In diesem Artikel werden die Informationen, die Sie in den Übersichten zu den automatisierten Prozessen sehen können erklärt.

Informationen zu den Aktionstypen finden Sie hier. 

Wie Sie automatisierte Aktionen einrichten können erfahren Sie hier.

Automatisierte Aktionen 

Hier sehen Sie die Darstellung der automatisierten Prozesse, wenn eine der Verkaufsprozess-ansichten gewählt wurde (Drop Down rechts oben).

Sie befinden Sich nun in der Aktionsübersicht. Um in die Übersicht der mehrstufigen automatisierten Aktionen zu wechseln, klicken Sie links im Menübalken auf "Automatisierte Aktionen.

Automatisierte Aktionen können sowohl in Bezug auf Verkaufsprojekte und deren Status innerhalb der Verkaufsprojekte gestartet werden, als auch zu definierten Zeiten, bzw. wiederkehrenden Zeitpunkten.

Sie werden in weiterer Folge sehen wie die Prozesse angelegt werden und welche "Trigger" definiert werden können.

Weitere Elemente in dieser Übersicht nach Phasen sind:

• die Auswahl der dargestellten Verkaufsprozesse oben rechts. Hier können Sie einschränken, welchen Verkaufsprozess Sie betrachten wollen, oder ob Sie eine Liste aller Aktionen sehen wollen, die unabhängig von Verkaufsprozessen eingerichtet wurden.

• Der Ansichtsfilter zum Filtern nach Aktionstyp. Sie können durch Klick auf das jeweilige Symbol den nichtgewünschten Aktionstyp ausblenden. Das erhöht die Übersichtlichkeit, wenn bei intensiver Nutzung dieser Funktion eine Vielzahl unterschiedlicher Aktionen angelegt wurden.
  
  Die Aktionstypen sind:
  • Kampagnen, im wesentlichen werden es E-Mail Kampagnen sein, die hier zu finden sein werden.
  • Aufgaben, die im Zuge eines automatisierten Prozesses automatisch erstellt werden und dem definierten Benutzer zugeteilt werden.
  • Vertriebsprozesse, hier können automatisierte Phasenverschiebungen (inkl. Verschiebung in einen anderen Verkaufsprozess), Beraterwechsel und Neuzuteilung eines Projektes zu einem anderen Kunden eingerichtet werden.
  • Befragungen. Im Zuge einer automatisierten Aktion können Kundenbefragungen durchgeführt werden.

• Startbedingung für die Aktionen. In der Übersicht nach Phasen sehen Sie in welcher Phase die Aktionen gestartet werden sollen. Natürlich können die Zeitpunkte noch feiner eingestellt werden, aber die "Uhr" beginnt immer bei Phaseneintritt zu ticken. Dazu aber später mehr:
  
  

• Anlage einer neuen automatisieren Aktion. Klicken Sie das blaue Plus Symbol rechts neben dem jeweiligen Aktionssymbol, um eine neue automatisiere Aktion zu definieren:

Mehrstufige vs. einstufige Aktionen:

Mehrstufige Aktionen sind solche, innerhalb derer mehrere Teilaktionen nacheinander unter Einhaltung von Bedingungen (z.B.: E-Mail geöffnet, Link in E-Mail geklickt, Aufgabe erledigt, etc.) ausgeführt werden.

Woran erkennen Sie nun, ob sich hinter dem Aktionssymbol eine mehrstufige oder einstufige Aktion verbirgt?

Das Symbol für die mehrstufige Aktion hat eine pfeilartige Kontur, das der einstufigen eine rechteckige:

Mehrstufig: 

Einstufig:

Sie erkennen den Unterschied? 

Das Symbol der Aktionen zeigt darüberhinaus an, ob es sich um eine mehrstufige Aktion ausschliesslich aus Aktionsschritten desselben Typs handelt, oder unterschiedliche Typen kombiniert wurden. In diesem Fall ändert sich das Symbol wie angezeigt:

Erklärungen zu den blauen Schaltflächen innerhalb dieser Aktionssymbole:

 Durch Klick auf das Pluszeichen im oberen rechten Eck fügen Sie einen weiteren Aktionsschritt zur Aktion hinzu.

 Durch Klick auf den Play / Stop Button halten Sie die Aktion an. Dadurch wird statt des Play Symbols ein Quadrat als Stop Symbol geizeigt. Solange das Quadrat (Stop Symbol) zu sehen ist, wird die Aktion nicht ausgeführt oder gestartet. Ideal, wenn Sie die Ausführung einer Kampagne etwa im voraus planen und erst zu einem späteren Zeitpunkt ausführen lassen wollen.

 löscht diese Aktion. 

Durch Klick in die Mitte des Aktionssymbols gelangen Sie in den Aktionseditor, mit dem Sie die Aktion inhaltlich definieren, bzw. überarbeiten können.

Übersicht

Hier sehen Sie die Darstellung der automatisierten Aktionen in der Listenübersicht:

Sie erreichen diese Übersicht durch Klick auf "Automatisierte Aktionen" im linken Navigationsmenü. 

Die dargestellten Symbole haben dieselbe Bedeutung wie oben bereits erklärt. In der Liste dargestellt sehen Sie folgende Spalten:

• das Typsymbol: Auch hier haben mehrstufige Aktionen bestehend aus mehreren Aktionstypen, die nacheinander ausgeführt werden sollen das spezielle bunte Symbol zur Kennzeichnung.
• Der Titel der Aktion.
• Der Verkaufsprozess, wenn wie oben beschrieben die Aktion beim Eintritt in eine bestimmte Phase gestartet werden soll.
• Das Erstellungsdatum.
• Den Namen des Benutzers, der diese Aktion erstellt hat
• Die Steuerelemente "+" für das Hinzufügen eines weiteren Aktionsschrittes, den Play / Stop Button zum Aktivieren bzw. deaktivieren der Aktion, den Bearbeitenstift und das "x" zum Löschen der Aktion.

Detailansicht der mehrstufigen Aktionen

Sobald Sie innerhalb einer Aktion mehrere Schritte festgelegt haben (mehrstufige Aktionen) wird bei Anklicken des Aktionssymbols die Detailansicht der betreffenden Aktion geöffnet:

Wie Sie sehen können Sie mit diesem Werkzeug komplexe Automatisierungen definieren, die nicht nur mehrstufige Kampagnen mit entsprechenden Verzweigungen ermöglichen, sondern auch Automatisierungen des Vertriebsprozesses von der Erfüllung von Bedingungen einrichten. Mehr dazu hier.

Weiterführende Links:

Einmalige Aktionen - die Übersicht

Anlage von automatisierten Aktionen

Aktionstypen

Hinzufügen von Folgeaktionen

Tracking der Aktionen