguration wird durch Klick auf das "x" rechts gelöscht.

Auch aus diesem Fenster können Sie eine bestimmte Konfiguration für den Export auswählen. Selektieren sie die gewünschte und klicken Sie auf Schliessen, damit wird die Konfiguration im Exportfenster angezeigt und kann von da aus verwendet werden.