Aktivitäten und Aufgaben mit Projekten und Kunden verknüpfen

Mit dieser Funktionserweiterung können Sie nun entscheiden, ob Aktivitäten oder Aufgaben, die Sie im Zuge Ihrer Arbeit mit Verkaufsprojekten anlegen, nur mit dem Projekt, oder auch mit dem geöffneten Kunden verknüpfen wollen.

Was ist der geöffnete Kunde?

Wie Sie sicher wissen besteht die Detailansicht eines Projektes aus zwei Teilen:

• Im oberen Teil der Projektdetailansicht sehen Sie die wichtigsten Informationen jenes Kunden, der dem Projekt zugeordnet ist.
• Im unteren Teil der Ansicht sehen Sie die wichtigsten Informationen zum Projekt:

Bisher wurden Aktivitäten und Aufgaben, die über diese Ansicht zur Timeline dieses Projektes hinzugefügt wurden immer sowohl mit dem Projekt, als auch mit dem Kunden, der im oberen Teil zu sehen war (Stichwort geöffnete Kunde) verknüpft. 

Nun ist es möglich zu entscheiden, ob die Aktivitäten und Aufgaben wie bisher mit beiden "Entitäten" verknüpft werden soll, oder nur mit dem Projekt. 

Welche Vorteile bringt die Verknüpfung mit dem Projekt alleine:

In manchen Geschäftsfällen, kann es sein, dass der dem Projekt zugeordnete Kunde zum Zeitpunkt der Projekterfassung noch nicht feststeht, bzw. im Laufe der Projektentwicklung geändert werden muss. Zur Wahrung der korrekten Historie ist es in diesen Fällen angebracht, die Aktivitäten (und Aufgaben) nur mit dem Projekt zu verknüpfen, da selbst bei Wechsel des Kunden, die Historie beim Projekt bleibt. 

Wie geht man nun vor, um Aktivitäten und Aufgaben korrekt anzulegen, bzw. welche Werkzeuge stehen dem Anwender zur Verfügung, um die Anzeige in der Timeline zu steuern:

Anlegen und Wahl der korrekten Zuordnung (einfache Kundenbeziehung):

SELLSATION bietet die Möglichkeit Projekte mit mehr als nur einem Kunden zu verknüpfen. Sollte das Projekt mit nur einem Kunden verknüpft sein, gelten die folgenden Erklärungen. 

Beim Anlegen einer neuen Aktivität (Notiz , Termin , Anruf  und allgemeine Aktivität ) finden der Anwender nun einen Schalter vor, um diese Entscheidung treffen zu können:

Wichtig: beachten Sie bitte, dass der zur Verknüpfung herangezogene Kunde, jener ist den wir oben als aktiven Kunden bezeichnet haben. Also jener der in der Detailansicht im oberen Bereich zu sehen ist.

Die Einstellung dieses Schalters wird nach Benutzer gespeichert, d.h. so wie der Anwender die letzte Entscheidung getroffen hat, so wird beim nächsten Anlegen einer Aktivität der Schalter voreingestellt. 

Beim Anlegen einer Aufgabe existiert dieser Schalter ebenfalls, wobei die Funktionsweise exakt gleich ist:

Anlegen und Wahl der korrekten Zuordnung (mehrfache Kundenbeziehung):

Wenn das gegenständliche Projekt mit mehreren Kunden verknüpft ist, muss zusätzlich bei einer Verknüpfung der Aktivität oder Aufgabe der jeweilige Kunde ausgewählt werden. Dazu wird in diesem Fall ein Feld zur Auswahl der dem Projekt zugeordneten Kunden angeboten. Der Anwender muss nun entscheiden, mit welchem der Kunden diese Aktivität oder Aufgabe verknüpft sein soll:

 Beim Anlegen von Aufgaben stellt sich ein ähnliches Bild dar:

Steuerung der Anzeige in der Timeline

Um die Anzeige der Timeline Einträge in der Detailansicht eines Projektes zu filtern bzw. zu steuern, wird der Aktivitätenfilter verwendet. Durch Klick auf den Aktivitätenfilter Button hat der Anwender nun die Möglichkeit die Einträge zu filtern. 

Das war auch bisher so, neu ist, dass es jetzt die Auswahl zwischen:

• "Alle mit diesem Projekt verbundenen Aktivitäten" und
• "Alle auf den geöffneten Kunden bezogene Projektaktivitäten" 

gibt. Ersteres zeigt alle Aktivitäten der Timeline dieses Projekts an, egal mit welchem Kunden diese verknüpft sind, bzw. auch jene Aktivitäten, die nur mit dem Projekt verknüpft sind.

Die zweite Auswahl zeigt nur Aktivitäten in der Timeline an, die mit dem geöffneten Kunden verknüpft sind:

Im obigen Bild sieht man im Hintergrund mit Kunden verknüpfte Aktivitäten. Dieses Projekt wurde zwei Kunden zugeordnet:

• Construction LTD und
• AAA Group

In diesem Fall wird bei der Auflistung der Aktivitäten unter Auswahl von "Alle mit diesem Projekt verbundenen Aktivitäten", bei der jeweiligen Aktivität der verknüpfte Kunde in einem blauen Kästchen angezeigt. Wählt man die andere Option, oder hat dieses Projekt nur eine Kundenbeziehung aktiviert, wird dieses Kästchen nicht angezeigt.

Bitte beachten Sie diese Filtereinstellung, wenn Sie in der Timeline Ihrer Projekte Einträge vermissen.