Zugriffssteuerung von benutzerdefinierten Feldern

Eine der Besonderheiten von SELLSATION sind die vielfältigen Möglichkeiten zur Steuerung des Zugriffs auf benutzerdefinierte Felder der beiden Hauptinformationsbereiche (Entitäten) Kunden- und Projektinformationen nach unterschiedlichen Kriterien.

SELLSATION bietet, um den Administrationsaufwand zu minimieren, die Möglichkeit sogenannte Bereiche oder Container einzurichten, in denen benutzerdefinierte Felder angelegt werden können. Container sind Bereiche oder Blöcke die Felder beinhalten.

Die zur Verfügung stehenden Feldtypen sind:

• Zahl, um numerische Inhalte zu speichern
• Datum
• Text, um kurze Texte zu erfassen
• Mehrzeiliger Text, um längere Kommentare oder Beschreibungen zu speichern
• Auswahl, auch bekannt als "Dropdown Feld", bei dem Sie Ihrem SELLSATION Benutzer bei der Eingabe von Werten die Auswahl von festgelegten Antwortoptionen bieten. Bei der einfachen Auswahl kann der Benutzer nur einen Wert auswählen.
• Mehrfachauswahl bietet ähnliche Möglichkeiten, allerdings kann der Benutzer mehr als nur einen Wert auswählen.
• Währung
• Ja/Nein
• Kundenauswahl (dies ist ein besonderer Fall und wird in einem gesonderten Artikel beschrieben)
• Überschrift als gestalterisches Element, um Datenfelder zu Gruppen zusammenzufassen. Die Überschriften zusammen mit der Anordnung der Felder erhöhen die Übersichtlichkeit und die Orientierung bei der Eingabe aber auch beim Lesen er Daten.

Kriterien zur Steuerung (gilt Kunden- und Projekteinformationen)

Kundenkategorien

Wenn Sie SELLSATION zur Erfassung von Kundenkategorien konfiguriert haben, kann die Sichtbarkeit von Containern sowohl von Kunden- als auch Projektinformationen in Abhängigkeit des zugrundeliegenden Kunden und dessen Zuordnung zu einer bestimmten Kundenkategorie gesteuert werden.

Firmenkunde vs. Privatkunde

Wie bei den Standardfeldern haben Sie die Möglichkeit in Abhängigkeit der grundsätzlichen Konfiguration einen Container nur dann anzuzeigen, wenn der betrachtete Kunde ein Firmenkunde ist, oder ein Privatkunde.

Steuerung über Benutzerrolle(n)

SELLSATION bietet die Möglichkeit Zugriffsrechte auf Funktionen über sogenannte Benutzerrollen zu steuern. Wie Benutzerrollen definiert werden können und welche Möglichkeiten es dabei gibt erfahren Sie in einem speziellen Artikel.

Wichtig für dieses Thema ist, dass auch die Sichtbarkeit und damit die Zugriffssteuerung von Containern auch über die Benutzerrollen beeinflußt werden kann.

Produktkategorie (gilt nur für den Informationsbereich Projekte)

In SELLSATION können Sie benutzerdefinierte Felder in Container zusammenfassen, die nur dann gezeigt werden, wenn Ihr Verkaufsprojekt mit einer bestimmten Produktkategorie assoziiert ist. D.h. sobald Sie in einem Projekt, das bereits existiert, oder neu angelegt wird ein bestimmter Produktkategorie ausgewählt wird, wird der entsprechende Container angezeigt.

Kundendaten - Administration

Zur Anlage von benutzerdefinierten Feldern, die Sie in Container organisieren können wechseln Sie bitte in die Administration (entsprechende Berechtigung ist Voraussetzung). Hier wählen Sie den Bereich Kundendaten:

In diesem Bereich sehen Sie folgendes Untermenü:

Die in diesem Artikel behandelte Zugriffssteuerung von benutzerdefinierten Feldern finden Sie im Punkt Datenstruktur:

SELLSATION bietet die Möglichkeit die Datenstruktur so festzulegen, dass Sie entsprechend Ihres Geschäftsmodells B2B und/oder B2C, also Firmenkunden- und/oder Privatkundendaten abbilden können. 

Je nach Einstellung können Sie nun bei den Standardfeldern entscheiden, welche für die jeweilige Kundenart eingeblendet werden.

Benutzerdefinierte Felder

Für benutzerdefinierte Felder legen Sie entweder für Kunden- oder Projektdaten neue Bereiche (oder Container) an. Dazu scrollen Sie weiter nach unten:

Die linke Spalte betrifft die Datenstruktur der Kundendaten, die rechte jene der Projektdaten. Standardmäßig finden Sie den Container "Zusatz Kundeninformation" und "Projektinformation". 

Erklärung der Symbole

Das Bleistiftsymbol ermöglicht die Einstellungen des Containers zu ändern. Das betrifft die Bezeichnung und die Zugriffssteuerung:

Ändern Sie den Namen nach Belieben in der obersten Eingabebox. Der Name des Containers dient auch als Navigationshilfe beim Erfassen oder Lesen der Daten. Wir empfehlen nicht alle benutzerdefinierten Felder in nur einem Container anzulegen, sondern inhaltlich verwandte Felder in jeweils einen eigenen Container zu erfassen. Der Name des Containers soll so gewählt sein, dass er erahnen läßt, um welche Inhalte es ich dabei handelt. 

Wenn Sie nun sehr viele Felder für eine der Entitäten definiert haben, wird das auf- und abscrollen unvermeidbar sein. Dies wird aber durch die Schnellnavigation am rechten Rand durch Hyperlinkfunktionalität erleichtert. So kann der Benutzer durch Klick auf die Überschriften, die am rechten Rand des Fensters wie ein Inhaltsverzeichnis zu sehen sind direkt zum gewünschten Bereich springen.

Darunter sehen Sie, sofern Sie Kundenkategorien konfiguriert haben, für welche Kundenkategorien die Informationen sichtbar sein sollen. Gleiches gilt im Fall der Projektdatenkonfiguration für Produktkategorien.

Darunter sehen Sie die Einstellung, ob dieser Container für Firmen- und/oder Privatkunden sichtbar sein soll.

Der letzte Block zeigt die Zuordnung von Benutzerrollen. Damit bestimmen Sie welche Benutzer, den Container sehen, bzw. bearbeiten können. 

Durch Klick auf OK legen Sie die Einstellungen fest. 

Das "X" löscht den gesamten Container inklusive der benutzerdefinierten Felder.

Die beiden Pfeile (auf und ab) helfen beim Sortieren der Container, wenn Sie weitere angelegt haben. Sie können den Container auch per Maus Drag & Drop verschieben.

Mit Klick auf den Richtungspfeil öffnen Sie den Container, um benutzerdefinierte Felder zu verwalten:

Im Bild unten sehen Sie den "geöffneten", aber leeren Container "Projektinformationen. Klicken Sie nun auf das "+" Symbol, um ein neues benutzerdefiniertes Feld anzulegen:

Name

Vergeben Sie einen Namen im entsprechenden Feld. Wenn Sie auf das Fähnchen rechts neben dem Namensfeld klicken, können Sie für dieses Feld den übersetzten Namen in den beiden zusätzlich verfügbaren Sprachen englisch und italienisch angeben.

Typ

Hier können Sie für das neue benutzerdefinierte Feld einen Datentyp auswählen. Die verfügbaren Datentypen finden Sie oben in diesem Artikel.

Pflichtfeld

Die Symbole am rechten Rand

Die beiden Pfeile auf / ab helfen beim Sortieren der Felder innerhalb des Containers. Das "X" löscht das Feld.

Anlegen weiterer Container

Sie können in beiden Bereichen (Kunden- bzw. Projektdaten) beliebig viele Container anlegen, um die benutzerdefinierten Felder zu organisieren. 

Die Containernamen dienen dabei als "Inhaltsverzeichnis" innerhalb der Anwendung.

Detailansicht:

Bearbeitungsansicht:

Sie sehen, dass die Titel der Schnellnavigation (Inhaltsverzeichnis) gleich den Namen der Container sind. Durch Anklicken der Titel in der Schnellnavigation gelangt der Benutzer direkt zu dem gewünschten Container. So wird umständliches Scrollen unterbunden.